Mellan co-working space och homeoffice – Stefan Riedl rör sig sedan år mellan dessa två arbetsvärldar. Han finner ljuset där och där – precis som skuggan. Och sen uppstår denna fråga: Behövs det fysiska kontorsutrymmet överhuvudtaget? En erfarenhetsberättelse ...
Att besvara e-post, kommentera arbetsblad, förbereda presentationer och hålla möten med kollegor – allt detta är inga skäl till varför man egentligen behöver gå till kontoret. Eller kanske ändå? Sen världen och alla dess rotade och vana processer skakades ordentligt på grund av Corona-pandemin 2020/21, var det tydligt att det inte fanns någon väg tillbaka när det gäller digitalisering, framsteg och en ny sorts arbetsmodell. Jag själv har praktiserat denna modell sedan 2013 och vill dela med mig av mina erfarenheter till dig.
Hybridarbete och co-working
Hybridarbete innebär att man tillbringar en del av sin ordinarie arbetstid på kontoret, byrån eller företaget och en annan del hemma eller – om man känner sig instängd där eller plågas av vassa Lego-bitar under fötterna – i s.k. co-working-spaces. Det är stora kontorsutrymmen som har specialiserat sig på människor som temporärt behöver en plats att arbeta på.
Främst hittar man sådana erbjudanden i varje större stad, och "temporärt" syftar i detta fall inte på korttidsarbete, utan specifikt på den period då man arbetar. Med en "Daypass" får man tillgång för en dag från 9 till 17 och kan använda Wi-Fi, skrivare och kaffemaskin där och oavbrutet utföra sitt dagsverke. Eller så bokar man några veckor för ett projektorienterat projekt i co-working-utrymmet, ända till det sista alternativet: att man i princip alltid stannar där.
I vilket fall som helst är en sak klar: För denna typ av arbetsmodell krävs inte bara nöje i autonomt arbete. Nej, även nya spelregler i det sociala samspelet måste definieras för att det bästa ska kunna växa fram ur tiden utanför kontoret – då den både innebär utmaningar och möjligheter.
Fördelar med co-working-spaces
När man är på "Co-Working" för första gången, börjar en spännande dag, liknande den på en ny firma: man lär känna en mängd "kollegor" där, alla sysslar med olika aktiviteter, och därför erbjuder utrymmet också en diversifierad ekosystem av olika branscher och områden. Är du ensam på lunchen? Bara om du själv insisterar på det. Moderna arbetsplatser i industriell loft-stil? Mer än gärna! I s.k. think tanks kan man "brainstorma" i lugn och ro tillsammans, och nya idéer tar form medan en trevlig pratstund kan startas vid skrivaren. Sammantaget är arbetsområdena mycket inriktade på tystnad och lugn. Att prata i telefon är nämligen enligt husordningen reserverat i de särskilda telefonbåsen. En genomtänkt koncept ger således en trevlig atmosfär.
I en co-working-space förenas många positiva aspekter: Genom de flexibla besökstiderna kan man smidigt sköta familjeliv och arbete. Även om det ibland är rörigt hemma som på en cirkus, kan en flykt till co-working ge riktiga underverk. Tiden är också begränsad, och man arbetar på ett mycket effektivt sätt igenom sin att-göra-lista. Skriv ut något snabbt på den gemensamma skrivaren på kvällen? Inga problem. Förvara medhavd lunch i kylskåpet? Fungerar precis som i vilket annat personalrum som helst (även om det bara är bra temporärt).
Talanger kan rekryteras där de faktiskt är hemmahörande, och överlag är bostadsorten fri för medarbetare, som min egen personliga exempel visar: Medan vår byrå är belägen i Waren (Müritz) är jag personligen placerad i södra Tysklands tredje största stad: Augsburg. Jag och mina chefer skiljs således av otroliga 750 kilometer. Dåliga förhållanden för känsliga patriarker med en benägenhet för att övervaka medarbetarna.
För personer med sund tillit och en resultatbaserad syn på saker och ting (som mina chefer) är hybridarbete däremot ett logiskt alternativ och en effektiv metod. Även eftersom företag gynnas av sådana arbetsmodeller, då mindre kontorsutrymme behöver hyras och medföljande kostnader sparas direkt.
Inga tvivel: En sådan flexibilitet ökar generellt sett deltagarnas tillfredsställelse och den personliga balansen mellan liv, arbete och sömn. Och senaste från naturvetenskapen är välkänt att allt reproducerar sig efter sin art: Nöjda chefer skapar nöjda medarbetare som i sin tur skapar nöjda kunder osv. Win-win-win alltså.
