Čeprav meniš, da so nasveti za pisanje prošenj odveč, ker že imaš najboljše pogoje za svojo sanjsko službo, pa kakovost tvojega pisanja prošnje ključno vpliva na to, ali sploh boš povabljen na razgovor ali ne – vsaj v primeru, da ni (osebne) predhodne povezave z podjetjem. Katere formalnosti je treba upoštevati? Kako se izstopiti iz množice drugih kandidatov? Katere napake je treba preprečiti? Pokazali ti bomo, s kakšnimi triki lahko oblikuješ svoje pisanje prošnje tako, da bo prepričalo upravne delavce, da te želijo spoznati tudi osebno.

1. Temeljita priprava je pol uspeha

Kakor se pripraviš na razgovor za službo, se moraš pripraviti tudi na pisanje svojega prošnje. To ni čas za izkazovanje kreativnosti ali eksperimentiranje – je čas za učinkovitost. Spomni se, da je pisanje prošnje predvsem prodajni dokument, tvoj cilj je prepričati kadrovika, da si prava oseba za delovno mesto. Zato moraš izpostaviti svoje izkušnje in veščine ter hkrati pokazati, zakaj si ravno ti najustreznejša oseba za to delovno mesto. Da bo tvoje pisanje prošnje čim bolj učinkovito, si moraš predhodno postaviti nekaj osnovnih vprašanj: Zakaj se prijavljaš za to delovno mesto? Kaj lahko ponudiš podjetju? Kako se tvoje izkušnje ujemajo z razpisom? Odgovori na ta vprašanja in vključi odgovore v svoje pisanje prošnje – tako boš že imel odličen osnutek!

Razmisli tudi, kdo bo prejemnik tvoje prošnje. Bo to direktor, ker gre za majhno podjetje, ali kadrovik v večjem podjetju? S tem se lahko dotikaš različnih interesov pri odločanju, ali te spoznati. V osnovi se vsa podjetja ukvarjajo s tremi velikimi črkami: Profit, Procesi, Ljudje. Na to se argumentiraj, da boš za eno od treh velikih črk podjetja obogatitev.

2. Pazljivo strukturiraj svoje argumente v pisanju prošnje

Pisanje prošnje ne sme biti daljše od ene strani A4 in običajno vsebuje tri odstavke: uvod, glavni del, zaključek. Uvod je tvoja priložnost, da kadrovika takoj pritegneš. Sestavi izjaven stavek ali dva, v katerih na kratko pojasniš, zakaj si ravno ti primeren/-a za delovno mesto – in kaj te naredi posebnega/-o.

Nato sledi glavni del pisma. Tukaj gre za tvojo motivacijo: Kakšni so razlogi zate, da si prizadevaš za to delovno mesto? Kaj lahko ponudiš podjetju? Nazadnje zaključi svoje pismo z jedrnato povzetkom in se zahvali kadroviku za njegov čas in pozornost.

3. Pritegni pozornost kadrovikov z jedrnim uvodom v pisanju prošnje

Ko moraš napisati prošnjo, je pomembno, da je uvod kratek in jedrnat. Preveč besed samo zapravlja prostor in odvrača kadrovika. Raje uporabi uvod, da se kratko predstaviš in razložiš svojo motivacijo za razpisano delovno mesto. Tako bo kadrovik takoj vedel, ali si prava oseba za delo ali ne.
Danes se kadroviki ne želijo več prebijati skozi stavke, kot je "S tem pismom se prijavljam na...". Tudi kje si našel/-a oglas, na katerega se prijavljaš, je sprva nepomembno. Raje izberi jedrnat stavek, ki pritegne zanimanje in vabi k nadaljnjemu branju.

Klasično bi se to lahko glasilo:

Vaš oglas za položaj [Vnesi naziv delovnega mesta] mi je takoj v oči padel, saj odlično sovpada s mojo kariero in mojo strastjo do [kompetenca, strokovno področje ali tematika panoge].

