Kadrovsko delo zveni suhoparno in je zato pogosto podcenjeno, čeprav igra osnovno vlogo pri uspehu podjetja. Velik del uspeha podjetja je odvisen od učinkovitega upravljanja in razvoja zaposlenih, kar je pravzaprav naloga kadrovskega oddelka. Ta področje skrbi, da so zaposleni pravični, razviti in motivirani za doseganje ciljev podjetja. Brez učinkovitega kadrovskega oddelka podjetje ne bi moglo učinkovito delovati, saj so ravno zaposleni tisti, ki ustvarjajo resnično vrednost.

Kadrovsko delo: Kaj je to?

Kadrovsko delo predstavlja sistem upravljanja s kadrovskimi viri podjetja. Obeležuje vse procese, povezane z rekrutiranjem, razvojem, motiviranjem in zadrževanjem zaposlenih. Glavni cilj kadrovskega dela je zagotoviti, da podjetje razpolaga z ustrezno usposobljenim kadrom za doseganje svojih strateških ciljev.

Pojednostavljeno povedano, se kadrovsko delo ukvarja z zagotavljanjem, da podjetje na pravih delovnih mestih zaposluje prave zaposlene. Če na primer nastane nova služba, je naloga kadrovskega dela najti ustrezne kandidate, voditi razgovore in zaposliti nove zaposlene. Poleg tega ta področje skrbi, da se zaposleni razvijajo v skladu z zahtevami podjetja, so ustrezno plačani in delujejo v prijetnem delovnem okolju.

Kadrovsko delo in kadrovska služba

Kadrovsko delo je nadrejeni pojem, ki zajema celoten spekter upravljanja z zaposlenimi, medtem ko je kadrovska služba specifičen del tega. Kadrovska služba je odgovorna za operativne naloge, kot so izvajanje razgovorov, priprava delovnih pogodb in upravljanje s plačami. Kadrovsko delo pa vključuje tudi strateške naloge, kot je dolgoročno načrtovanje kadrov, razvoj zaposlenih in upravljanje podjetniške kulture.

Na primer, kadrovska služba načrtuje dolgoročne cilje podjetja v okviru razvoja zaposlenih, medtem ko kadrovska služba te načrte uresničuje s organiziranjem usposabljanj in vodenjem pogovorov z zaposlenimi.

Angleški izrazi kot so Human Resources (HR) ali Human Resource Management (HRM) imajo podoben pomen kot kadrovsko delo. Ti izrazi se pogosto uporabljajo sinonimno, čeprav je "Human Resources" mednarodno bolj uveljavljen izraz, medtem ko se "kadrovsko delo" pogosteje pojavlja v nemško govorečih državah.

Naloge kadrovskega dela

Kadrovska služba opravičuje svojo vlogo v podjetju s prevzemom raznovrstnih nalog, ki vse ciljajo na učinkovito upravljanje zaposlenih in uspešno vodenje podjetja. Tukaj so podrobno opisana glavna področja nalog kadrovskega dela:

1. Pridobivanje kadrov (Rekrutiranje): Ta naloga se začne z identifikacijo kadrovske potrebe in vključuje objavljanje oglasov za prosta delovna mesta, izbor in ocenjevanje kandidatov ter izvedbo razgovorov. Cilj je pridobiti najboljše talente za podjetje. To vključuje ne le iskanje novih zaposlenih, temveč tudi pozorno analizo, katera znanja in sposobnosti so potrebne za prosta delovna mesta. Kadrovska služba igra tudi ključno vlogo v fazi uvajanja, da se zagotovi hitra integracija in produktivnost novih zaposlenih.
2. Razvoj zaposlenih (Razvoj zaposlenih): Kontinuirano izobraževanje in razvoj zaposlenih sta osrednji nalogi kadrovskega dela. To vključuje načrtovanje in izvajanje programov usposabljanja, seminarjev in delavnic, ki zaposlenim pomagajo izboljšati svoje poklicne veščine. Poleg tega kadrovsko delo podpira načrtovanje kariere z zagotavljanjem priložnosti za poklicni razvoj in spremljanje zaposlenih v njihovi karierni poti. Cilj je zaposlene spodbujati tako, da ne izpolnjujejo samo svojih trenutnih nalog, ampak so pripravljeni tudi na prihodnje izzive v podjetju.
3. Upravljanje uspešnosti (Upravljanje uspešnosti): Redno ocenjevanje uspešnosti zaposlenih je potrebno, da se identificirajo njihove močne in šibke točke. Kadrovska služba razvija in izvaja sisteme ocenjevanja uspešnosti, ki omogočajo pošteno in pregledno ocenjevanje. Na podlagi teh ocen se pripravijo individualni razvojni načrti, da se poveča uspešnost zaposlenih in jih ciljno spodbudi. To vključuje tudi identifikacijo potencialnih vodij v podjetju, ki so primerni za višje položaje, ter ustrezno načrtovanje njihove kariere.
4. Zadrževanje zaposlenih (Zadrževanje zaposlenih): Ena največjih izzivov za kadrovsko delo je povečanje zadovoljstva in zvestobe zaposlenih, da se zmanjša fluktuacija. Za to razvija kadrovska služba strategije, ki spodbujajo pozitivno delovno okolje in ustvarjajo privlačne spodbude, kot so prilagodljivi delovni časi, zdravstveni programi ali programi izobraževanja. Še en pomemben vidik je spodbujanje podjetniške kulture, da se ustvari delovna kultura, v kateri se zaposleni počutijo cenjeni in motivirani. Močna zadržanost zaposlenih bistveno prispeva k stabilnosti in učinkovitosti podjetja.
5. Delovno pravo in skladnost: Spoštovanje delovnopravnih predpisov in internih pravil je bistvena naloga kadrovskega dela. To vključuje spremljanje in upravljanje delovnih pogodb, zagotavljanje skladnosti s pravili o delovnem času ter varovanje zdravja in varnosti na delovnem mestu. Kadrovska služba mora zagotoviti, da se vsi delovnopravni zahtevki upoštevajo, da se zmanjšajo pravna tveganja in hkrati zagotovi varno in pošteno delovno okolje za vse zaposlene.
6. Upravljanje s kadri (Upravljanje s kadri): Med administrativne naloge kadrovskega dela spadajo obračun plač, upravljanje s dopusti in vzdrževanje kadrovskih map. Te naloge so ključnega pomena za nemoten potek poslovanja podjetja. Upravljanje s kadri skrbi, da so vsi podatki pravilno zabeleženi in upravljani, tako da operativni postopki v podjetju potekajo učinkovito in nemoteno. Poleg tega upravljanje s kadri pomembno vlogo igra pri organizaciji koristi in ugodnosti za zaposlene ter pri obdelavi zaposlenih vprašanj in zadev.

