I vår hjälpartikel fokuserar vi på en väsentlig del av professionell dokumentation: innehållsförteckningen. En välstrukturerad innehållsförteckning i Word är inte bara varje dokument's visitkort, den underlättar också navigationen och betydligt förbättrar läsbarheten. Oavsett om det handlar om vetenskapliga arbeten, affärsrapporter eller personliga projekt, förmågan att effektivt skapa en innehållsförteckning är en oumbärlig färdighet.

I denna artikel presenterar vi två huvudmetoder för att skapa innehållsförteckningar i Microsoft Word: manuellt och automatiskt. Varje metod har sina egna fördelar och tillämpningsscenarier, beroende på de specifika kraven i ditt dokument och dina personliga preferenser.

Manuella innehållsförteckningar ger dig fullständig kontroll över utformningen och innehållet i din förteckning. Detta tillvägagångssätt är idealiskt om ditt dokument har en unik struktur eller om du behöver speciella formateringar som går utöver Word's standardalternativ.

Automatiska innehållsförteckningar å andra sidan använder Word's inbyggda funktioner för att känna igen rubriker och undertitlar och generera en innehållsförteckning baserad på det. Denna metod sparar tid och är särskilt användbar när du arbetar med omfattande dokument, eftersom ändringar i dokumentstrukturen automatiskt uppdateras i innehållsförteckningen.

För att utforska båda metoderna ingående erbjuder vi inte bara en skriftlig guide, utan också en pedagogisk videohandledning. Vårt mål är att ge dig verktygen du behöver för att oavsett din kunskapsnivå kunna skapa en innehållsförteckning efter dina önskemål. Oavsett om du är nybörjare eller en erfaren Word-användare kommer vår hjälpartikel att hjälpa dig att lyfta dina dokument till nästa nivå.

Skapa manuell innehållsförteckning i Word

En manuell innehållsförteckning i ett dokument är en självskapad översikt över strukturen och innehållet i dokumentet. Till skillnad från en automatisk innehållsförteckning som skapas av Word genom att känna igen och sammanfatta rubriker och undertitlar, skapas den manuella innehållsförteckningen helt av användaren. Det innebär att användaren manuellt skriver in och formaterar kapitel- eller avsnittsrubrikerna samt motsvarande sidnummer. Det möjliggör en fullständig anpassning av design och innehåll, men kräver mer ansträngning eftersom ändringar i dokumentet inte automatiskt uppdateras i innehållsförteckningen. Manuella innehållsförteckningar är särskilt användbara i dokument som kräver en specifik eller ovanlig struktur som automatiska innehållsförteckningar inte kan fånga korrekt. I de flesta fall används dock automatiska innehållsförteckningar av enkelhetsskäl.

Vi har en video om hur man skapar en manuell innehållsförteckning åt dig här (det är en del av Träningskursen Word för nybörjare: Lära sig grunderna från A till Ö):

Texthandledning för manuell innehållsförteckning

Steg 1: Förbereda dokumentet

• Strukturera texten: Innan du börjar med innehållsförteckningen bör du strukturera din text. Använd rubriker och undertitlar för att definiera din dokuments struktur.
• Formatera rubriker: Markera rubrikerna och använd formatmallarna "Rubrik 1", "Rubrik 2" osv. Detta hjälper Word att känna igen din dokuments struktur.

Steg 2: Välj plats för innehållsförteckningen

• Framsida: Bestäm var din innehållsförteckning ska visas. Vanligtvis är den i början av dokumentet.
• Ny sida: Lägg till en ny sida vid önskad plats genom att trycka på önskad plats Ctrl + Enter.

Steg 3: Infoga manuell innehållsförteckning

• Gå till fliken Referenser.
• Klicka i avsnittet Innehållsförteckning på rullgardinspilen och välj Manuell innehållsförteckning.

Steg 4: Lägg till poster manuellt

• När du har infogat den manuella innehållsförteckningen är det dags att lägga till posterna manuellt.
• Skriv text: Skriv in titlarna på dina kapitel eller avsnitt så som de visas i dokumentet.
• Tilldela sidnummer: Lägg till det motsvarande sidnumret bredvid varje titel.
• Formatering: Använd tabstopp eller tabulatortangenten för att justera sidnumren högerjusterat och lägg till en ledningslinje om du vill.

