Odprite brskalnik in zaženite Google Docs – vsakdanje delo z aplikacijo na spletu nas spodbuja k pritiskanju tipk. Tukaj zate povzemamo dejansko koristne bližnjice in resnično uporabne funkcije, s katerimi smo se doslej srečali ... Nasveti in triki iz prakse!
V našem timu so se med uporabo Google Docs nabrala številna izkušenj, ki bi jih z veseljem delili z vami. 11 ali več preizkušenih namigov in trikov iz naše prakse ... Začnimo kar takoj!
- 01 | Enaki slogi v vseh dokumentih
- 02 | Enostavno oblikovanje: avtomatsko kazalo vsebine
- 03 | Neposredno do mesta v besedilu: nastavljanje zaznamkov
- 04 | Klik in že ste tam: povezave do naslovov in zaznamkov
- 05 | Povezovanje med Google Docs in Google Sheets
- 06 | Štetje besed in znakov
- 07 | Deset najboljših bližnjic
- 08 | Oblikovanje tabel in vklop/izklop prelivanja vrstic
- 09 | Rešeno: težava s kontrolnimi seznamom (POSODOBITEV)
- 10 | Hkrati delo na dokumentu
- 11 | Vlečenje slik v polni kakovosti iz dokumenta Google Docs
- 12 | Kratek opis: Dodatni namigi in triki
1 | Struktura za vse dokumente: Nastavite si lastne standardne sloge
Google Docs uporabljamo med drugim, da razvijalcem podrobneje opišemo, katere spremembe so bile izvedene na strani TutKit.com ali katere nove funkcionalnosti bi morale biti razvite za platformo. Hitro se naberejo strani in strani besedil ter številni dokumenti.
Še posebej pri takšnih obsežnejših projektih vam svetujemo: Uporabite standardne sloge v Google Docs ali si nastavite lastne. Trenutno je mogoče uporabiti sloge za običajno besedilo, za naslov dokumenta, za podnaslove in tri ravni naslovov.
Prednost standardnih slogov (kot pri drugih programih za oblikovanje besedil): Omogočajo vam, da v enem samem kliku kasneje ustvarite avtomatsko kazalo vsebine. Poleg tega lahko zlahka nastavite povezave do naslovov vašega besedila.
Uporaba standardnih slogov: Označite območje besedila, na katerega želite uporabiti slog, ali postavite kazalec na mesto v odstavku, ki ga želite oblikovati. Odpri meni za standardne sloge in izberite želeni slog.
Ustvarjanje lastnih standardnih slogov: Oblikujte besedilno mesto v dokumentu tako, kot želite imeti določen slog. Odpri meni za standardne sloge. Pri izbranem slogu izberite funkcijo Posodobi slog v skladu z izbiro.
Ustvarjanje osebnih standardnih slogov za dostop v vseh dokumentih Google Docs: S funkcijo Stil v skladu z izbiro dodelite vsem standardnim slogom želene nastavitve. Odpri meni za standardne sloge in izberi možnost Shrani kot osebne standarde. Od zdaj naprej lahko svoje osebne sloge pokličete v katerem koli dokumentu Google Docs (v meniju stilov se uporabijo moji standardni slogi).
2 | Enostavno oblikovanje: Struktura dokumenta, avtomatsko kazalo vsebine
Če upoštevate 1, bo 2 zelo enostaven. S tem, ko uporabljate standardne sloge za svoje naslove, ve Google Docs, kako je zgrajen vaš dokument. Prek majhne ikone seznama na levi strani lahko vedno dostopate do Strukture dokumenta in skačete od naslova do naslova.
Kar se tiče preskakovanja – najbolje je, da si zapomniš te tri bližnjice:
- Odpri strukturo dokumenta: Ctrl + Alt + A + H oziroma Ctrl + Cmd + A + H
- Skoči na naslednji naslov: Ctrl + Alt + N + H oziroma Ctrl + Cmd + N + H
- Skoči na prejšnji naslov: Ctrl + Alt + P + H oziroma Ctrl + Cmd + P + H
Zavihek Vstavi ti omogoča, da si z enim samim klikom avtomatsko ustvariš Kazalo vsebine za svoj dokument. Ko je enkrat notri, ga lahko kadarkoli posodobiš prek ikone puščice v zgornjem levem kotu kazala ter s klikom na vnos v kazalu neposredno skočiš na ustrezno mesto v dokumentu.
