Personalavdelning låter torrt och underskattas därför ofta, trots att den spelar en grundläggande roll för ett företags framgång. En stor del av företagets framgång beror på effektiv förvaltning och utveckling av medarbetare, vilket är exakt personalavdelningens uppgift. Denna sektor ser till att rätt medarbetare rekryteras, utvecklas och motiveras för att uppnå företagets mål. Utan en välfungerande personalavdelning skulle ett företag inte kunna fungera effektivt, eftersom det är medarbetarna som skapar det verkliga värdet.

Personalavdelning: Vad är det?

Personalavdelning är systemet för att förvalta ett företags personalresurser. Det inkluderar alla processer som rör rekrytering, utveckling, motivation och behållning av medarbetare. Huvudmålet med personalavdelningen är att säkerställa att företaget har den kompetens som krävs för att uppnå sina strategiska mål.

På ett enkelt sätt ser personalavdelningen till att företaget har rätt medarbetare på rätt platser. Om till exempel en ny position skapas är det personalavdelningens ansvar att hitta lämpliga kandidater, genomföra intervjuer och anställa nya medarbetare. Dessutom ser denna sektor till att medarbetarna utvecklas i enlighet med företagets behov, får lämplig ersättning och arbetar i en trevlig arbetsmiljö.

Personalavdelningen och personalavdelningen

Personalavdelning är en övergripande term som omfattar hela spektrumet av personaladministration, medan personalavdelningen är en specifik del av detta. Personalavdelningen är ansvarig för operativa uppgifter, såsom att genomföra intervjuer, skapa anställningskontrakt och hantera löner. Personalavdelningen omfattar också strategiska uppgifter, såsom långsiktig personalplanering, personalutveckling och företagskulturhantering.

Till exempel planerar personalavdelningen företagets långsiktiga mål när det gäller personalförvaltning, medan personalavdelningen omvandlar dessa planer till handling genom att organisera träningar och hålla medarbetarsamtal.

Engelska termer som Human Resources (HR) eller Human Resource Management (HRM) har en liknande betydelse som personalavdelning. Dessa termer används ofta synonymt, även om "Human Resources" är vanligast internationellt, medan "Personalavdelning" är vanligt i tyskspråkiga länder.

Personalavdelningens uppgifter

Personalavdelningen bevisar sin roll i företaget genom att ta hand om en mängd olika uppgifter som alla syftar till att effektivt administrera medarbetare och leda företaget framgångsrikt. Här är de viktigaste arbetsområdena för personalavdelningen i detalj:

1. Rekrytering av personal (Rekrytering): Denna uppgift börjar med identifieringen av personalbehovet och inkluderar att annonsera tjänsteanmälningar, välja och utvärdera kandidater samt genomföra intervjuer. Målet är att locka de bästa talangerna till företaget. Detta innebär inte bara att söka efter nya medarbetare, utan också att noggrant analysera vilka kvalifikationer och färdigheter som krävs för de lediga positionerna. Dessutom spelar personalavdelningen en avgörande roll i introduktionsfasen för att säkerställa att nya medarbetare integreras snabbt och blir produktiva.
2. Medarbetarutveckling (Utveckling av anställda): Kontinuerlig kompetensutveckling och utveckling av medarbetare är en central uppgift för personalavdelningen. Detta inkluderar planering och genomförande av utbildningsprogram, seminarier och workshops som hjälper medarbetarna att förbättra sina yrkesfärdigheter. Vidare stöder personalavdelningen karriärplaneringen genom att erbjuda möjligheter till karriärutveckling och följa medarbetare i deras yrkesbana. Målet är att främja medarbetarna så att de inte bara kan utföra sina nuvarande uppgifter bättre, utan också vara förberedda för framtida utmaningar inom företaget.
3. Prestandabedömning (Prestandahantering): Regelbundna bedömningar av medarbetarprestationer är nödvändiga för att identifiera medarbetares styrkor och svagheter. Personalavdelningen utvecklar och implementerar prestandasystem som möjliggör en rättvis och transparent bedömning. Baserat på dessa bedömningar upprättas individuella utvecklingsplaner för att öka medarbetarnas prestation och främja dem på ett riktat sätt. Detta inkluderar också identifiering av medarbetare med potential för högre befattningar inom företaget och planering av deras karriärutveckling.
4. Medarbetarbehållning (Behållande av anställda): En av de största utmaningarna för personalavdelningen är att öka medarbetares nöjdhet och lojalitet för att minimera personalomsättningen. För att uppnå detta utvecklar personalavdelningen strategier som främjar en positiv arbetsmiljö och skapar attraktiva incitament, såsom flexibla arbetstider, hälsofrämjande program eller utbildningsmöjligheter. En annan viktig aspekt är att främja företagskulturen för att skapa en arbetsmiljö där medarbetarna uppskattas och motiveras. En stark medarbetarbindning bidrar avsevärt till företagets stabilitet och effektivitet.
5. Arbetsrätt och efterlevnad: Att följa arbetsrättsliga föreskrifter och interna riktlinjer är en väsentlig uppgift för personalavdelningen. Detta inkluderar övervakning och förvaltning av anställningskontrakt, säkerställande av efterlevnad av arbetstidsregler samt skydd för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. Personalavdelningen måste se till att alla arbetsrättsliga krav uppfylls för att minimera rättsliga risker och samtidigt säkerställa en säker och rättvis arbetsmiljö för alla medarbetare.
6. Personalförvaltning (HR Administration): Personalavdelningen hanterar administrativa uppgifter såsom lönehantering, semesterhantering och upprätthållande av personalakter. Dessa uppgifter är avgörande för företagets smidiga drift. Personalförvaltningen ser till att alla data registreras och hanteras korrekt så att verksamhetsprocesserna inom företaget fungerar effektivt och störningsfritt. Dessutom spelar personalförvaltningen en viktig roll vid organisationen av medarbetarförmåner och -tjänster samt vid hantering av medarbetares förfrågningar och ärenden.