Je pa lahko tudi bolj neposredno in energično, kar deluje bolj ali manj uspešno glede na panogo in velikost podjetja. Tu gre za to, da zahtevane lastnosti iz opisa delovnega mesta neposredno imenuješ kot lastnost 1, 2 in 3 ter v prednostih 1 in 2 izraziš panoško specifične kompetence in izkušnje.

Iščete [Lastnost 1], [Lastnost 2] in [Lastnost 3] sodelavko, ki poleg tega prinaša [Prednost 1] in je v zadnjih treh letih pridobila [Prednost 2]? Čestitke, pravkar ste jo našli.

4. Izberi jasen in preprost slog pisanja

Kadrovniki v velikih korporacijah vsak dan vidijo veliko število prošenj. Kako torej lahko usmeriš njihovo pozornost na svojo prošnjo? Z prepričljivim slogom pisanja! Prepričljiv slog pisanja je jasen in natančen. Izogiba se nepotrebnim besedam in posreduje najpomembnejše informacije na kratek in kompakten način. Prepričljiv slog pisanja se ponaša tudi z udobno berljivostjo in se izogiba konjunktivnemu slogu. To pomeni, da naj besedilo ne deluje preveč zapleteno ali visoko dvignjeno, temveč razumljivo. Raje piši v kratkih kot v zapletenih stavkih. Torej, če želiš prepričati svojega kadrovika, poskrbi, da bo tvoje pisanje prošnje imelo prepričljiv slog pisanja. Tako se boš opazil/-a in povečal/-a svoje možnosti za pozitiven prvi vtis.

V današnjem digitalnem svetu se v prošnjih dokumentih vedno pogosteje zanemarja pisava in velikost pisave. Prava pisava za vaše spremno pismo je ključni del, s katerim se želite izstopiti od drugih prijav in kadrovikom posredovati profesionalen vtis. Pri izbiri pisave naj se odločite za preprostost in jasnost. Izogibajte se standardni pisavi, kot sta Times New Roman ali Arial, velikosti 12pt, ki je že vnaprej nastavljena na veliko računalnikih. Arial običajno deluje bolj kot urad. Tega vtisa zagotovo ne želite posredovati.

Katero pisavo naj izberete zdaj? Poglejte, katere pisave vam v tekstu spletnih strani dnevnih časopisov ali drugih revij všeč. To bi lahko bile pisave. Na varni strani ste tudi, če izberete preprosto pisavo iz Googlovih pisav, ki ni preveč posebna, a je bolj profesionalna kot Arial, Calibri in podobno. Tudi Helvetica bi raje izpustil, saj je kot standardna pisava na Macih že bila zlorabljena. Brezplačne, ki jih priporočam za vašo prijavo, so na primer:

• Roboto
• Open Sans
• Adobe Source Sans Pro
• Montserrat
• Ubuntu

Za besedilo v vaši prijavi uporabite lahki ali običajni slog. Za naslove in druge izpostavljene elemente v prijavi pa raje uporabite polkrepko ali krepko pisavo ali celo stisnjen slog vaše pisave.

Izogibajte se postavljanju besedila v preveč majhno pisavo - zdi se neprofesionalno in otežuje branje spremnega pisma. Enako velja za nenavadne pisave: čeprav je morda skušnjavo izstopiti s svojim spremnim pismom, vam svetujemo, da se izogibate temu. Ročno napisane pisave ali Comic Sans so prepovedane! Prav tako se izognite kvarnim pisavam s stiliziranim nizom. Te, čeprav zelo lepe, bi morali uporabljati samo oblikovalci v medijih, kjer ustreza. Prijava le delno sodi sem in potrebuje občutek, ali še ustreza ali ne. Še en dodaten nasvet: povečajte razmik med vrsticami v svojem spremnem pismu. Privzeta nastavitev v vašem programu za urejanje besedila je običajno minimalno ozka. Če dodate nekoliko več razmika med vrsticami, bo vašemu spremnemu pismu dala profesionalen videz. Poglejte tudi slike oblikovalskih predlog tukaj v tej objavi.