3 | Vedno hitro na pravo mesto: Postavite zaznamek
"Dragi Stefan, ali lahko hitro preletiš to?" … Pogosto kolegi v ekipi ni treba prebrati celotnega 100-stranskega gradiva. Namesto tega jih želimo redno usmeriti na določen odsek. Za to je odlična Funkcija zaznamka: Enostavno kliknite Vstavi in izberite Zaznamka, nato kopirajte povezavo in jo pošljite.
Verjetno eden od naših najljubših funkcij v programu Google Docs, saj jo dejansko uporabljamo v zelo veliko primerih: pri notranjih povezavah v dokumentih (glej točko 4), za povezave v sistemih naših programerjev in tudi za povezave v tabeli načrta uredništva družbenih medijev.
4 | Klik in si tam: Vstavljanje povezav do naslovov in zaznamkov
Pišeš in pišeš, nato pa si želiš hitro skočiti na drugo mesto v dokumentu? V programu Google Docs enostavno in uporabniku prijazno deluje prek Okno povezovanje. Odpreš ga tako:
- Klikni ikono verige v vrstici menijev.
- Ali klikni desni gumb miške in v kontekstnem meniju izberi Povezovanje.
- Še bolje: Na tipkovnici pritisni Ctrl + K oziroma Ctrl + K.
Na dnu Okna povezovanje najdeš pravi čar te funkcije: Naslovi in zaznamki. Tam so vsi tvoji naslovi in zaznamki na voljo v lepem seznamu za neposredno povezovanje. Izjemno praktično!
5 | Odlično povezani: Povezave do določenih celic v Google Sheets
Z zgoraj opisanimi zaznamki lahko zelo enostavno ustvarite povezave do določenega odseka v dokumentu programa Google Docs in jih na primer vstavite tudi v tabelo programa Google Sheets.
Ali pa deluje obratno? Ali je mogoče pridobiti povezave do določene celice v tabeli programa Google? Zato nujno potrebujemo rešitev in glej, obstaja – vendar drugačna:
Z desnim klikom na ustrezno celico v kontekstnem meniju poiščete možnost Drugi ukrepi za celice. Prav tam se skriva, kar potrebujemo: možnost pridobitve povezave do te celice. Ko enkrat kliknete nanjo, se shrani v odložišče …
... in jo lahko nato nadalje uporabite ter jo na primer vstavite v dokument programa Google Docs ... Zaznamke v programu Google Docs in povezave do določenih celic v programu Google Sheets – obe funkciji redno uporabljamo, da lahko skačemo med tabelami in dokumenti.
6 | Ostanite na tekočem: Prikaz števila besed
Pogosto – res zelo pogosto pri pisanju besedil gre za število besed oz. znakov. Kako dolg je torej dokument, ki ga ravno urejate? To lahko preverite v programu Google Docs pod Orodja in Štetje besed oziroma preko bližnjice Ctrl + Shift + C.
V oknu lahko tudi omogočite prikaz številke besed med tipkanjem. Tako na dnu dokumenta imate meni, preko katerega si lahko kadarkoli ogledate število strani, besed in znakov s presledki ter brez njih. In funkcija štetja deluje tudi, če označite posamezne odseke besedila.
7 | Ostanite na tipkovnici: Uporabite bližnjice
Ctrl + C za Kopiraj, Ctrl + V za Prilepi, Ctrl + Z, za razveljavitev zadnjega dejanja, kot tudi Ctrl + A, za izbiro celotnega besedila … Te in številne druge kombinacije tipk ne skrajšajo le pot do želenega rezultata v programu Google Docs, temveč te bližnjice seveda prav tako redno uporabljamo – poleg teh, naših osebnih najboljših 10 bližnjic za program Google Docs:
| Mesto | Opis | Bližnjica |
| 1 | Prilepi besedilo brez oblikovanja | Ctrl + Alt + V |
| 2 | Vstavi prelom strani | Ctrl + Enter |
| 3 | Označi besedilo odebeljeno | Ctrl + B |
| 4 | Označi besedilo ležeče | Ctrl + I |
| 5 | Odpri okno za povezovanje | Ctrl + K |
| 6 | Iskanje in zamenjava | Ctrl + F |
| 7 | Pojdi na naslednje/prejšnje zaznamek | Ctrl + Alt + N/P + B |
| 8 | Označi besedilo podčrtano | Ctrl + U |
| 9 | Uporabi privzete sloge (Osnovno besedilo in naslovi 1 do 6) | Ctrl + Alt + [0–6] |
| 10 | Štetje besed | Ctrl + Shift + C |
