Modern trender och teknologiska framsteg förändrar alltmer många av de saker vi är vana vid. En av dessa förändringar är att skicka in en ansökan via e-post, vilket har blivit en viktig del i jobbsöknings- och anställningsprocessen. Företag föredrar till och med att ta emot ansökningar via e-post eftersom steget med att skicka tillbaka ansökningspapper per post vid en avslag uteblir.

När du skickar in en ansökan via e-post finns det några saker att tänka på. Rätt formatering och skickande av ansökan kan väsentligt påverka det första intrycket arbetsgivaren har av dig. I ett e-postmeddelande med dina ansökningshandlingar är varje detalj viktig, från ämnesraden till de korrekta bilagorna.

Varför är det viktigt att skicka in en ansökan via e-post så korrekt som möjligt?

Att korrekt skicka in en ansökan via e-post är starten på en framgångsrik jobbsökning. För det första visar det att du är uppmärksam på detaljer och kan följa instruktioner från början. Arbetsgivare uppskattar kandidater som utför uppgifter noggrant och kan reagera precist på krav. För det andra visar ett väl skrivet ansökningsbrev att du tar din jobbsökning på allvar och går professionellt tillväga. Det signalerar till arbetsgivaren att du verkligen är intresserad av positionen och är redo att investera tid och ansträngning i förberedelsen av din ansökan.

Arbetsgivarens första intryck skapas så snart hen öppnar din e-post. Ämnesraden, hälsningen, innehållet och signaturen ger en bild av dig innan arbetsgivaren ens har läst ditt CV och ditt ansökningsbrev. En felaktigt utformad eller slarvigt skriven e-post kan leda till ett negativt intryck, även om dina kvalifikationer och erfarenheter uppfyller kraven för positionen. Därför är det korrekta skickandet av en ansökan via e-post nyckeln till en framgångsrik start av interaktionen med en potentiell arbetsgivare. Hur du gör rätt berättar jag för dig nedan.

Struktur för en ansökan via e-post

1. E-postmottagare
2. Dold kopia
3. E-postämne
4. Annullera Text
5. Bifogade filer

Viktigt!

• PDF: Det föredragna formatet för dokument. PDF-filer behåller sin formatering och kan öppnas på alla enheter.
• DOC/DOCX: Accepterat, men PDF föredras för att undvika formateringsproblem.
• Storleksbegränsningar: Den sammanlagda storleken på alla bilagor bör inte överstiga 5-10 MB. Vissa företag har sina egna gränser som kan anges i jobbannonsen. Tänk på att många e-postinkorgar inte accepterar e-postmeddelanden med bilagor över 10 MB.

Vår tydliga rekommendation är PDF-formatet eftersom inte alla använder Microsoft Word och det kan förekomma stilproblem. Om du använder typsnitt i din Word-fil som mottagaren inte har installerat kommer dessa att ersättas i dokumentet. Det kan förstöra layouten. Detta händer inte med en PDF-fil. Där säkerställs samma layout på alla enheter och system.

Förbereda en ansökan via e-post

Förberedelse av en ansökan via e-post kräver omsorg och ett noggrant tillvägagångssätt i processen. Innan du skickar dokumenten bör du se till att du är bekant med alla arbetsgivarens krav. Detta inkluderar filformat, filnamn och innehåll. Det är viktigt att du tar hänsyn till alla specifika instruktioner som anges i jobbannonsen. Genom att uppfylla dessa krav visar du att du är ansvarsfull och kan följa instruktioner. Dessutom ökar korrekt förberedning av dokumenten dina chanser till framgång eftersom arbetsgivaren inte bara bedömer innehållet utan också formen på ansökan.

Granskning av arbetsgivarens krav

Denna steg är mycket viktigt eftersom korrekt uppfyllande av alla krav visar att du är ansvarsfull och uppmärksam. Denna granskning omfattar följande steg:

E-posttexter för din ansökan - fyra förslag för dig

Förslag 1 - professionellt och naturligt:

Ämne: Ansökan om [Positionstitel] - [Ditt namn]

Kära fru/herr [Namn],

härmed bifogar jag mina ansökningshandlingar för tjänsten som [Positionstitel] i ert företag. Jag läste med stort intresse er annons och är övertygad om att mina kvalifikationer och erfarenheter passar utmärkt för denna position.