5. Nasvet za spremno pismo: Napravite povezavo z podjetjem

Po tem, ko se odločite za delovno mesto, je čas za sestavljanje spremnega pisma. Prvi pomemben korak je raziskava podjetja. Preverite spletno stran podjetja ter kakšno delovno mesto točno želite zapolniti. Iz tega že izhajajo točke, na katere se lahko navežete v pismu - poudarite skupne vrednote ali cilje. Vključite kompliment glede zgodovine, vrednot, korporativne kulture ali drugih dosežkov podjetja. S tem že na začetku vzpostavite pozitivno povezavo in vzbudite zanimanje kadrovika za vas. To znanje lahko pridobite z raziskavami na spletu, v knjigah ali revijah ter s pogovorom z zaposlenimi v podjetju. Poleg tega bi morali po možnosti izvedeti tudi ime kontakta, na katerega naj bo pismo naslovljeno - »Spoštovani gospod Novak« deluje osebno, bolj kot zgolj »Spoštovani gospe in gospodje«. V primeru dvoma preprosto pokličite in vprašajte po telefonu, na koga naj se naslovijo prijave. Tudi ta točka pokaže bralcu: Intenzivno sem se ukvarjal s podjetjem in sem si zavedno, komu naj bi šla moja prijava.

6. Izstopajte s kreativnostjo iz množice

Spremna pisma so odličen način, da izrazite svojo kreativnost. Bodisi s oblikovanjem spremnega pisma, z uporabo tabel in ikon v življenjepisu ali z izbiro vaših besed - kreativnost v spremnem pismu lahko doseže veliko več kot le "lepoto". Kreativnost sledi informativni funkciji in ne samodejno s tem pridaja vsebini profesionalno podlago. Kreativni prijavni dokumenti ne kažejo le, da se izstopate iz enoličnosti množice prijav, ampak vam tudi dajejo priložnost, da predstavite svojo osebnost in se tako ločite od anonimnosti drugih vlagateljev. Poleg tega je kreativnost zaželena v mnogih poklicih - zakaj se ne bi že s svojim spremnim pismom izkazali s tem?

7. Povežite zahteve v delovnem opisu s svojimi sposobnostmi

Si lahko predstavljamo, da je spremno pismo podobno pogovoru. Želite prepričati potencialnega delodajalca, da ste najboljša oseba za delo in zakaj bi vas moral ali bi vas morala zaposliti. Če zato ne komunicirate pravilno svojih sposobnosti, se lahko zgodi, da ne pritegnete pozornosti bralca. Zato je pomembno, da svoje sposobnosti jasno predstavite v povezavi z delom, na katerega se prijavljate. In ne samo to. Vaše sposobnosti se morajo preleviti v konkreten dodatni dejavnik za podjetje. Razmislite o treh P: Profit, Ljudje, Procesi. Na primer:

Štiri leta sem delal v klicnem centru in vem, kako pomembno je ustvarjati prihodek prek neposrednega stika s strankami ter kako pomembno je spoštovati nezadovoljne stranke.

To pomeni: Kandidat prinaša prodajne veščine in hrbtenico ter je dober pri delu z ljudmi (Profit in People sta zadovoljena). Ali drug primer:

Z ustvarjanjem mojega magistrskega dela sem v podjetju XY ključno sodeloval pri digitalizaciji pisarniških procesov od lokalnih do oblakovnih rešitev, s čimer so se povečale merljive učinkovitostne pridobitve in agilnost.

Tukaj se sprožata želja po dobičku in optimizacija procesov. Jasno pokaži, kaj točno znaš in kakšne izkušnje prinašaš, ki bi lahko bile dragocene za podjetje. To ti bo pomagalo pritegniti pozornost bralca in mu pokazati, zakaj si primeren za delo.

