Modni trendi in tehnološki razvoj vedno bolj spreminjajo marsikaj, kar smo navajeni. Eden od teh sprememb je pošiljanje vloge po elektronski pošti, ki je postalo pomemben korak v procesu iskanja zaposlitve. Podjetja celo raje vlogo prejmejo po elektronski pošti, saj tako odpade korak vračanja vložka po pošti v primeru zavrnitve.

Pri pošiljanju vloge kot elektronske pošte je treba upoštevati nekaj stvari. Pravilno oblikovanje in pošiljanje vloge lahko močno vpliva na prvi vtis, ki ga delodajalec dobi o vas. V e-pošti s svojimi vložki šteje vsaka podrobnost, od zadeve do pravilnih prilog.

Zakaj je pomembno, da vlogo pošljemo po elektronski pošti čim bolj pravilno?

Pravilno pošiljanje vloge po elektronski pošti je uvod v uspešno iskanje zaposlitve. Prvič s tem dokazujete, da pazite na podrobnosti in ste sposobni slediti navodilom od samega začetka. Delodajalci cenijo kandidate, ki naloge opravljajo skrbno in natančno ter se lahko odzovejo na zahteve. Drugič, dobro napisano spremno pismo kaže, da iskanje zaposlitve jemljete resno in profesionalno. Delodajalcu sporočate, da vas delovno mesto res zanima in ste pripravljeni vložiti čas in trud v pripravo vaše vloge.

Prvi vtis delodajalca nastane takoj, ko odpre vaš e-poštni naslov. Zadeva, pozdrav, vsebina in podpis posredujejo sliko o vas še preden delodajalec prebere vaš življenjepis in spremno pismo. Neustrezno oblikovano ali malomarno napisano e-pošto lahko privede do negativnega vtisa, tudi če vaše kvalifikacije in izkušnje ustrezajo zahtevam delovnega mesta. Zaradi tega je pravilno pošiljanje vloge po elektronski pošti ključnega pomena za uspešen začetek interakcije s potencialnim delodajalcem. Kako to narediti pravilno, vam zaupam v nadaljevanju.

Sestava vloge po elektronski pošti

1. Prejemnik e-pošte
2. Skrita kopija
3. Zadeva e-pošte
4. Spremno pismo
5. Priložene datoteke

Pomembno!

• PDF: Prednostna oblika dokumentov. PDF-ji ohranijo svoje oblikovanje in jih je mogoče odpreti na vseh napravah.
• DOC/DOCX: Sprejemljiv format, vendar je PDF zaželen, da se izognemo težavam z oblikovanjem.
• Omejitve velikosti: Skupna velikost vseh prilog ne sme presegati 5-10 MB. Nekatera podjetja postavijo svoje meje, ki so lahko navedene v oglasu za delovno mesto. Preprosto imejte v mislih, da mnoge poštne škatle ne sprejemajo e-pošte z več kot 10 MB prilogami.

Naša jasna priporočila so v korist PDF-oblike, saj jo ne uporablja vsi Microsoft Word in so možne težave s slogom. Na primer, če v svojem Word-dokumentu uporabljate pisave, ki jih vaš prejemnik ni namestil, bodo v dokumentu zamenjane. To lahko poruši postavitev. V PDF-datoteki se to ne bo zgodilo. Na vseh napravah in sistemih je zagotovljena enako postavitev.

Priprava vloge po elektronski pošti

Priprava vloge po elektronski pošti zahteva skrbnost in temeljit pristop k postopku. Preden pošljete dokumente, se prepričajte, da poznate vsa delodajalčeva pričakovanja. To vključuje oblike datotek, imena datotek in vsebine. Pomembno je, da upoštevate vsa posebna navodila, ki so navedena v oglasu za delovno mesto. Če teh zahtevizpolnjujete, kažete, da ste odgovorni in zmorete slediti navodilom. Poleg tega pravilna priprava dokumentov poveča vaše možnosti za uspeh, saj delodajalec ocenjuje ne le vsebino, temveč tudi obliko prijave.

Preverjanje zahtev delodajalca

Ta korak je izjemno pomemben, saj pravilno izpolnjevanje vseh zahtev kaže, da ste odgovorni in pozorni. To preverjanje vključuje naslednje korake:

Besedila e-pošte za vašo prijavo - štiri vzorce zate

Predlog 1 - profesionalno in naravno:

Zadeva: Vloga za [naziv delovnega mesta] - [Vaše ime]

Spoštovana gospa/gospod [ime],

V priponki vam pošiljam svoje prijavne dokumente za delovno mesto [naziv delovnega mesta] v vašem podjetju. Z velikim zanimanjem sem prebrala vaš oglas za delovno mesto in sem prepričana, da se moje kvalifikacije in izkušnje odlično ujemajo z zahtevami tega dela.

