Google Docs: 12 tips & tricks från praktiken

Starta webbläsaren och öppna Google Docs - varje dag får vi skriva flitigt i webbapplikationen. De faktiskt användbara förkortningarna och verkligt användbara funktionerna vi har stött på hittills sammanfattar vi här för dig... Topp tips och tricks direkt från praktiken!

Vår grupp har nu samlat på sig massor av erfarenheter när vi använt Google Docs, och vi skulle gärna dela med oss av dem till dig. 11 och fler beprövade tips och tricks från vårt arbete för din vardag... Låt oss börja direkt!

• 01 | Samma stilar i alla dokument
• 02 | Enkel struktur: automatiskt innehållsförteckning
• 03 | Direkt till textstället: Placera bokmärken
• 04 | Klick och där: Länkar till rubriker och bokmärken
• 05 | Länka mellan Google Docs och Google Tabeller
• 06 | Räkna ord och tecken
• 07 | Topp tio genvägar
• 08 | Formatera tabeller och aktivera/inaktivera rullning av rader
• 09 | Löst: problemet med checklists (UPPDATERING)
• 10 | Arbeta samtidigt i ett dokument
• 11 | Dra bilder i full kvalitet från ett Google Docs-dokument
• 12 | Kort info: Ytterligare tips och tricks

1 | Struktur för alla dokument: Skapa dina egna standardstilar

Vi använder Google Docs bland annat för att mer utförligt beskriva för våra utvecklare vilka ändringar som har gjorts på TutKit.com eller vilka nya funktioner som ska utvecklas för plattformen. Det kan snabbt bli många sidor, 10, 30, 50 eller fler samt många dokument.

Särskilt när det gäller omfattande projekt är vårt råd: Använd Googles standardstilar eller skapa dina egna. För närvarande kan du använda stilar för normal löptext, dokumenttitel, underrubrik och tre olika rubriknivåer.

Fördelen med standardstilar (likt andra textbehandlingsprogram): Med dem kan du senare, med endast ett klick, skapa en automatisk innehållsförteckning. Dessutom kan du enkelt skapa länkar till rubrikerna i din text.

Applicera standardstilar: Markera det textområde där du vill använda stilen, eller placera markören vid en textställe i avsnittet du vill formatera. Öppna menyn för standardstilar och välj den önskade stilen.

Skapa egna standardstilar: Formatera en textdel i dokumentet på det sätt du vill ha en specifik stil. Öppna menyn för standardstilar. Välj funktionen Uppdatera stil enligt behov för den önskade stilen.

Definiera personliga standardstilar för användning i alla Google Docs-dokument: Uppdatera alla standardstilar enligt dina önskemål genom Uppdatera stil enligt behov. Öppna menyn för standardstilar och välj under Alternativ funktionen Spara som personliga standardstilar. Från och med nu kan du använda dina personliga stilar i varje Google Docs-dokument (under Alternativ på Stilar, klicka på Använda mina standardstilar).

2 | Enkel struktur: Dokumentstruktur, automatiskt innehållsförteckning

Om du följer 1 så blir 2 enkelt. Genom att använda standardstilarna för dina rubriker vet Google Docs hur ditt dokument är uppbyggt. Genom den lilla listikonen vid vänsterkanten kan du när som helst nå dokumentstrukturen och hoppa från rubrik till rubrik.

Förresten, när vi pratar om hoppande - här är tre genvägar att komma ihåg:

• Öppna dokumentstrukturen: Ctrl + Alt + A + H eller Ctrl + Cmd + A + H
• Hoppa till nästa rubrik: Ctrl + Alt + N + H eller Ctrl + Cmd + N + H
• Hoppa till föregående rubrik: Ctrl + Alt + P + H eller Ctrl + Cmd + P + H

Genom fliken Sätt in kan du med bara ett klick automatiskt skapa en innehållsförteckning för ditt dokument. När den är på plats kan du när som helst uppdatera den genom att klicka på pil-ikonen i övre vänstra hörnet av förteckningen och sedan hoppa direkt till motsvarande plats i dokumentet genom att klicka på en post i förteckningen.

3 | Alltid snabbt på plats: Skapa bokmärken

"Kära Stefan, kan du snabbt kolla över det?"... Ofta behöver teamkollegor inte läsa igenom hela 100-sidorspamfletten. Istället vill man regelbundet peka dem på en specifik del. För detta passar bokmärkesfunktionen utmärkt: Klicka helt enkelt på Sätt in, välj Bokmärke, kopiera dess länk och skicka.

Antagligen en av våra favoritfunktioner i Google Docs, eftersom den faktiskt används mycket: för interna dokumentlänkar (se punkt 4), för länkar i vårt programmerares ticketersystem och även för länkar i vårt sociala medieredaktionsplans bord.

4 | Klick och där: Infoga länkar till rubriker och bokmärken

Du skriver och skriver och sedan vill du plötsligt hänvisa till en annan plats i dokumentet? Det fungerar utmärkt användarvänligt i Google Docs genom fönstret för Länka-. Så här öppnar du det:

• Klicka på kedjesymbolen i menyn.
• Eller högerklicka och välj Länka i kontextmenyn.
• Ännu bättre: Tryck på tangentbordet Ctrl + K eller Cmd + K.

