V našem članku vam predstavljamo pomemben del profesionalne dokumentacije: kazalo vsebine. Dobro strukturirano kazalo vsebine v Wordu ni le vizitka vsega dokumenta, ampak tudi olajša navigacijo in bistveno izboljša berljivost. Ne glede na to, ali gre za znanstvena dela, poslovna poročila ali osebne projekte, sposobnost učinkovitega ustvarjanja kazala vsebine je nepogrešljiva veščina.

V tem članku predstavljamo dve glavni metodi ustvarjanja kazal vsebine v programu Microsoft Word: ročno in avtomatsko. Vsaka metoda ima svoje prednosti in uporabne scenarije, odvisno od specifičnih zahtev vašega dokumenta in osebnih preferenc.

Ročna kazala vsebine vam omogočajo popoln nadzor nad oblikovanjem in vsebino vašega kazala. Ta pristop je idealen, če ima vaš dokument edinstveno strukturo ali če potrebujete posebne oblikovanja, ki presegajo standardne možnosti Worda.

Avtomatska kazala vsebine pa uporabljajo vgrajene funkcije v Wordu za prepoznavanje naslovov in podnaslovov ter na podlagi tega ustvarijo kazalo vsebine. Ta metoda prihrani čas in je še posebej uporabna pri delu na obsežnih dokumentih, saj se spremembe v strukturi dokumenta samodejno posodobijo v kazalu vsebine.

Da bi izčrpno predstavili obe metodi, ne ponujamo samo pisnega vodnika, ampak tudi poučno video vadnico. Naš cilj je zagotoviti potrebna orodja, da boste ne glede na vaše predznanje lahko samostojno ustvarili kazalo vsebine po svojih željah. Ne glede na to, ali ste začetnik ali izkušen uporabnik Worda, vam bo naš članek v pomoč pri dvigu vaših dokumentov na naslednjo raven.

Ustvarjanje ročnega kazala vsebine v Wordu

Ročno kazalo vsebine v dokumentu je ročno ustvarjen pregled strukture in vsebine dokumenta. Za razliko od avtomatskega kazala vsebine, ki ga Word generira z prepoznavanjem in povzemanjem naslovov in podnaslovov, je ročno kazalo vsebine v celoti ustvaril uporabnik. To pomeni, da uporabnik ročno vnaša naslove poglavij ali odsekov ter ustrezne strani in oblikovanje. To omogoča popolno prilagoditev glede oblikovanja in vsebine, vendar zahteva več truda, saj se spremembe v dokumentu ne posodabljajo samodejno v kazalu vsebine. Ročno kazalo vsebine je še posebej uporabno pri dokumentih, ki zahtevajo specifično ali nekonvencionalno strukturiranje, ki jih avtomatska kazala vsebine ne morejo pravilno zajeti. V večini primerov se uporabljajo avtomatska kazala vsebine zaradi preprostosti.

Video za ustvarjanje ročnega kazala vsebine je na voljo tukaj (je del usposabljanja Word tečaj za začetnike: učenje osnov od A do Ž):

Navodilo za besedilo ročnega kazala vsebine

Korak 1: Priprava dokumenta

• Strukturiranje besedila: Preden začnete z ustvarjanjem kazala vsebine, je priporočljivo strukturirati besedilo. Uporabite naslove in podnaslove, da določite strukturo vašega dokumenta.
• Oblikovanje naslovov: Obeležite naslove in uporabite slogovne predloge kot "Naslov 1", "Naslov 2" itd. To pomaga Wordu pri prepoznavanju strukture vašega dokumenta.

Korak 2: Izbor pozicije kazala vsebine

• Začetna stran: Odločite, kje naj se pojavi vaše kazalo vsebine. Običajno je na začetku dokumenta.
• Nova stran: Če želite, vstavite novo stran tako, da na želenem mestu pritisnete Ctrl + Enter.

Korak 3: Vstavljanje ročnega kazala vsebine

• Pojdite na zavihek Sklici.
• Kliknite na možnost Kazalo vsebine v razdelku in izberite Ročno kazalo vsebine.

Korak 4: Ročno dodajanje vnosov

• Ko vstavite ročno kazalo vsebine, je čas, da dodate vnose ročno.
• Vnos besedila: Napišite naslove svojih poglavij ali odsekov, kot se pojavljajo v dokumentu.
• Dodelitev strani: Poleg vsakega naslova vnesite ustrezno stran.
• Oblikovanje: Uporabite tabulatorje ali tipko za zamik, da poravnate strani desno, in dodajte vodilno črto po želji.