I de bifogade dokumenten hittar du mitt ansökningsbrev, min CV och mina vitsord. Jag ser fram emot möjligheten att personligen presentera mig för er och förblir

med vänliga hälsningar

[Ditt namn]

Förslag 2 - professionellt och klassiskt:

Ämne: Ansökan om positionen [Positionstitel] - [Ditt namn]

Kära fru/herr [Namn],

med detta e-postmeddelande ansöker jag om den av er annonserade tjänsten som [Positionstitel]. I bilagan hittar du mina fullständiga ansökningshandlingar bestående av ansökningsbrev, CV och relevanta vitsord.

Jag är mycket intresserad av att arbeta i ert företag och ser fram emot möjligheten att personligen presentera mig för er. För frågor är jag självklart tillgänglig när som helst.

Med vänliga hälsningar

[Ditt namn]

Förslag 3 - kreativt och smart

Ämne: Din nya [Positionstitel] väntar på dig!

Hej fru/herr [Namn],

jag är [Ditt namn] och er annons intresserade mig omedelbart! Som en passionerad [Positionstitel] har jag precis det ni letar efter. I bilagan hittar du mina ansökningshandlingar som förhoppningsvis övertygar er lika mycket som er annons övertygade mig.

Jag ser redan fram emot att personligen visa er varför jag är den perfekta personen för denna position.

Varmt tack

[Ditt namn]

Förslag 4 - kreativt och modigt

Ämne: Ansökan om [Positionstitel] - Den perfekta kandidaten är redo!

Kära fru/herr [Namn],

vad händer när passion möter kompetens? Min ansökan till ert företag! Härmed skickar jag er mina handlingar för den öppna positionen som [Positionstitel], som jag med stor entusiasm upptäckte på er karriärsida.

Jag ser fram emot att bidra med mina färdigheter och idéer i ert team och hoppas att vi snart får möjligheten att träffas personligen.

Bästa hälsningar

[Ditt namn]

Se till att anpassa texten enligt din personlighet och företagskulturen.

E-postadress dit ansökan ska skickas

Namnet på e-postadressen som du använder för att skicka din ansökan är mycket viktigt och kan påverka arbetsgivarens första intryck. Det bör vara professionellt, enkelt och i linje med allmänt accepterade standarder för affärskommunikation. Tänk på följande:

Professionalitet

Det bästa är att använda ditt för- och efternamn. Till exempel: ”alex.schmitt@example.com” eller ”anna.komarrmann@example.com”. Denna adress ser professionell ut och gör det möjligt för arbetsgivaren att enkelt identifiera dig.

Undvik att använda informella eller för kreativa element i din e-postadress. Till exempel ser adresser som "cooldude@example.com" eller "princess_123@example.com" oprofessionella ut och kan lämna ett negativt intryck.

Enkelhet och läsbarhet

Ditt e-postnamn ska vara så enkelt och lätt att komma ihåg som möjligt.

Använd ditt fullständiga namn eller en unik förkortning.

Till exempel: ”a.schmitt@example.com” eller ”a.komarrmann@example.com”.

Använd skiljetecken som punkter och bindestreck för att göra adressen lättare att läsa.

Till exempel: ”alex.schmitt@example.com” ser bättre ut än ”alexschmitt@example.com”.

Inga onödiga tecken

Undvik siffror eller specialtecken när det är möjligt. De kan göra adressen svårare att läsa och komma ihåg, eller tillåta felaktiga tolkningar

Till exempel ser ”anna.komarrmann1991@example.com” sämre ut än ”anna.komarrmann@example.com”.

I Tyskland kan ”anna.komarrmann@example.com” vara problematisk på grund av 88. Det kan indikera födelsedatum, men också tolkas som en förkortning för en radikal bakgrund (H = 8 ... åttonde bokstaven i alfabetet. 88 är en vanlig förkortning för "H..L H....r" inom nazirörelsen i Tyskland).