V priloženih dokumentih boste našli moje spremno pismo, življenjepis in potrdila. Veselim se priložnosti, da se vam predstavim osebno in ostanem

z lepimi pozdravi

[Vaše ime]

Predlog 2 - profesionalno in klasično:

Zadeva: Vloga za delovno mesto [naziv delovnega mesta] - [Vaše ime]

Spoštovana gospa/gospod [ime],

S tem e-poštnim sporočilom se prijavljam na razpisano delovno mesto [naziv delovnega mesta]. V prilogi najdete moje celovite prijavne dokumente, ki vključujejo spremno pismo, življenjepis in relevantne potrdila.

Zelo sem zainteresiran za delo v vašem podjetju in se veselim priložnosti, da se vam predstavim osebno. Za morebitna vprašanja sem vam seveda na voljo kadarkoli.

Z lepimi pozdravi

[Vaše ime]

Predlog 3 - kreativno in pametno

Zadeva: Vaše novo [naziv delovnega mesta] vas čaka!

Pozdravljeni gospa/gospod [ime],

Ime mi je [Vaše ime] in vaš oglas za delovno mesto me je takoj navdušil! Kot strasten [naziv delovnega mesta] prinašam vse, kar iščete. V priponki najdete moje prijavne dokumente, ki vas bodo verjetno prepričali tako kot me je vaš oglas.

Veselim se, da vam osebno pokažem, zakaj sem idealen kandidat za to delovno mesto.

Lep pozdrav

[Vaše ime]

Predlog 4 - kreativno in pogumno

Zadeva: Vloga za [naziv delovnega mesta] - Popoln kandidat je pripravljen!

Spoštovana gospa/gospod [ime],

Kaj se zgodi, ko se strast sreča s kompetenco? Moja prijava za vaše podjetje! Prilagam vam svoje dokumente za odprto delovno mesto [naziv delovnega mesta], ki sem ga s strastjo odkril na vaši karierni strani.

Radoveden sem, da svoje sposobnosti in ideje prinesem v vaše ekipo ter upam, da se bomo kmalu osebno spoznali.

Najlepši pozdravi

[Tvoje ime]

Pazite, da prilagodite besedilo glede na svojo osebnost in podjetniško kulturo.

Naslov elektronske pošte, na katerega naj se pošlje prijava

Ime elektronske pošte, ki ga uporabljate za pošiljanje prijave, je zelo pomembno in lahko vpliva na prvi vtis delodajalca. Naj bo strokoven, preprost in v skladu z splošno priznanimi standardi poslovne komunikacije. Pri tem upoštevajte:

Strokovnost

Najbolje je, če uporabite ime in priimek. Na primer: „alex.schmitt@example.com“ ali „anna.komarrmann@example.com“. Ta naslov izgleda strokoven in omogoča delodajalcu, da vas lahko enostavno prepozna.

Izogibajte se uporabi neformalnih ali preveč ustvarjalnih elementov v naslovu svoje elektronske pošte. Na primer naslovi kot "cooldude@example.com" ali "princess_123@example.com" delujejo neprofesionalno in lahko pustijo negativen vtis.

Enostavnost in berljivost

Vaše ime elektronske pošte naj bo čim bolj preprosto in lahko zapomnljivo.

Uporabite polno ime ali edinstveno kratico.

Na primer: „a.schmitt@example.com“ ali „a.komarrmann@example.com“.

Uporabite ločila, kot so pike in vezaji, da bo naslov lažje berljiv.

Na primer: „alex.schmitt@example.com“ izgleda bolje kot „alexschmitt@example.com“.

Brez nepotrebnih znakov

Izogibajte se uporabi številk ali posebnih znakov, kadar je to mogoče. Lahko povzročijo težave pri branju in zapomnitvi naslova ali omogočajo napačne interpretacije.

Na primer „anna.komarrmann1991@example.com“ izgleda slabše kot „anna.komarrmann@example.com“.

V Nemčiji bi lahko bilo „anna.komarrmann88@example.com“ zaradi številke 88 problematično. Lahko bi nakazovala datum rojstva, vendar bi jo lahko tudi napačno razumeli kot okrajšavo za desničarsko ozadje (H = 8... osmi črka abecede. 88 je v Nemčiji pogosta okrajšava v nacističnih krogih za "H... L H... r").