8. Prijavite se kot prestopnik - tukaj je treba upoštevati (spodnji nasveti)

Za prestopnike je sicer težje, vendar še vedno ne nemogoče, dobiti službo. S pravilnim prijavnikim pismom lahko delodajalcem pokažete, da kljub pomanjkanju izkušenj ste popolna oseba za delovno mesto. V prijavnem pismu morate poudariti svojo motivacijo in navdušenje za delo ter podjetje. Prav tako lahko naštejete svoje dosedanje uspehe in pojasnite, kako vam bodo koristili pri novem delovnem mestu. Delodajalcem pokažite, da ste pripravljeni naučiti se novega področja dela in jih obvestite, zakaj ste ravno vi prava oseba za delo. Če je vaše prijavno pismo prepričljivo, so možnosti, odvisno od podjetja in števila prijavljenih, da boste kljub pomanjkanju izkušenj povabljeni na razgovor.

9. Obravnava spremembe zaposlitve v prijavnem pismu

Če se odločite zapustiti trenutno službo, morate to novemu delodajalcu razložiti smiselno najpozneje na razgovoru za zaposlitev. Navsezadnje ne želite ustvariti vtisa, da nenehno menjate delovno mesto in nimate lojalnosti. Zato v prijavnem pismu navedite nekaj točk, ki utemeljujejo vašo zaposlitveno spremembo. Sem sodijo na primer:

• izboljšanje kariernih možnosti
• razvoj strokovne kompetence
• sprememba lokacije, želja po spremembi delovnih pogojev
• prevzem projektnih ali kadrovskih odgovornosti

V svojem razlogu za zamenjavo zaposlitve morate biti še posebej verodostojni, če se v vašem življenjepisu vidi, da niste zdržali vsaj tri leta na nobenem delovnem mestu. Sicer novemu delodajalcu dajete občutek, da boste kmalu spet odstopili ali se bodo pojavile težave z vami. Zato poskrbite, da so vaši razlogi razumljivi in prepričljivi. Če na primer pravite, da si želite zaslužiti več denarja, navedite tudi, v čem je vrednost za podjetje, če ustreza vašim plačilnim zahtevam. Sicer se lahko zdi, da vas zanima samo denar. Enako velja za druge točke: Bolj natančni in prepričljivi ko ste, boljše je. Ampak ne zavijajte! Jedrnati in prepričljivi pristop v prijavnem pismu je najboljši.

10. Komunicirajte svoje plačne zahteve in želeni datum začetka zaposlitve

Veliko prijaviteljev ima težave s tem, da jasno izrazi svoje plačne zahteve v prijavi. Če pa jih že v prijavnem pismu jasno sporočite, vaš potencialni novi šef takoj ve, ali je vaš vstop v plačno skupino v okviru njegovih pričakovanj in kako cenite svoje kvalifikacije. Tako vi kot vaše podjetje prihranite čas in trud. Vaše plačne zahteve bi morale biti realne in prilagojene vašim kvalifikacijam in izkušnjam ter se gibati v kontekstu regije in panoge. Poskrbite, da imate dovolj ozadja o podjetju in panogi, da oblikujete utemeljeno plačno zahtevo. Pri pogovoru za zaposlitev pogajajte pozneje mirno in ostanite pošteni. In vedno imejte v mislih: Podjetje se ne zanima za vaše osebne razloge, zakaj želite imeti plačo XY, pomembno je le, kaj lahko pridobi z dodelitvijo te plače tebi.

V prijavnem pismu je pomembno navesti datum začetka zaposlitve. To delodajalcu pove, ali ste takoj na razpolago ali ne. Če že imate službo, navedite, kdaj je mogoč začetek nove službe. Če še študirate ali opravljate izobraževanje, navedite predviden datum zaključka. Tako lahko delodajalec vidi, ali vas lahko upošteva za razpisano delovno mesto ali ne.