Korak 5: Posodabljanje in preverjanje

• Čeprav je vaše kazalo vsebine ročno, ga redno preverjajte in posodabljajte, zlasti ko spreminjate dokumente, ki bi lahko vplivale na številke strani.
• Za posodobitev kazala vsebine morate vnose in strani posodabljati ročno, saj se ne posodabljajo samodejno.

Nasveti za kazalo vsebine priročnika:

• Ohrani doslednost: Poskrbi, da je oblikovanje tvojega kazala dosledno, da ohraniš strokovnost.
• Uporaba hiperpovezav: Za digitalne dokumente lahko dodajaš hiperpovezave do naslovov v besedilu, da olajšaš navigacijo. To je potrebno vendar za vsak vnos narediti ročno.

Z upoštevanjem teh korakov lahko ročno ustvariš kazalo v Wordu, ki je popolnoma prilagojeno tvojemu dokumentu. Ta proces ti omogoča popoln nadzor nad izgledom in strukturo tvojega kazala. Pametno je, da si shraniš kazalo, da ga imaš vedno pri roki z dodatnimi profesionalnim Word predlogami.

Ustvarjanje avtomatskega kazala v Wordu

Avtomatsko kazalo v programu Microsoft Word je funkcija, ki omogoča samodejno ustvarjanje in posodabljanje kazala na podlagi uporabljenih oblik naslovov v dokumentu. Word prepozna nivoje naslovov, ki jih določi uporabnik (kot so Naslov 1, Naslov 2 itd.) in iz njih ustvari strukturirano kazalo, ki vključuje naslove in številke strani odsekov. To kazalo je kadarkoli mogoče posodobiti, da odraža spremembe v dokumentu, kot so dodajanje ali brisanje besedila, premikanje odsekov ali spreminjanje strani. Avtomatsko kazalo znatno olajša ustvarjanje dokumentov, izboljša navigacijo znotraj dokumenta in mu da strokoven videz.

Tukaj imaš video, ki prikazuje ustvarjanje avtomatskega kazala (to je del Tečajea začetnikov Word: Osnove od A do Ž):

Navodila v besedilu za avtomatsko kazalo

Korak 1: Oblikovanje naslovov

Preden ustvariš avtomatsko kazalo, moraš poskrbeti, da so vsi naslovi v tvojem dokumentu pravilno oblikovani z vgrajenimi predlogami oblikovanja v Wordu. Word uporablja ta oblikovanja, da prepozna, katere dele besedila naj prikaže v kazalu vsebine.

• Označi naslove svojih poglavij in uporabi predlogo oblikovanja "Naslov 1".
• Za podpoglavja uporabi "Naslov 2", "Naslov 3" itd.
• Te predloge oblikovanja najdeš na zavihku »Začetek« pod »Predloge oblikovanja«.

Korak 2: Vstavljanje kazala vsebine

Ko so tvoji naslovi oblikovani, lahko vstaviš kazalo vsebine:

• Pozicioniraj kazalko na mesto, kjer naj se pojavi kazalo vsebine, idealno na začetku svojega dokumenta.
• Pojdi na zavihek »Sklici«.
• Klikni na »Kazalo vsebine« in izberi format iz ponujenih modelov ali klikni na »Prilagojeno kazalo vsebine«, da prilagodiš dodatne možnosti.

Korak 3: Prilagajanje kazala vsebine

Če izbereš "Prilagojeno kazalo vsebine", lahko prilagodiš različne nastavitve:

• Odloči se, ali naj se prikažejo številke strani in ali naj bodo poravnane na desni s vodili.
• Izberi, koliko nivojev naslovov naj bo vključenih v kazalu vsebine.

Po izbiri klikni na »V redu« in Word bo vstavil kazalo vsebine na podlagi tvojih naslovov.

Korak 4: Posodabljanje kazala vsebine

Ko narediš spremembe v dokumentu po vstavitvi kazala vsebine, kot so dodajanje ali brisanje naslovov ali spreminjanje besedila, moraš posodobiti kazalo vsebine:

• Preprosto klikni na kazalo vsebine.
• Pojavi se gumb »Posodobi kazalo vsebine«. Klikni nanj.
• Izberi, ali želiš posodobiti samo številke strani ali celotno kazalo.

Nasveti:

• Preveri svoje predloge oblikovanja: Preveri, ali so vsi naslovi dosledno oblikovani z Wordovimi predlogami oblikovanja, da se izognete napakam v kazalu vsebine.
• Izkoristi predogled: Pred vstavitvijo kazala vsebine lahko v možnostih vidiš predogled svojega kazala vsebine. To ti bo pomagalo dobiti predstavo, kako bo kazalo izgledalo.

Z upoštevanjem teh korakov lahko ustvariš profesionalno izgledu avtomatsko kazalo v tvojem Word dokumentu, ki olajša navigacijo in daje strukturiran pregled tvojemu dokumentu.