Navodila in primer urejanja predloge računa

Tukaj izveš, kako lahko urejaš polja v Wordu in v Word dokumentu posodobiš vse . Na kratko in podrobneje razloženo na primeru naših predlog za Word račune.

Hitra navigacija

• Navodila na kratko: urejanje polj v Wordu in posodobitev vsega
• Posodabljanje polj v Wordu - splošno delovanje naših računskih predlog
• Dodajanje in urejanje novih polj - prilagajanje predlog računa
• Urejanje vseh polj in posodobitev vsega - Nasveti za hitrejše delo

Navodilo na kratko: urejanje polj v Wordu in posodobitev vsega

Tako prikažeš vse poljske funkcije za urejanje polj v Wordu:

• Označi celotni dokument z bližnjico Ctrl + A.
• Odpre se prek desnim klikom kontekstnega menija.
• Klikni na Feldfunktionen ein/aus.

Tako lahko v Word dokumentu posodobiš vse, kot so npr. polja ali kazalo vsebine:

• Označi celotni dokument z bližnjico Ctrl + A.
• Nato pritisni tipko F9.

Posodabljanje polj v Wordu - splošno delovanje računskih predlog

Naše predloge za Word račune vsebujejo polja za avtomatski izračun vrednosti. Na tem primeru razložimo, kako lahko urediš posamezna in vsa polja v Word dokumentu:

Po prenosu odpreš različico Word predloge računa, ki vsebuje funkcijo izračuna. Če klikneš na številko v zadnjem stolpcu, kjer so navedene skupne cene, se ta prikaže sive barve. Razlog je, da gre za polja s formulami. V prikazanem primeru polje v stolpcu Skupaj pomnoži navedeno količino v vrstici z ustreznim cenom za kos.

Če spremeniš vrednosti, na katere se sklicuje polje za izračun, ostane rezultat v polju sprva nespremenjen.

Da polje opravi nov izračun, ga moraš posodobiti. Za to obstajajo trije načini:

• Posamezno polje posodobiš prek kontekstnega menija: Na polje desno klikni z miško in izberi možnost Posodobi polja.
• Posamezno polje posodobiš s bližnjico: Polje izbereš s klikom leve miškine tipke in nato pritisneš na tipkovnici F9.
• Vse polje v dokumentu Word posodobiš: Izberi vsebino svojega celotnega dokumenta z Ctrl + A. Nato pritisni F9.

Dodajanje novih polj in urejanje - prilagajanje predlog računa

Seveda tvojih računov redko ima enako število postavk. Če želiš dodati dodatne postavke, to storite tako:

Z desno miškino tipko kliknite v vrstico trenutno zadnje postavke. V kontekstnem meniju izberete pod Vstavi možnost Vstavi vrstico spodaj.

Napolnite novo vrstico z želenimi vrednostmi. Za zadnji stolpec za samodejno izračunavanje skupnih cen vzemite že obstoječe polje: označite polje v eni od zgornjih vrstic, ga kopirajte in prilepite v novo vrstico.

Ko sedaj izvedete posodobitev polja, boste ugotovili, da vrednosti niso pravilne. Razlog za to je, da se formula nanaša na celice, ki so bile navedene v polju, ki ste ga kopirali. Zdaj morate prilagoditi sklice v formuli.

Formula polja se prikaže tako, da z desno miškino tipko kliknete na polje in izberete Vklopi/izklopi polja.

Zdaj lahko prilagodite sklice. Številčenje celic deluje enako kot v Excelu: Štetje se začne zgoraj levo v tabeli z izbiro celice A1.

V prikazanem primeru: V stolpcu Skupaj je bilo polje za novo postavko prej kopirano iz vrstice 5 v tabeli. Vendar da se pravilna vrednost izračuna za vrstico 6, smo sklice postavili na D6 in E6.

Pomembno: Tudi neto cena, znesek DDV in celoten znesek računa se samodejno izračunajo. Ko dodate nove vrstice v tabelo, morate prilagoditi tudi sklice, ki so tam shranjeni. Enako velja, če odstranite obstoječe vrstice.

V prikazanem primeru: Da se vključijo tudi nova vrstica 6 v spodnjih vsotah, morajo biti tamkajšnji sklici prilagojeni iz F5 v F6.

Ko pravilno prilagodite vse formule, ponovno izklopite polja (Desni klik > Vklopi/izklopi polja) in osvežite polja.

Urejanje vseh polj in vse osvežite - Nasveti za hitrejši delovni tok

Da bi hitro prilagodili predloge računov glede na vaše računske postavke, se priporoča naslednji postopek:

Odpri predlogo v Wordu in dodaj vrstice za vse nove postavke na vašem računu ter ustrezne podatke o vseh postavkah. Ali odstranite preveč obstoječih vrstic.

Zdaj kopiraj eno od polj iz stolpca z skupnimi cenami in jih vstavi v vse nove vrstice.

Označite prek prekinitvene tipke Strg + A celotni dokument. Z desno tipko miške kliknite in uporabite kontekstni meni, da prikažete vsa poljna opravila.

Zdaj prilagodite sklice za vsa nova dodatna polja in za neto, DDV in skupno vrednost.

Znova označite celoten dokument, iz kontekstnega menija znova skrijte poljne funkcije in pritisnite F9, za osvežitev vseh polj v vašem dokumentu.