11. Povzamite svojo motivacijo na koncu

Zaključek prijavnega pisma je enako pomemben kot začetek. Po branju zaključka bi moral bralec biti prepričan, da ste kandidat za prosto delovno mesto, ki si ga je vredno ogledati. Zato napišite kratek, jedrnat zaključek, v katerem še enkrat povzamete najpomembnejše argumente in bralca pozovete, naj se obrne na vas. Izogibajte se uporabi obrabljenih fraz ali poudarjanju, da zaposlitve nujno potrebujete. In se izogibajte konjunktivnemu zaključku: "Zelo bi bil vesel, ..." . Namesto tega ostanite strokovni in samozavestni. Z močnim, a ne pretirano samozavestnim zaključkom naredite svoje prijavno pismo celovito in povečajte možnosti, da pritegnete pozornost bralca in prejmete povabilo na razgovor za delo.

12. Izkoristite Postskriptum (PS) v prijavi

Eden od podcenjenih elementov v prijavnem pismu je PS (postskriptum). Mnogi kandidati napišejo to popolnoma nepomembno ali pa jo celo pozabijo. PS pa lahko kadru pogosto daje odločilni zagon. Povedali vam bomo, kako to narediti pravilno! Postskriptum naj bo predvsem jedrnat in poudarjen. Izpuščanje preveč informacij je tukaj neprimerno - ne želite dodajati dodatnih podatkov, ki se ne prilegajo v prijavo. Namesto tega lahko tukaj pustite še posebej močan vtis, na primer s stavkom kot je: „Prepričan sem, da sem popoln dodatek k vaši ekipi in se veselim razgovora z vami.“ Poleg tega naj navedete še enkrat svoje kontaktne podatke (ime, telefonska številka, e-pošta) na kratko in jedrnato, da vas kader lahko hitro in enostavno doseže - če jih že ni nikjer drugje našel v vašem prijavnem pismu.

13. Kaj morate vedeti pri prijavi v tujini

Ko se odločite napisati prijavo v tujini, je pomembno, da upoštevate nekaj točk. Najprej je pomembno, da se natančno pozanimate, katere dokumente za prijavo potrebujete za določeno državo in delovno mesto. V nekaterih državah je na primer običajno, da poleg prijavnega pisma in življenjepisa ne pošljete nobenih potrdil ali referenc, temveč jih prinese šele ob povabilu na razgovor. Tudi fotografija za prijavo je v mnogih državah nenavadna. Pazite tudi, da so vaši prijavni dokumenti napisani v pravilnem jeziku. Preverite prevod s pomočjo prevajalskega orodja kot je deepl. Posebej smiselno je izboljšati svoj prevod z uporabo funkcije Write od deepl.

Veliko podjetij v tujini zdaj zahteva TOEFL ali IELTS za dokaz znanja jezika. Tudi tukaj velja: Natančno se pozanimajte, preden začnete pisati prijavo!

V vsakem primeru naj bo vaše prijavno pismo strokovno in pravilno. Napake delujejo neprofesionalno in lahko povzročijo, da se prijava prezre. Zato poskrbite, da je vaše pisanje brezhibno. Še en pomemben dejavnik je, da se natančno pozanimate o delovnem mestu, na katerega se želite prijaviti. V mnogih državah ni običajno, da prosilec "prosi" za delovno mesto. Namesto tega bi morali jasno povedati, zakaj ste primerni za delovno mesto in kaj lahko ponudite podjetju. To lahko storite v obliki poročil o izkušnjah ali referencah.

14. Pustite vtis z visoko kakovostnimi predlogami za prijavo

Kakovosten dizajn je pomemben v prijavnih dokumentih, saj je to prva priložnost, ki jo imate, da naredite dober vtis in se izstopite iz množice drugih kandidatov. Oblikovanje vašega prijavnega pisma naj bo čisto in strokovno ter bralca spodbudi, da si natančneje ogleda vaš življenjepis. Pazite, da je vaš dizajn privlačen in vabljiv. Seveda mora ustrezati tudi panogi, v kateri se prijavljate. V kreativni industriji je lahko oblikovanje malo bolj igrivo in pisano kot na primer pri prijavi v odvetniški pisarni. Tu bi morali raje izbrati bolj umirjene barve in preprosto postavitev. Bi radi pri oblikovanju prihranili čas in se raje osredotočili na vsebino svojega prijavnega pisma? Potem izberite eno izmed naših predlog za prijavo, ki najbolj ustreza in v naslovnico, motivacijsko pismo in življenjepis preprosto vnesite svoja besedila in podatke.