Användning av professionella domäner

Använd kända och professionella domäner, som ”gmail.com”, ”outlook.com” eller ”yahoo.com”. Det ger e-postadressen ytterligare trovärdighet. Till exempel: ”a.schmitt@gmail.com”.

Undvik att använda domäner som kan se misstänkta eller oprofessionella ut. Till exempel kan ”anna.komarrmann@coolmail.com” verka mindre seriös.

Kom ihåg att valet av rätt e-postnamn för din ansökan är en del av professionell kommunikation. En professionell, enkel och läsbar e-postadress hjälper till att skapa ett positivt intryck på arbetsgivaren och öka dina chanser till framgång.

Vad du bör tänka på när du skickar en ansökan via e-post

Förbered all nödvändig dokumentation för ansökan som ska skickas som e-post - ditt CV, ditt motivationsbrev och tilläggsdokument som intyg och referenser. Alla dokument bör sparas i PDF-format för att säkerställa att de formateras korrekt och visas som du har utformat dem. På så sätt kan du vara säker på att dokumenten öppnas korrekt på arbetsgivarens olika enheter.

Hur man bifogar filer korrekt

1. Bifoga filer till ett e-postmeddelande: Öppna din e-postprogram och skriv ett nytt e-postmeddelande. Klicka på knappen för att bifoga fil eller på motsvarande symbol i din e-postprogram. Välj PDF-filer från din dator och bifoga dem till ditt e-postmeddelande.
2. Verifiera bifogad fil: Efter att du har bifogat filerna, kontrollera noggrant om alla nödvändiga dokument ingår. Se till att det inte finns några ytterligare eller irrelevanta filer.

Granskning innan du skickar ett e-postmeddelande

1. Slutförvaring av e-post: Kontrollera e-posten för stav- och grammatikfel. Se till att all data (arbetsgivarens e-postadress, ämnesrad, e-posttext) är korrekt och att e-posten ser professionell ut.
2. Testleverans: Innan du skickar din ansökan till arbetsgivaren, skicka ett test-e-post till dig själv. På så sätt kan du kontrollera hur dokumenten och e-posttexten kommer att se ut för mottagaren. Se till att filerna öppnas korrekt och att allt visas korrekt.
3. Fråga dina vänner om deras åsikt: Skicka e-posten till vänner eller kollegor och be dem att se på den ur arbetsgivarens perspektiv. Deras kommentarer och intryck kan hjälpa dig att upptäcka detaljer som du kanske har missat.

Skicka ansökan till arbetsgivaren

Efter att du har granskat ditt brev och fått feedback från vänner eller kollegor kan du tryggt skicka det till arbetsgivaren. Se till att e-postadressen och mottagarens namn samt företagsnamnet är korrekt stavade och att alla dokument är bifogade.

Vanliga misstag vid att skicka en ansökan till en arbetsgivare

Varje detalj är viktig när du skickar en jobbansökan via e-post, eftersom även den minsta felet kan påverka arbetsgivarens första intryck och resultatet av din ansökan. Även om dina kvalifikationer är perfekt anpassade till jobbkraven kan en slarvfel leda till ett negativt resultat.

Vilka är då de vanligaste felen som sökande gör när de skickar en ansökan som e-post.

Fel filformat

Det vanligaste felet är att skicka dokument i format som är svåra eller inte går att öppna. Dokument bör vara i PDF-format, eftersom detta format behåller formateringen och är lätt att öppna på vilken enhet som helst. Arbetsgivaren kanske inte har rätt programvara för att öppna vissa filformat, vilket resulterar i att dina dokument inte går att läsa. Se därför till att alla dokument är sparade i PDF-format innan du skickar dem. Skicka ett test-e-post till dig själv för att säkerställa att filerna öppnas korrekt. Skicka inte heller packade filer i ZIP- eller RAR-format. Företagens brandväggar blockerar direkt sådana e-postmeddelanden.