Rekrytering som en av huvuduppgifterna inom personalavdelningen

Det är en vanlig kliché att personalavdelningen främst sysslar med att söka och anställa nya medarbetare. Men just eftersom detta är en av de mest synliga uppgifterna inom personalavdelningen har den en särskild betydelse, framför allt idag när det råder brist på kvalificerad arbetskraft inom många branscher. Alla märker det när någon sägs upp och en ny kollega tar över platsen. Ibland kan situationen till och med bli lite obekväm om någon blir avskedad och du temporärt måste ta över deras arbete. Men det visar bara hur närvarande ämnet rekrytering är i företagsvärlden.

Intern och extern rekrytering

Rekryteringen kan ske på två sätt: internt och externt. Båda metoderna har sina egna för- och nackdelar.

• Intern rekrytering: Vid intern rekrytering fylls lediga tjänster inom företaget av befintliga anställda. En av de största fördelarna är att medarbetarna redan är bekanta med företagskulturen och kan snabbt komma igång i sina nya roller. Dessutom motiverar möjligheten till befordran medarbetarna att utföra sina uppgifter med mer engagemang och passion. En nackdel kan dock vara att kandidatpoolen är begränsad och att det inte alltid finns den bästa personen tillgänglig för den nya positionen. Ofta sägs det stereotypt: Stannar du kvar i företaget efter din utbildning, förblir du alltid som lärling. I överförd bemärkelse betyder det att du måste särskilja dig för att avge din gamla roll och bli accepterad i den nya.
• Extern rekrytering: Här söks nya medarbetare utifrån företaget. Detta utökar marknaden för potentiella kandidater betydligt och möjliggör att ta in nya idéer och kunskap i företaget. Dock är extern rekrytering ofta mer tidskrävande och kostsam genom rekryteringskonsulter, headhunters, jobbportaler etc. Det finns också risken att de nya medarbetarna tar längre tid på sig att anpassa sig till företaget.

Var söker man efter nya medarbetare?

Framförallt söks det på internet. Plattformar som LinkedIn, XING eller StepStone är några av de mest populära platserna där rekryterare letar efter nya talanger. Dessa plattformar erbjuder en bred räckvidd och möjliggör att söka efter kandidater med specifika kvalifikationer. Dessutom använder många företag sina egna karriärsidor för att annonsera lediga tjänster och ta emot ansökningar.

Om uppgiften är komplex eller om företagets interna rekryteringsavdelning är överbelastad vänder företagen sig ofta till privata personalbyråer. Dessa byråer är specialiserade på att söka och välja kandidater och utför vanligtvis uppgiften effektivt, dock mot en extra avgift. Kostnaderna för denna tjänst ligger vanligtvis på 10-30% av den nya medarbetarens årslön, beroende på sökandets komplexitet och positionen. Headhunter Heiko Mühle ger i en intervju med oss inblick i rekryteringsprocesser om honom.