Nackdelar med Co-Working-Spaces
Som det brukar sägas? Där det finns mycket ljus, finns också mycket skugga. Som alltid beror detta helt på ens egen synvinkel, men i vissa fall är det helt enkelt dosen som gör giftet. Så det finns ett antal nackdelar, som säkerligen också borde övervägas för att undvika en permanent frontalkrock med gott humör. Även om det förmodligen inte händer så ofta, är inte Co-Working Space alltid den sprichwörtliga jobb-Eden av tystnad. Hänsynslösa kollegor, en bullrig miljö, smutsiga kök eller dåligt utrustade kontorsenheter ... Listan på möjliga fel kan vara lång. Listan på motgångar ännu längre.
Dessutom kommer de kollaborativa aspekterna: Den som inte är fysiskt närvarande på kontoret permanent kommer också ibland att glömmas av stamtruppen på plats. Inte av illvilja, bara för att ansträngningen att skicka ett mejl eller ta till telefonen helt enkelt är högre än att snabbt ropa ut de senaste nyheterna till medarbetarna genom den öppna kontorsdörren. Härifrån kommer även rädslan för hemmakontoret eller medarbetaren, att missa något – obetydligt om det nu är en högintressant nyhet eller en obetydlig bagatell.
I omvänd ordning saknar kollegerna på plats ofta detaljerad information om vad medarbetaren ute vid sidan faktiskt arbetar med för tillfället. Man är aldrig där, och man stöter inte heller på varandra vid kylskåpsdörren eller vid dokumentförstöraren. Det händer lätt att man helt enkelt ignoreras. Att leda ett centralt organiserat team från en decentraliserad position blir en balansakt. Vi behöver inte ens tala om teambuilding, integration i strukturen eller onboarding av nya medarbetare när det gäller distansarbete ...
Många nackdelar gäller även för hemmakontoret. I de egna fyra väggarna är man faktiskt vilse utan lämplig teknik, oförmögen att ansluta utan fiber, och utan en bra HD-kamera ser man sig själv som "oskarp" i varje möte minst sagt. Så data visar att på grund av de många videomötena under Corona har det också noterats en märkbar ökning av skönhetsoperationer, rapporterade ZDF.
Det bästa av två världar
Corona har lärt oss en hel del, men tre saker särskilt som jag tycker är värda att nämna i detta sammanhang:
- Tekniken, hårdvaran och mjukvaran måste helt enkelt vara uppdaterade. Det gynnar inte bara företaget utan också medarbetarna.
- Sanningen är: För att göra det vi behöver göra måste många av oss inte gå till kontoret, till en byrå eller till ett företag varje dag.
- Bara hemarbete i sig kan dock latent göra en isolerad, isolera människor från varandra (och ibland belasta plånboken genom skönhetsoperationer).
Som företagare krävs det alltså mer än att bara tränga anställda in i sina egna fyra väggar och hoppas på att verksamheten fortsätter som förut. Och för medarbetaren krävs det en respektabel mängd eget initiativ och självorganisering för att kunna bocka av checklistorna till allas tillfredsställelse i slutet av dagen. Så föddes det hybrida modellen av den gyllene medeln: Delvis tillbringar man tiden på kontoret och delvis hemma eller på ett co-working-space.
En heltidsarbetsmodell från de senaste decennierna, där man helt enkelt slog ihjäl tiden, är säkerligen inte hållbar för framtiden. Men att lämna människor bara hemma och överlåta dem åt sitt öde innebär också faror. Inte bara för den drabbade, utan också för företagets styrka: Direkta ansikte-mot-ansikte-möten är i vilket fall som helst en avgörande del av vårt mänskliga välbefinnande. De utgör en viktig social grund för kommunikation och interaktion. Offline finns det möjligheter redan från kl. 7:30 att sprida god stämning med vinkande armar, eller under senare möten i cafeteria, att stanna i korridoren eller ha en tvåminuters pratstund med kollegan från redovisningen.
Det är från sådana interaktioner som det uppstår möjligheter till vänskapar även utanför arbetet: Man pratar om helgerna, hobbyn, familjeförökningen eller sport. Och om ingen idrottar, så kan man i varje fall diskutera sportevenemang i mängd. Varje interaktion stärker anslutningen till dessa människor. Och det är just dessa anslutningar som utgör det väsentliga kravet för riktigt starka team, med viljan att rycka in när det behövs, att gå den extra milen eller att frivilligt organisera en evenemang. Precis sådana team som utmärks av en tolerant samarbetsanda och en stark sammanhållning som gemenskap och som endast genom detta är kapabla till en enorm topprestation.