Nederst i Länka-fönstret hittar du den verkliga magin av den här funktionen: Rubriker och bokmärken. Där finns en snygg lista med alla dina rubriker och bokmärken för direktlänkning tillgängliga. Otroligt praktiskt!

5 | Väl förbunden: Länkar till specifika celler i Google Sheets

Med bokmärkena som beskrivits ovan kan du skapa länkar till en specifik del av ett Google Docs-dokument och till exempel placera dem i en tabell i Google Sheets.

Fungerar det även andra vägen? Kan man hämta länkar till en specifik cell i en Google-tabell? För detta behövde vi verkligen en lösning, och se där, det fungerar annorlunda – men det fungerar:

Genom att högerklicka på den relevanta cellen öppnar du alternativmenyn och väljer Mer åtgärder för celler. Just där gömmer sig vad vi behöver: funktionen Hämta länk till denna cell. När du klickar på den, hamnar den i urklipp ...

... och kan sedan användas vidare och till exempel infogas i ett Google Docs-dokument ... Vi använder regelbundet bokmärken i Google Docs och länkar till specifika celler i Google Sheets för att hoppa fram och tillbaka mellan tabeller och dokument.

6 | Ha koll på antalet ord: Visa antalet ord

Ofta - verkligen mycket ofta handlar det vid skrivande av texter om antalet ord eller tecken. Hur lång är således det dokument du just arbetar med? Det kan du ta reda på i Google Docs under Verktyg och Räkna ord eller med kortkommandot Ctrl + Shift + C.

I fönstret kan du också aktivera visningen av ordantal medan du skriver. Sedan har du längst ned i ditt dokument en meny tillgänglig där du när som helst kan få ange antalet sidor, ord, tecken med och utan mellanslag. Och räknefunktionen fungerar även om du markerar enskilda stycken text.

7 | Håll fingrarna på tangentbordet: Använd genvägar

Ctrl + C för att kopiera, Ctrl + V för att klistra in, Ctrl + Z, för att ångra senaste åtgärden, samt Ctrl + A, för att markera all text ... Dessa och många andra genvägar förkortar inte bara vägen till önskat resultat i Google Docs. Där använder vi naturligtvis även dessa angivna kortkommandon regelbundet - och dessutom dessa, vår personliga Top 10 av genvägar för Google Docs:

Förrest: Kombinationen Ctrl + Alt + N står förmodligen för "nästa", alltså att öppna nästa element, kombinationen Ctrl + Alt + P förmodligen för "föregående", alltså att öppna föregående element. När man väl har lärt sig detta och lägger till en annan av följande bokstäver till kombinationerna, hoppar man enkelt genom dokumentet - här är några små nycklar:

8 | Celler, rader, kolumner och radöverflöd: Formatera tabeller

Känner du igen det? Tabellen börjar på ena sidan, sträcker sig till nästa - och en rad sitter typ fast mellan sidorna. Det kan vara okej. Men man behöver inte gilla det.

Om du insisterar på att denna överskjutande rad vackert börjar överst på nästa sida, då: Öppna genom att högerklicka på tabellen snabbmenyn och välj Tabellinställningar. Fäll ut avsnittet Cell i menyn och avmarkera kryssrutan Tillåt radöverflöd på nästa sida. Voilà - raden hoppar till nästa sida.

Dessutom hittar du i Tabellinställningar andra justerings- och formateringsmöjligheter. De mest viktiga hittar du under Utriktning, där du kan bland annat välja den vertikala celljusteringen, samt under Färg, där du kan anpassa din tabells ram. Om du vill stänga av den, välj 0 pt i Linjetjocklek.

9 | Kan bockas av: problemet med checklistor (UPPDATERING)

Wow. Google Docs har nu uppmärksammat problemet med checklistor och löst det. Tidigare var det så att när man kunde lägga till checklistor med bara ett klick i dokumentet, gråades texten och ströks över när man kryssade i en kryssruta. För att undvika detta, var man tvungen att skapa en tabell där kryssrutor och texter placerades i två separata kolumner.

Som sagt - problemet med checklista är inte längre ett problem: Under symbolen för checklista kan man nu välja vilken typ av checklista man vill använda: En typ behåller allt som det är (texten stryks över när en kryssruta kryssas i). Den andra typen har bara en bock i rutan. En liten och enkel men vackert praktiskt komplettering.

10 | Arbeta tillsammans i ett dokument: Hur bra går det?

Som tidigare nämnt, använder vi främst Google Docs när dokument ska redigeras av eller granskas av andra personer. Detta besvarar redan frågan i början av denna avsnitt: Google Docs verkar verkligen vara förutbestämt för att arbeta tillsammans på ett dokument.