Medtem ko smo pri tem: Kombinacija Ctrl + Alt + N verjetno pomeni "naslednje", torej klicanje naslednjega elementa, kombinacija Ctrl + Alt + P verjetno pomeni "prejšnje", torej klicanje prejšnjega elementa. Ko si to enkrat zapomnite in dodate še eno od naslednjih črk, boste enostavno skočili skozi dokument - nekaj majhnih didaktičnih pomnilnikov:
| Opis | Tipkovni bližnjice |
| Na naslednji/prejšnji naslov (H za "naslov") | Ctrl + Alt + N/P + H |
| Na naslednji/prejšnji zaznamek (B za "zaznamek") | Ctrl + Alt + N/P + B |
| Na naslednji/prejšnji komentar (C za "komentar") | Ctrl + Alt + N/P + C |
| Na naslednji/prejšnji povezavo (L za "povezava") | Ctrl + Alt + N/P + L |
| Na naslednji/prejšnji grafični element (G za "grafika"?!) | Ctrl + Alt + N/P + G |
| Na naslednji/prejšnji seznam (O morda za "urejen seznam"?!) | Ctrl + Alt + N/P + O |
8 | Celice, vrstice, stolpci in preliv vrstic: Oblikovanje tabel
Ali to poznate? Tabela se začne na enem koncu, potegne se na naslednjega - in ena vrstica se v bistvu nekako zatakne med stranmi. Morda je to v redu. Ampak morda vam ni všeč.
Če želite, da se ta vrstica, ki se razteza prek strani, lepo začne na vrhu naslednje strani, naredite naslednje: Z desnim klikom na tabelo odprite kontekstni meni in izberite Lastnosti tabele. Razširite meni s povezanimi nastavitvami in tam onemogočite potrditveno polje Dovoli prelitje vrstice na naslednji strani. Takoj - vrstica se preseli na naslednjo stran.
Poleg tega najdete v Lastnosti tabele dodatne možnosti nastavitve in oblikovanja. Najpomembnejše najdete pod Poravnava, kjer lahko med drugim določite vertikalno poravnavo celic, in pod Barva, kjer lahko prilagodite obrobo tabele. Če želite to izklopiti, izberite debelino črte 0 pt.
9 | Lahko označite: težava s kontrolnim seznamom (POSODOBITEV)
Wow. Google Docs je zdaj opazil in rešil težavo s kontrolnim seznamom. Prej je bilo tako, da ste lahko dokumentu enostavno dodajali kontrolne sezname z enim samim klikom, vendar: Ko ste označili potrditveno polje, je besedilo za njim postalo zasenčeno in prečrtano. Da bi se temu izognili, ste morali do zdaj ustvariti tabelo, v kateri so bili potrditveni okvirji in besedila postavljeni v dve ločeni stolpci.
Kot sem rekel - problem s kontrolnim seznamom zdaj ni več: Pod simbolom za kontrolne sezname zdaj lahko izberete, katero vrsto kontrolnega seznama želite uporabiti: Pri eni vrsti ostane vse enako (besedilo postane zasenčeno in prečrtano ob označitvi potrditvenega polja). Pri drugi vrsti pa se preprosto doda kljukica v polje. Majhno, preprosto, a zelo praktično dopolnilo.
10 | Hkrati delo na dokumentu: Kako dobro gre?
Kot že omenjeno, uporabljamo Google Docs predvsem takrat, ko želimo urejati dokumente skupaj z drugimi osebami ali jih pregledati. S tem se že odgovori na vprašanje na začetku tega odstavka: Google Docs se zdi resnično primerno za skupno delo na dokumentu.
Enostavno povabite drugega urednika (prek možnosti Datoteka > Dovoli dostop ali debelega modrega gumba zgoraj desno) in jim dodelite želene pravice. Ogledovalci lahko preberejo samo dokument. Komentatorji lahko dodajajo komentarje. In Sodelavci dobijo polne pravice branja in pisanja.
Za komentiranje označite ustrezno območje in dodajte komentar prek možnosti Vstavi > Komentiraj. Če ob tem uporabite znak @, lahko neposredno nagovorite posamezne osebe. To pa deluje tudi v samem dokumentu.
Sodelavci lahko seveda prosto urejajo dokument po svojem okusu. Težava pri tem: Kdo je kaj spremenil, je še vedno mogoče spremljati prek Zgodovine različic (dostopno prek možnosti Datoteka ali prek bližnjice Ctrl + Alt + Shift + H). Bolj učinkovito je sodelovanje pogosto z uporabo Načina predlogov.