Så det blir tydligt att rekrytering, även om det är en av de mest kända uppgifterna inom personalavdelningen, samtidigt är en av de mest krävande och mångsidiga.

Målen för personalavdelningen

Målen för personalavdelningen kan delas in i två huvudkategorier: ekonomiska och sociala mål. Båda är nära kopplade och bidrar slutligen till att uppnå det övergripande målet för företaget – nämligen att maximera vinsterna.

Ekonomiska mål

Det primära målet för personalavdelningen ur ekonomisk synpunkt är att göra företaget lönsamt. Det innebär att personalavdelningen måste säkerställa att rätt medarbetare finns på rätt plats vid rätt tidpunkt och att de arbetar effektivt och produktivt. Det handlar om att minimera kostnader och samtidigt maximera prestanda. Konkret innebär detta:

• Optimal personalplanering: Säkerställa att alla positioner inom företaget är rätt bemannade och att över- eller underbemanning undviks för att minska onödiga kostnader.
• Kostnadseffektiv personalutveckling: Utbildnings- och utvecklingsprogram måste utformas så att de ger hög avkastning på investeringen och gör det möjligt för medarbetarna att arbeta mer produktivt.
• Effektiva löne- och förmånstrukturer: Lön- och lönestrukturen måste vara utformad så att den motiverar medarbetarna, samtidigt som den är ekonomiskt hållbar för företaget.

Sociala mål

Förutom de ekonomiska målen har personalavdelningen också sociala mål som syftar till att skapa en positiv arbetsmiljö och främja medarbetarnas välbefinnande. Detta är inte bara i medarbetarnas intresse utan bidrar indirekt till att uppnå de ekonomiska målen, då nöjda medarbetare vanligtvis är mer produktiva och lojala. De sociala målen inkluderar:

• Främjande av medarbetarnas tillfredsställelse: Skapande av en arbetsmiljö där medarbetarna känner sig uppskattade och väl stödda. Detta kan uppnås genom flexibla arbetstider, hälsofrämjande program eller en öppen företagskultur.
• Stöd för arbete-livsbalans: Genom åtgärder som möjliggör för medarbetarna att balansera arbete och privatliv bidrar personalavdelningen till att minska stress och förebygga utbrändhet.
• Säkerställande av lika möjligheter och mångfald: En mångfaldig och inkluderande arbetsmiljö främjar innovation och kreativitet. Personalavdelningen ansvarar för att alla medarbetare behandlas rättvist och ges samma möjligheter, oavsett kön, härkomst, sexuell läggning eller andra personliga egenskaper.

Även om dessa sociala mål i huvudsak verkar ligga i medarbetarnas intresse, stöder de slutligen företagets övergripande ekonomiska mål. En harmonisk och stödjande arbetsmiljö bidrar till att minska omsättningen och binda medarbetarna långsiktigt till företaget, vilket i sin tur sparar kostnader och ökar effektiviteten.

Sammanfattningsvis kan sägas att personalavdelningen inte bara hanterar medarbetare, utan också intar en strategisk roll som har en betydande inverkan på företagets framgång. Genom att balansera ekonomiska och sociala mål ser personalavdelningen till att företaget är lönsamt och samtidigt skapar en företagskultur där var och en kan se sig själv i en attraktiv arbetsmiljö.

Mitt avslutande sammanfattning för dig

Även om vissa kollegor kanske betraktar personalavdelningen som ett område där det händer lite, är verkligheten en helt annan. Arbetet inom personalavdelningen är komplext och kräver höga kvalifikationer, omfattande kunskap och mycket erfarenhet av social interaktion med människor. Denna sektor ser till att företaget fungerar smidigt genom att placera rätt personer på rätt platser och se till deras kontinuerliga utveckling och motivation.

Tänk dig att företaget är som en bil: De synliga delarna som ratten eller däcken är de anställda som driver företaget framåt. Men personalavdelningen är som olja och bensin i fordonet, vilket får allt att fungera smidigt. Utan dessa ämnen kommer inte en bil långt - precis som ett företag utan en stark personalavdelning.

Vi är tacksamma, kära läsare, att du har läst ända till slutet och önskar dig stor framgång i ditt arbete!