Upam, da so bili ti 14 nasvetov, kako se izpolniti s svojim prijavnim pismom, navdihujoči na en ali drugačen način zate in da si lahko odnesel nekaj zase in za svoj uspeh pri prijavi.

Po pregledu vaše prijave vedno sledi razgovor za službo, ki je odločilen korak v procesu zaposlovanja. Na razgovoru za službo delodajalec oceni vaše strokovne sposobnosti, osebne lastnosti in vašo ustreznost za objavljeno delovno mesto.

Da uspešno zaključite ta korak, je pomembno, da se temeljito pripravite. Ponujamo vam več uporabnih člankov, ki vam bodo pomagali pri pripravi na razgovor in pripravi prijavne dokumentacije.

Prvi članek, ki ga priporočamo, je „Ustvarjanje fotografije za prijavo: pomembni nasveti“. Profesionalna fotografija za prijavo lahko pusti pozitiven prvi vtis in je pogosto prva stvar, ki jo delodajalec vidi pri vas. V tem članku boste našli dragocene nasvete, kako naročiti kakovostno fotografijo, ki vas predstavlja v najboljši svetlobi.

Še en pomemben vidik vaše prijave je prijavno pismo. Naš članek „Prijavno pismo: Struktura in nasveti“ vam ponuja podrobno navodilo, kako napisati prepričljivo in strukturirano prijavno pismo. Dobro napisano prijavno pismo lahko naredi razliko in vas loči od drugih prijavljenih kandidatov.

Poleg spremnega pisma je življenjepis prav tako pomemben dokument. Naš članek „Struktura življenjepisa - navodila, nasveti in predloge“ te vodi skozi celoten postopek priprave življenjepisa. Tu najdeš koristne nasvete in predloge, ki ti pomagajo ustvariti strokoven in privlačen življenjepis. Dobro strukturiran življenjepis je ključ do uspešnega procesa prijave.

Ko gre za pripravo na razgovor, sta dva naša članka še posebej koristna. Članek „Vprašanja na razgovoru: Najboljša priprava za razgovor o zaposlitvi“ ti ponuja celovit pregled najpogostejših vprašanj, ki se postavljajo na razgovorih. S pomočjo nasvetov iz tega članka se lahko optimalno pripraviš na vprašanja in suvereno odgovoriš.

Še en pomemben članek je „Močne točke in šibke točke na razgovoru za zaposlitev“. Skoraj na vsakem razgovoru za zaposlitev te vprašajo po tvojih močnih točkah in slabih točkah. Ta članek ti pomaga, da pripraviš odgovore in prepričljivo predstaviš svoje močne točke, hkrati pa iskreno in premišljeno spregovoriš o svojih šibkih točkah.

Priprava na razgovor za zaposlitev lahko povzroči stres, vendar z ustreznimi viri in temeljito pripravo močno povečaš svoje možnosti za uspešen sprejem. Izkoristi naše članke, da se kar najbolje pripraviš in samozavestno zakorakaš na svoj naslednji razgovor za zaposlitev. Pripravi se z nami na svoj razgovor za zaposlitev in tvoje možnosti za uspešno sprejetje se bodo močno povečale.

Z branjem naših člankov in upoštevanjem vseh nasvetov in navodil v njih lahko zagotoviš, da si odlično pripravljen tako pri pripravi svojih prijavnic kot tudi na samem razgovoru. Veliko uspeha pri tvojem postopku prijave!