Enkelt bjud in de andra redigerarna (via Fil > Dela eller den tjocka blåa knappen längst upp till höger) och ge dem önskade rättigheter. Åskådare kan endast läsa dokumentet. Kommentatorer får lägga till kommentarer. Och Medredigerare får full läs- och skrivrättigheter.

För att kommentera, markerar du området och lägger till kommentaren via Infoga > Kommentera. Om du använder @-tecknet kan du till och med direkt adressera enskilda personer. Det fungerar för övrigt även i dokumentet självt.

Naturligtvis kan medredigerare bearbeta dokumentet fritt som de vill. Problemet är att det då fortfarande går att spåra vem som ändrat vad genom versionshistorik (tillgänglig under Fil eller via genvägen Ctrl + Alt + Skift + H). Men samarbetet fungerar effektivt många gånger genom att använda Föreslåläge.

Alla deltagare kan aktivera detta genom att klicka på pennsymbolen Redigera. Om de nu gör ändringar i dokumentet sparas dessa först som förslag. Nya textavsnitt är markerade med färg, och borttagna områden är överstrukna.

När medredigerarnas förslag finns i dokumentet kan de accepteras, avvisas eller kommenteras genom automatiskt tillagda kommentarsfält. Som sagt: Föreslå läge kan vara extremt användbart vid samarbete i ett dokument!

11 | Inbäddade bilder i högsta kvalitet ladda ner

Främför dig ligger Google Docs-dokumentet från en annan person, inklusive många bilder? Och just de vill du kopiera i samma kvalitet som de sattes in i dokumentet? Med vanligt kopiera och klistra in når du tyvärr inte långt eftersom du då endast får kvaliteten som visas för dig i Google Docs.

Så här gör du: Klicka på Fil och Ladda ner och välj Webbplats (.html, .zip). Då packar programmet samman hela dokumentet åt dig. I ZIP-filen du laddar ner kommer du också att ha alla bilder i högsta möjliga kvalitet tillgängliga.

12 | Kort noterat: Ytterligare tips för Google Docs

Var det allt? Nej! Här är några fler små tips och tricks för Google Docs, som vi själva hittills bara har provat snabbt:

Ändra bakgrundsfärg & Ställ in sidan i liggande format

Vill du inte ha svart på vitt? Eller behöver du liggande format? Du kan ange bakgrundsfärgen i ditt dokument samt pappersformat och sidorientering under Fil i Sidlayout.

Lägg till fotnoter

Du anger storleken på sidhuvud och sidfot under motsvarande avsnitt under Format. Där kan du också ställa in att den första sidan ska skilja sig från resten av dokumentet och att sidhuvud och sidfot ska visas olika på jämna och udda sidor. Fotnoter lägger du enklast till med tangentbordsgenvägen Ctrl + Alt + F.

Utforska-funktionen för snabb sökning

Vid Utforska handlar det i princip om en intern Google Docs-sökning. Du hittar funktionen under Verktyg. Som ett alternativ kan du nå den nere till höger med symbolen med pratbubblan och stjärnan eller med genvägen Ctrl + Alt + Skift + I. Skriv in din sökterm i Utforska-fönstrets sökfält - redan får du lämpliga resultat i kategorierna Webb, Bilder och Drive.

Stavnings- och grammatikkontroll

Om du vill använda Google Docs interna funktion för stavnings- och grammatikkontroll, hittar du den under Verktyg. När den är aktiverad hoppar du från en (till synes) fel till nästa och kan acceptera eller ignorera ändringsförslaget.

Översätt dokument från Google Docs

Också bland Verktyg finns översättningsfunktionen från Google Docs. Om du använder den, måste du ange målspråket och namnet på det nya dokumentet i det relevanta fönstret. Applikationen översätter sedan hela din text. Verkar åtminstone ge acceptabla resultat som säkert bör redigeras manuellt efteråt.

Infoga vattenstämpel

Ganska ny är funktionen för vattenstämpel, som finns under fliken Infoga. Här kan du välja om du vill skapa en vattenstämpel baserad på en text eller en bild. Med texten kan du självklart ställa in själva textinnehållet samt dess typsnitt, formatering, transparens och justering. Ser ut så här i resultatet:

Spara som DOCX för Word

Om du föredrar att fortsätta arbeta med ditt dokument i Word eller spara det lokalt på din dator, kan du spara det som DOCX under Fil och Ladda ner. Dina standardstilar som till exempel formateringen av rubrikerna kommer att överföras.

Generellt är det värt att ta en titt på området Ladda ner. För närvarande kan dokument där sparas i formaten DOCX, ODT, RTF, PDF, TEXT, HTML och EPUB.

Kolla in vår videohandledning om Google Docs

Vill du ha ännu mer kunskap om Google Docs? Kika in i vår videouppvisning om applikationen nu. Där visar Tobias Becker dig hur du till exempel gör dina formateringar, arbetar med tabeller, bilder och grafik samt infogar ritningar och använder textfält.

Vi hoppas att du har fått några värdefulla tips och önskar dig mycket nöje och glädje med att arbeta med eller kanske till och med experimentera med Google Docs.