Fel ämnesrad

När du skriver ämnesraden för din jobbansökan via e-post är det viktigt att vara precis och informativ. En bra ämnesrad innehåller ditt namn och den exakta position du ansöker om. Om möjligt ska även referensnumret för jobbannonsen anges. Detta underlättar arbetsgivarens koppling till din ansökan och visar att du noggrant har undersökt annonsen.

Undvik generella eller oklara ämnesrader som "Fråga om din jobbannons". Dessa ger inte arbetsgivaren några konkreta uppgifter och kan leda till att din ansökan ignoreras. Istället bör ämnesraden alltid vara specifik och relevant, som till exempel "Ansökan som marknadschef – Max Mönster" eller "Ansökan på er jobbannons: Projektledare (referensnummer 12345) – Lisa Schmidt".

Positiva exempel:

1. Ansökan som marknadschef – Max Mönster
2. Initiativansökan som mjukvaruutvecklare – Anna Müller
3. Ansökan på er jobbannons: Projektledare (referensnummer 12345) – Lisa Schmidt
4. Ansökan om en utbildningsplats som mediaproductor – Jonas Becker
5. Ansökan om en praktikplats inom personalavdelningen – Laura Fischer

Negativa exempel:

1. Ansökan
2. Jobb
3. Fråga om din jobbannons
4. Cv från Max Mönster
5. Intresserad av den lediga tjänsten

Fel i e-posttexten

Kom ihåg att oavsett vilken metod du väljer kan stav- och grammatikfel i dina e-postmeddelanden, även i din jobbannons, ge intrycket av slarvighet och nonchalans. De underminerar arbetsgivarens förtroende för din yrkesmässiga kompetens. Innan du skickar ditt e-postmeddelande, använd den automatiska stavningskontrollen i din textredigerare. Läs igenom texten flera gånger eller be någon annan att kontrollera den.

Saknade eller felaktigt bifogade dokument

Ibland kan det hända att dokument inte är bifogade eller felaktigt bifogade. Därför kan frånvaron av nödvändiga bilagor leda till en automatisk avvisning av din ansökan. Efter att ha bifogat filerna, kontrollera igen om alla nödvändiga bilagor finns med. Skicka en test-e-post till dig själv för att säkerställa att alla filer är korrekt bifogade och öppnas korrekt.

Felaktig mottagar-e-postadress

Ett enkelt fel som att ange felaktig e-postadress kan medföra att ett e-postmeddelande inte når rätt mottagare. Det innebär att det inte når arbetsgivaren och att du förlorar chansen till jobbet. När du fyller i mottagarfältet bör du noggrant kontrollera det flera gånger innan du skickar det. Det bästa är att kopiera adressen från platsannonsen för att undvika fel.

Okorrekt hälsningsfras

Om du inte känner till någon specifik person, använd "Kära damer och herrar". Det är optimalt att fråga efter rätt kontaktperson. I mindre företag är det ofta VD:n. På större företag finns personalansvariga. Ett samtal räcker för att ta reda på rätt person att adressera. Se till att du stavar namnet korrekt. Det är bäst att dubbelkolla genom att jämföra uppgifterna med information från webbplatsen.

De sämsta hälsningarna som vi själva har sett i vårt företag vid ansökningar var "Hej," utan någon specifik kontakt.

Använd en informell e-postadress

En oprofessionell e-postadress, som t.ex. "cooldude123@example.com", kan ge ett negativt intryck på många arbetsgivare. Den kan uppfattas som ett tecken på oprofessionalitet och brist på seriöst uppträdande. Det kan också ge upphov till tanken att det är ett spammeddelande. Se till att använda en professionell e-postadress med ditt namn, t.ex. "alex.schmitt@example.com".

Saknad av avslutningsfras

Avsaknaden av en signatur i textfältet i ett e-postmeddelande kan få e-postmeddelandet att framstå som mindre officiellt och ofullständigt. Dessutom kan en sådan tilsynes obetydlig detalj ge arbetsgivaren intrycket av en slarvig kommunikation. Lägg alltid till en artig signatur i slutet av ditt affärsmässiga e-postmeddelande, till exempel "Med vänliga hälsningar, [ditt namn]".