Kort handledning och exempel på redigering av en fakturamall

Här får du lära dig hur du kan redigera fält i Word och uppdatera allt i ett Word-dokument. Kortfattat och sedan mer detaljerat förklarat med hjälp av exemplet på våra Word-fakturamallar.

Snabbnavigering

• Kort handledning: Redigera fält i Word och uppdatera allt
• Uppdatera fält i Word – generellt arbetsflöde för våra fakturamallar
• Lägg till och redigera nya fält – anpassa fakturamallarna
• Redigera alla fält och uppdatera allt – tips för en effektiv arbetsgång

Kort handledning: Redigera fält i Word och uppdatera allt

Så här visar du alla fältfunktioner för att redigera fält i Word:

• Markera hela dokumentet med kortkommandot Ctrl + A.
• Öppna kontextmenyn genom att högerklicka.
• Klicka där på Aktivera/Inaktivera fältfunktioner.

Så kan du uppdatera allt i ett Word-dokument, som t.ex. fält eller innehållsförteckning:

• Markera hela dokumentet med kortkommandot Ctrl + A.
• Tryck sedan på tangenten F9.

Uppdatera fält i Word – generellt arbetsflöde för fakturamallar

Våra fakturamallar för Word innehåller fält för automatisk beräkning av värden. I detta exempel förklarar vi hur du redigerar enskilda och alla fält i ett Word-dokument:

Efter nedladdning av versionen av Word-fakturamallen som har en beräkningsfunktion, om du klickar på ett nummer i den bakre kolumnen där totalpriserna beräknas, blir det gråmarkerat. Detta beror på att det är fält med formler. I det visade exemplet multiplicerar fältet i kolumnen Totalt den angivna kvantiteten i raden med det relaterade enhetpriset.

Om du ändrar värden som ett fält använder för beräkning förblir resultatet i fältet inledningsvis oförändrat.

För att fältet ska göra en ny beräkning måste du uppdatera fältet. Det finns tre möjligheter för detta:

• Uppdatera enskilt fält via kontextmenyn: Högerklicka på fältet och välj Uppdatera fält.
• Uppdatera enskilt fält med kortkommando: Välj fältet genom att klicka med vänster musknapp och tryck sedan på tangenten F9.
• Uppdatera alla fält i Word-dokumentet: Markera innehållet i hela dokumentet med Ctrl + A. Tryck sedan på F9.

Lägg till och redigera nya fält – anpassa fakturamallen

Självklart kommer dina fakturor sällan att ha samma antal fakturarader. Om du vill lägga till fler rader, går du tillväga på följande sätt:

Högerklicka i raden med den aktuellt sista positionen. I den kontextuella menyn väljer du under Infoga alternativet Infoga rad nedanför.

Fyll den nya raden med de önskade värdena. För att automatiskt beräkna totalpriserna i den bakre kolumnen väljer du helt enkelt ett redan existerande fält: Markera ett fält i en av de övre raderna, kopiera det och klistra in det i den nya raden.

När du nu uppdaterar fältet kommer du att märka att värdena är felaktiga. Anledningen är att formeln hänvisar till cellerna som angavs i det fält du kopierade. Så du måste justera referenserna i formeln nu.

Du kan visa formeln för ett fält genom att högerklicka på fältet och välja Aktivera/avaktivera fältfunktioner.

Nu kan du ändra referenserna. Cellnummereringen fungerar precis som i Excel: Räkningen börjar i översta vänstra hörnet på tabellen med cell A1.

I det visade exemplet: I kolumnen Total kopierades fältet för den nya positionen tidigare från rad 5 i tabellen. För att nu beräkna det korrekta värdet för rad 6 har vi ställt in referenserna till D6 och E6.

Viktigt: Även nettopriset, momssumman och den totala fakturasumman beräknas automatiskt. När du lägger till nya rader i din tabell måste du också ändra de referenser som finns där. Det gäller även om du tar bort befintliga rader.

I det visade exemplet: För att inkludera den nya raden 6 i de totala summeringarna nedan måste referenserna där också ändras från F5 till F6.

När du har justerat alla formler korrekt, avaktiverar du fältfunktionerna igen (högerklick > Aktivera/avaktivera fältfunktioner) och uppdaterar fälten.

Redigera alla fält och uppdatera allt – Tips för en snabb arbetsprocess

För att snabbt anpassa fakturamallarna till dina fakturarader rekommenderas följande arbetsflöde:

Öppna Word-mallen och lägg till raderna för alla nya positioner på din faktura samt de relevanta uppgifterna för alla positioner. Eller ta bort för många befintliga rader.

Kopiera nu en av fälten från kolumnen för totalpriserna och klistra in dem i alla nya rader.

Markera hela dokumentet med kortkommandot Ctrl + A. Klicka med höger musknapp och välj i kontextmenyn att visa alla fältfunktioner.

Anpassa nu referenserna för alla nyinfogade fält samt för nettobeloppet, momsbeloppet och det totala beloppet.

Markera igen hela dokumentet, stäng av fältfunktionerna via kontextmenyn och tryck F9 för att uppdatera alla fält.