Uporaba strokovnih domen

Uporabljajte znane in strokovne domene, kot so „gmail.com“, „outlook.com“ ali „yahoo.com“. To daje dodatno verodostojnost vašemu elektronskemu naslovu. Na primer: „a.schmitt@gmail.com“.

Izogibajte se uporabi domen, ki bi lahko delovale sumničavo ali neprofesionalno. Na primer „anna.komarrmann@coolmail.com“ lahko deluje manj resno.

Pomnite, da je izbira pravega imena elektronske pošte za vašo prijavo del strokovne komunikacije. Strokovni, preprost in berljiv naslov elektronske pošte pomaga ustvariti pozitiven vtis na delodajalca in povečati vaše možnosti za uspeh.

Kaj naj upoštevate pri pošiljanju prijave po elektronski pošti

Pripravite vse potrebne dokumente za prijavo preko elektronske pošte - življenjepis, motivacijsko pismo in dodatne dokumente, kot so potrdila in reference. Vsi dokumenti naj bodo shranjeni v obliki PDF, da se zagotovi pravilno oblikovanje in prikaz vaših dokumentov. Tako lahko zagotovite, da se bodo dokumenti pravilno odprli na različnih napravah delodajalca.

Kako pravilno priložiti datoteke

1. Pripenjanje datotek k e-pošti: Odprite svoj e-poštni program in ustvarite novo e-pošto. Kliknite na gumb Priloži datoteko ali na ustrezni simbol v vašem e-poštnem programu. Izberite PDF-datoteke s svojega računalnika in jih priložite k e-pošti.
2. Preverite priloge: Po pripenjanju datotek preverite, ali so vse potrebne dokumentacije priložene. Prepričajte se, da ni dodatnih ali nepotrebnih datotek.

Preverite pred pošiljanjem e-pošte

1. Končna kontrola e-pošte: Preveri e-pošto glede pravopisnih in slovničnih napak. Zagotovi, da so vsi podatki (e-poštni naslov delodajalca, zadeva, besedilo e-pošte) pravilni in da e-pošta izgleda profesionalno.
2. Testno pošiljanje: Preden pošlješ svojo prijavo delodajalcu, pošlji testno e-pošto samemu sebi. Tako lahko preveriš, kako bodo dokumenti in besedilo e-pošte izgledali pri prejemniku. Prepričaj se, da se datoteke pravilno odpirajo in da je vse pravilno prikazano.
3. Vprašaj svoje prijatelje za mnenje: Pošlji e-pošto prijateljem ali sodelavcem ter jih prosi, naj jo obravnavajo iz perspektive delodajalca. Njihovi komentarji in vtisi ti lahko pomagajo odkriti podrobnosti, ki jih morda spregleduješ.

Pošiljanje prijave delodajalcu

Po pregledu svojega pisanja in prejemu povratnih informacij od prijateljev ali sodelavcev lahko brez skrbi pošlješ prijavo delodajalcu. Prepričaj se, da je e-poštni naslov in ime prejemnika ter ime podjetja pravilno napisano ter da so priložene vse dokumente.

Pogoste napake pri pošiljanju prijave delodajalcu

Vsaka podrobnost je pomembna, ko pošiljaš prijavo po e-pošti, saj že najmanjša napaka lahko vpliva na prvi vtis delodajalca in celotni rezultat tvoje prijave za delo. Tudi če so tvoje kvalifikacije popolnoma usklajene z zahtevami delovnega mesta, lahko nepazljivost privede do negativnih rezultatov.

Kaj so torej najpogostejše napake, ki jih kandidati naredijo pri pošiljanju prijave po e-pošti.

Napačen format datoteke

Najpogostejša napaka je pošiljanje dokumentov v formatih, ki so težko odpirajo ali jih sploh ni mogoče odpreti. Dokumenti naj bodo v formatu PDF, saj ta format ohranja oblikovanje in je enostaven za odpiranje na kateri koli napravi. Delodajalec morda nima potrebne programske opreme za odpiranje določenih formatov datotek, zaradi česar tvoji dokumenti niso berljivi. Pred pošiljanjem se prepričaj, da so vsi dokumenti shranjeni v formatu PDF. Pošlji testno e-pošto samemu sebi, da preveriš, ali se datoteke pravilno odprejo. Prav tako ne pošiljaj stisnjenih datotek v formatih ZIP ali RAR. Požarni zidovi podjetij takoj blokirajo takšne e-pošte.