Vsi sodelujoči lahko ta način omogočijo prek ikone Uredi. Če zdaj naredijo spremembe na dokumentu, bodo te sprva predlagane. Novi odstavki bodo videti barvno označeni, odstranjeni deli bodo prečrtani.
Ko so predlogi sodelavcev vključeni v dokument, jih je mogoče sprejeti, zavrniti ali komentirati prek samodejno dodanih polj za komentarje. Kot rečeno: Način predlogov lahko biti izjemno koristen pri sodelovanju pri dokumentu!
11 | Vdelane slike prenesti v najboljši kakovosti
Pred vami je Google Docs dokument druge osebe, skupaj z veliko slikami? In ravno te želite zdaj kopirati v kakovosti, v kateri so bile vstavljene v dokument? S standardnim kopiranjem in lepljenjem ne boste prišli daleč, saj boste dobili samo kakovost, v kateri so vam prikazane v Google Docs.
Tako gre: Kliknite na Datoteka in Prenesi, nato pa na Spletno mesto (.html, .zip). Aplikacija bo za vas zapakirala celoten dokument. V ZIP datoteki, ki jo prenesete, boste imeli na voljo tudi vse slike v najboljši možni kakovosti.
12 | Kratki nasveti: Dodatni triki za Google Docs
Ali je to vse? Ne! Tu so še drugi majhni nasveti in triki za Google Docs, ki smo jih do zdaj morda le hitro preizkusili:
Spremeni barvo ozadja in nastavi stran v ležeči format
Niste navdušeni nad črno na belo? Ali potrebujete ležeči format? Barvo ozadja dokumenta ter format papirja in orientacijo strani lahko določite pod Datoteka v Nastavitvah strani.
Vstavi sprotne opombe
Velikost glave in noge določite pod ustrezno možnostjo v Oblika. Tam lahko nastavite tudi, da se prva stran razlikuje od preostanka dokumenta in da so glave in noge prikazane na lihih in sodih straneh drugače. Sprotne opombe lahko enostavno vstavite prek bližnjice na tipkovnici Ctrl + Alt + F.
Funkcija Raziskovanje za hitro iskanje
Pri Raziskovanje gre v osnovi za iskanje znotraj Google Docs. Funkcijo najdete med Orodja. Drugače pa jo lahko odprete z desno spodaj s simbolom govorne mehurčke in zvezdico ali s bližnjico Ctrl + Alt + Shift + I. Vnesite iskalni pojem v polje Raziskovanje - že vam bodo prikazani ustrezni rezultati v kategorijah Splet, Slike in Disk.
Pravopis in slovnica
Če želite uporabiti notranjo funkcijo Google Docs za preverjanje pravopisa in slovnice, to najdete med Orodja. Ko je aktivirana, lahko s preskakovanjem od ene (domnevne) napake do druge sprejmete ali zavrnete predlog spremembe.
Prevajanje dokumentov iz Google Docs
Tudi prevajanje je orodje Google Docs. Ko ga uporabite, morate v ustrezno okno vnesti ciljni jezik in ime za nov dokument. Aplikacija nato avtomatsko prevede celoten besedilo. Rezultati se zdijo sprejemljivi, vendar jih je priporočljivo kasneje še ročno pregledati.
Vstavljanje vodnih žigov
Relativno nova je funkcija za vodne žige, ki se nahaja v zavihku Vstavi. Tu lahko izberete, ali želite ustvariti vodni žig na podlagi besedila ali slike. Pri besedilu lahko določite vsebino besedila, pisavo, oblikovanje, prosojnost in poravnavo. Končni rezultat izgleda takole:
Shrani kot DOCX za Word
Če želite delati na dokumentu v programu Word ali ga lokalno shraniti na računalniku, ga lahko shranite kot DOCX v meniju Datei in Herunterladen. Standardni stili, kot je oblikovanje naslovov, bodo ohranjeni.
Sploh je vredno pogledati v območje Herunterladen. Trenutno lahko dokumente tam prevlečeš v oblikah DOCX, ODT, RTF, PDF, TEKST, HTML in EPUB.
Oglej si naš video trening o Google Docs
Bi želeli izvedeti še več o Google Docs? Oglejte si naš video trening o aplikaciji. Tobias Becker vam bo predstavil, kako oblikujete svoje oblikovanje, delate s tabelami, slikami in grafikoni ter vstavljate risbe ter uporabljate besedilna polja.
Upamo, da ste našli kakšen koristen namig in vam želimo veliko zabave in veselja pri delu z Google Docs ali morda celo prvo izkušnjo s tem.