Kadrovska nabava (Recruitment) kot ena glavnih nalog kadrovskega oddelka

Običajno je prepričanje, da se kadrovski oddelek večinoma ukvarja z iskanjem in zaposlovanjem novih zaposlenih. Prav zaradi tega, ker je to ena najbolj vidnih nalog kadrovskega oddelka, ima ta naloga poseben pomen, še posebej danes, ko primanjkuje strokovnjakov v mnogih panogah. Vsakdo to občuti, ko nekdo odpove službo in nov sodelavec prevzame njegovo mesto. Včasih situacija postane celo malce nelagodna, ko nekoga odpustijo in moraš začasno prevzeti njegovo delo. Vendar to samo kaže, kako prisotna je tema kadrovske nabave v vsakodnevnih poslovnih aktivnostih.

Notranje in zunanje zaposlovanje

Kadrovska nabava lahko poteka po dveh poteh: notranje in zunanje. Obe metodi imata svoje prednosti in slabosti.

• Notranje zaposlovanje: Pri notranjem zaposlovanju se odprta delovna mesta znotraj podjetja zasedejo s trenutnimi zaposlenimi. Ena največjih prednosti je, da so zaposleni že seznanjeni z korporativno kulturo in se lahko hitreje prilagodijo svojim novim vlogam. Poleg tega možnost napredovanja zaposlene spodbudi k izpolnjevanju njihovih nalog z več zavzetosti in strasti. Slabost pa je lahko, da je bazen kandidatov omejen in morda ni vedno na voljo najboljša oseba za novo pozicijo. Pogosto slišimo tudi klišejsko: Če ostaneš v podjetju po opravljenem izobraževanju, boš vedno ostal pripravnik. V prenesenem pomenu to pomeni, da se moraš posebej izpostaviti, da zbrišeš svojo staro vlogo in da te novi sprejmejo v novo vlogo.
• Zunanje zaposlovanje: Pri tej metodi se novi zaposleni iščejo izven podjetja. To širi krog potencialnih kandidatov in omogoča, da se v podjetje vnesejo sveže ideje in nova znanja. Kljub temu je zunanje zaposlovanje pogosto časovno in finančno zahtevnejše zaradi kadrovskih agencij, headhunterjev, portalov za zaposlovanje itd. Obstaja tudi tveganje, da novi zaposleni potrebujejo več časa, da se znajdejo v podjetju.

Kje se iščejo novi sodelavci?

Predvsem se išče na spletu. Platforme kot sta LinkedIn, XING ali StepStone so nekateri najbolj priljubljeni kraji, kjer iskalci kadrov iščejo nove talente. Te platforme ponujajo širok doseg in omogočajo ciljno iskanje kandidatov z določenimi kvalifikacijami. Poleg tega mnoga podjetja uporabljajo tudi svoje karierne strani za objavljanje odprtih delovnih mest in sprejemanje prijav.

V primeru kompleksne naloge ali preobremenjenosti notranjega oddelka za zaposlovanje se podjetja pogosto zatečejo k zasebnim kadrovskim agencijam. Te agencije so specializirane za iskanje in izbiro kandidatov ter običajno učinkovito opravijo nalogo, vendar z dodatnim plačilom. Stroški za to storitev običajno znašajo 10-30% letne plače novo zaposlenega, odvisno od kompleksnosti iskanja in pozicije. Headhunter Heiko Mühle v intervjuju z nami daje vpogled v postopke prijav intervju.