Napačna zadeva

Pri oblikovanju zadeve svoje prijave po e-pošti je pomembno, da si natančen in informativen. Dobra zadeva vsebuje tvoje ime in natančno pozicijo, na katero se prijavljaš. Če je mogoče, naj bo navedena tudi referenčna številka razpisa. To olajša delodajalcu povezavo s tvojo prijavo ter kaže, da si pozorno preučil oglas za delo.

Izogibaj se splošnim ali nejasnim zadevam, kot je "Vprašanje o vašem oglasu za delo". Take zadeve delodajalcu ne dajo konkretnih informacij in lahko privedejo do tega, da bo tvoja prijava spregledana. Namesto tega naj bodo zadeve vedno specifične in relevantne, kot na primer "Prijavljam se kot vodja marketinga – Janez Novak" ali "Prijava na vaš oglas za delo: Projektni vodja (referenčna številka 12345) – Ana Kovač".

Pozitivni primeri:

1. Prijava kot vodja marketinga – Janez Novak
2. Iniciativna prijava kot razvijalec programske opreme – Ana Novak
3. Prijava na vaš oglas za delo: Projektni vodja (referenčna številka 12345) – Ana Kovač
4. Prijava za izobraževalno prakso v medijskem oblikovanju – Ivan Horvat
5. Prijava za študijsko prakso na področju človeških virov – Petra Bizjak

Negativni primeri:

1. Prijava
2. Delo
3. Vprašanje o vašem oglasu za delo
4. Življenjepis Janez Novak
5. Zanima me odprto delovno mesto

Napake v besedilu e-pošte

Ne pozabi, da ne glede na izbrano metodo pravopisne in slovnične napake v tvojih e-poštnih sporočilih, tudi v tvojem oglasu za delo, ustvarjajo vtis nepazljivosti in malomarnosti. Podirajo zaupanje delodajalca v tvojo poklicno kompetentnost. Preden pošlješ e-pošto, uporabi samodejno preverjanje pravopisa v svojem urejevalniku besedil. Besedilo preberi večkrat ali prosi drugega, da ga pregleda.

Pomanjkanje ali napačno priložene datoteke

Včasih se lahko zgodi, da datoteke niso priložene ali so priložene napačno. Zato lahko pomanjkanje zahtevanih prilog avtomatično pripelje do zavrnitve tvoje prijave za delo. Ko priložiš datoteke, še enkrat preveri, ali so vključene vse zahtevane priloge. Pošlji testno e-pošto samemu sebi, da zagotoviš, da so vse datoteke pravilno priložene in pravilno odprte.

Napačen prejemnik e-poštnega naslova

Napaka kot je vnos napačnega e-poštnega naslova lahko povzroči, da e-pošta sploh ne doseže pravega prejemnika. To pomeni, da ne doseže delodajalca in izgubiš možnost za službo. Ko izpolnjuješ polje prejemnika, ga pred pošiljanjem skrbno preveri večkrat. Najbolje je, da naslov kopiraš iz objave o prostem delovnem mestu, da se izogneš napakam.

Nepravilna naslovljenost

Če ne poznaš kontaktna oseba, pišeš "Spoštovani gospe/gospodje". Optimalno je, da se pozanimaš po pravilni kontaktni osebi. V majhnih podjetjih je pogosto direktor. Pri večjih podjetjih obstajajo pristojne osebe za kadrovanje. Dovolj je en klic in izveš pravo osebo, ki jo nasloviti. Paziti moraš, da pravilno napišeš ime. Preveri najbolje, če podatke ponovno primerjaš z informacijami na spletni strani.

Najslabše naslovljenosti, ki smo jih doživeli v našem podjetju pri prijavah, so bile "Zdravo," brez kateregakoli kontakta.

Uporaba neformalnega e-poštnega naslova

Neprimerni e-poštni naslov, kot je npr. "coolkum123@example.com", lahko pri mnogih delodajalcih ustvari negativen vtis. Lahko se razume kot znak neprofesionalnosti in pomanjkanja resnosti. Prav tako lahko vzbudi misel, da gre za sporočilo s škodljivo vsebino. Pazite, da uporabljate profesionalni e-poštni naslov s svojim imenom, npr. "alex.schmitt@example.com".

Pomanjkanje zaključne fraze

Odsotnost podpisa v besedilu e-pošte lahko naredi e-pošto manj uradno in nepopolno. Poleg tega lahko ta vidik, ki se zdi nepomemben, delodajalcu ustvari vtis neurejene komunikacije. Pri poslovnem e-poštnem korespondenci vedno dodajte vljuden podpis na koncu svoje e-pošte, npr. "Z lepimi pozdravi, [tvoje ime]".