Steg 5: Uppdatera och kontrollera

• Även om din innehållsförteckning är manuell, bör du regelbundet kontrollera och uppdatera den, särskilt om du gör ändringar i dokumentet som kan påverka sidnumren.
• För att uppdatera innehållsförteckningen måste du manuellt justera posterna och sidnumren eftersom det inte sker automatiskt.

Tips för innehållsförteckningen i manualen:

• Bevara konsistens: Se till att formateringen av din innehållsförteckning är konsekvent för att bevara professionalitet.
• Använd hyperlänkar: För digitala dokument kan du lägga till hyperlänkar till rubrikerna i texten för att underlätta navigeringen. Detta måste dock göras manuellt för varje post.

Med dessa steg kan du skapa en manuell innehållsförteckning i Word som passar perfekt till ditt dokument. Denna process ger dig full kontroll över utseendet och strukturen av din innehållsförteckning. Det är meningsfullt att spara din innehållsförteckning så att du alltid har den till hands med ytterligare professionella Word-mallar.

Skapa automatisk innehållsförteckning i Word

En automatisk innehållsförteckning i Microsoft Word är en funktion som möjliggör skapandet och uppdateringen av en innehållsförteckning baserat på de rubrikformat som används i dokumentet. Word känner igen användarens fastställda rubriknivåer (som Rubrik 1, Rubrik 2 etc.) och genererar därifrån en strukturerad innehållsförteckning som innehåller titlarna och sidnumrerna för avsnitten. Denna förteckning kan när som helst uppdateras för att spegla ändringar i dokumentet, såsom tillägg eller borttagning av text, flyttning av avsnitt eller ändring av sidnumreringar. Den automatiska innehållsförteckningen förenklar dokumentskapandet avsevärt, förbättrar navigeringen inom dokumentet och ger det ett professionellt utseende.

Vi har en video för dig om hur du skapar en automatisk innehållsförteckning här (den är en del av Tränings Word-Kurs för nybörjare: Lära sig grunderna från A till Ö):

Text-tutorial för automatisk innehållsförteckning

Steg 1: Formatera rubriker

Innan du skapar en automatisk innehållsförteckning måste du se till att alla rubriker i ditt dokument är korrekt formaterade med Words inbyggda formatmallar. Word använder dessa formatmallar för att identifiera vilka textdelar som ska visas i innehållsförteckningen.

• Markera dina kapitelrubriker och tillämpa formatmallen "Rubrik 1".
• För underavsnitt, använd "Rubrik 2", "Rubrik 3" osv.
• Du hittar dessa formatmallar på fliken "Start" under "Formatmallar".

Steg 2: Infoga innehållsförteckning

När dina rubriker är formaterade kan du infoga innehållsförteckningen:

• Positionera markören där innehållsförteckningen ska visas, helst i början av ditt dokument.
• Gå till fliken "Referenser".
• Klicka på "Innehållsförteckning" och välj en av de erbjudna designerna eller klicka på "Anpassad innehållsförteckning" för att anpassa fler alternativ.

Steg 3: Anpassa innehållsförteckning

Om du väljer "Anpassad innehållsförteckning" kan du anpassa olika inställningar:

• Bestäm om sidnumreringen ska visas och om den ska vara högerjusterad med fyllningslinjer.
• Välj hur många nivåer av rubriker som ska ingå i innehållsförteckningen.

När du har gjort ditt val, klicka på "OK", och Word lägger till en innehållsförteckning baserat på dina rubriker.

Steg 4: Uppdatera innehållsförteckning

När du har gjort ändringar i ditt dokument efter att ha infogat innehållsförteckningen, som att lägga till eller ta bort rubriker eller ändra text, måste du uppdatera innehållsförteckningen:

• Klicka helt enkelt på innehållsförteckningen.
• En knapp "Uppdatera innehållsförteckning" visas. Klicka på den.
• Välj om du bara vill uppdatera sidnumreringen eller hela förteckningen.

Tips:

• Granska dina formatmallar: Se till att alla rubriker är konsekvent formaterade enligt Words formatmallar för att undvika fel i innehållsförteckningen.
• Använd förhandsvisningen: Innan du infogar innehållsförteckningen kan du se en förhandsgranskning av din innehållsförteckning i alternativen. Det hjälper dig att få en uppfattning om hur den kommer att se ut.

Med dessa steg kan du skapa en professionellt utseende, automatisk innehållsförteckning i ditt Word-dokument som underlättar navigationen och ger din dokument en strukturerad översikt.