S tem postane jasno, da je kadrovska nabava sicer ena najbolj prepoznavnih nalog kadrovskega oddelka, vendar hkrati ena najzahtevnejših in najraznolikejših.

Cilji kadrovskega oddelka

Cilje kadrovskega oddelka lahko razdelimo v dve glavni kategoriji: gospodarski in družbeni cilji. Oba sta tesno povezana in nazadnje prispevata k doseganju nadrejenega cilja podjetja – maksimirati dobičke.

Gospodarski cilji

Glavni cilj kadrovskega oddelka iz gospodarskega vidika je narediti podjetje donosno. To pomeni, da mora kadrovski oddelek zagotoviti, da so pravi zaposleni v pravem času na pravem mestu ter da delujejo učinkovito in produktivno. Pri tem gre za zmanjševanje stroškov in hkrati povečanje učinkovitosti. Konkretno to pomeni:

• Optimalno načrtovanje zaposlenih: Zagotoviti, da so vsa delovna mesta v podjetju ustrezno zasedena in da so presežki ali pomanjkanja preprečena, da se zmanjšajo nepotrebni stroški.
• Varčno razvoj kadrov: Programi usposabljanja in nadaljnjega izobraževanja morajo zagotavljati visok donos na naložbo (ROI) in omogočati zaposlenim, da so bolj učinkoviti.
• Učinkovite plačne in koristi strukture: Plačne in koristi strukture morajo biti oblikovane tako, da zaposlene motivirajo, hkrati pa so tudi ekonomsko vzdržne za podjetje.

Družbeni cilji

Poleg gospodarskih ciljev ima kadrovski oddelek tudi družbene cilje, ki stremijo k ustvarjanju pozitivnega delovnega okolja in spodbujanju dobrega počutja zaposlenih. To ni pomembno samo za zaposlene, ampak tudi posredno prispeva k doseganju gospodarskih ciljev, saj so zadovoljni zaposleni praviloma produktivnejši in bolj zvesti. Med družbene cilje spadajo:

• Spodbujanje zadovoljstva zaposlenih: Ustvarjanje delovnega okolja, kjer se zaposleni počutijo spoštovane in dobro podprte. To je mogoče doseči z gibljivimi delovnimi časi, programi za zdravje ali odprto podjetniško kulturo.
• Podpora ravnotežju med delom in zasebnim življenjem: Z ukrepi, ki omogočajo zaposlenim usklajevanje poklicnega in zasebnega življenja, upravljanje s človeškimi viri pomaga zmanjšati stres in preprečevati izgorelost.
• Zagotavljanje enakih možnosti in raznolikosti: Raznoliko in vključujoče delovno okolje spodbuja inovativnost in ustvarjalnost. Upravljanje s človeškimi viri je odgovorno, da so vsi zaposleni obravnavani pošteno in imajo enake možnosti, ne glede na spol, poreklo, spolno usmerjenost ali druge osebne značilnosti.

Čeprav se ta socialna cilja na prvi pogled zdita v interesu zaposlenih, na koncu podpirata večje gospodarsko cilj podjetja. Usklajeno in podporno delovno okolje pomaga zmanjšati fluktuacijo in dolgoročno zavezati zaposlene k podjetju, kar pa vodi k prihrankom in povečuje učinkovitost.

Nenazadnje je mogoče reči, da upravljanje s človeškimi viri ne samo upravlja z zaposlenimi, ampak prevzema strateško vlogo, ki pomembno prispeva k uspehu podjetja. S skladnostjo med gospodarskimi in socialnimi cilji upravljanje s človeškimi viri zagotavlja, da je podjetje donosno in hkrati vzpostavlja podjetniško kulturo, v kateri se vsakdo lahko vidi v privlačnem delovnem okolju.

Moje sklepanje za vas

Čeprav nekateri sodelavci morda upravljanje s človeškimi viri dojemajo kot področje, kjer se malo dogaja, je resničnost čisto drugačna. Delo v upravljanju s človeškimi viri je kompleksno in zahteva visoko kvalifikacijo, obsežno znanje ter veliko izkušenj pri socialnem ravnanju z ljudmi. Ta področje zagotavlja, da podjetje nemoteno deluje, tako da postavlja prave ljudi na prava mesta in skrbi za njihov neprekinjen razvoj in motivacijo.

Predstavljajte si podjetje kot avto: Vidni deli, kot so volan ali pnevmatike, so zaposleni, ki poganjajo podjetje naprej. Ampak upravljanje s človeškimi viri je kot olje in bencin v vozilu, ki omogočata, da vse deluje kot namazano. Brez teh snovi avto ne bi prišel daleč - enako kot podjetje brez močnega upravljanja s človeškimi viri.

Zahvaljujemo se vam, spoštovani bralec, ker ste prebrali do konca, in vam želimo uspeh pri vašem delu!