Överföra format från Word till InDesign effektivt

Att arbeta med Adobe InDesign underlättas avsevärt om du först har gjort de rätta förberedelserna i Word. Överföringen av format och stilar från Word kan vara en utmaning, särskilt när dokumenten inte är ordentligt förberedda. I den här guiden lär du dig hur överföringen av stycken och teckenformat fungerar och hur dessa steg kan optimera ditt arbete i InDesign.

Viktigaste insikter

• Ett noggrant förberett Word-dokument påverkar kvaliteten på formatöverföringen i InDesign.
• Exakta namngivningar mellan Word- och InDesign-formaten underlättar importen avsevärt.
• Du kan effektivt bearbeta formaterad text och justera icke korrekt formaterad text på några få steg.

Steg-för-steg-guide

Vid import av Word-dokument till InDesign är det avgörande att förarbetet i Word-dokumentet är väl utfört. Det underlättar överföringen av formaten och säkerställer att arbetet i InDesign går smidigt. Låt oss gå igenom de nödvändiga stegen.

Först importerar du ditt Word-dokument till InDesign. Detta görs enkelt via menyn "Arkiv" och sedan "Placera". Detta steg är särskilt viktigt så att InDesign kan fånga alla tecken- och styckeformat korrekt.

När filen har importerats framgångsrikt bör du se att InDesign redan har tagit över en rad format från Word. Särskilt fördelaktigt är det om dessa format i Word har samma namn som i InDesign. Det gör att InDesign automatiskt använder de lämpliga stilarna, vilket avsevärt underlättar arbetet.

Men om du arbetar med ett oordnat förberett Word-dokument kan det hända att effektiviteten lider. Det är sällan dokument är perfekt förberedda i praktiken. Ändå kan du arbeta bra även med mindre idealiska format.

En användbar funktion i InDesign är möjligheten att efterhand tilldela importerade format. Anta att du har importerat formaten "Rubrik 1", "Rubrik 2" och "Rubrik 3" från Word. Dessa format går lätt att känna igen genom den lilla symbolen som signalerar att det är importerade format. Du kan då enkelt tilldela dessa format till din rubrik.

Om du vill tilldela formaten sker det enklast via raderingshandlingen. Se till att du inte har något valt, och klicka sedan på den lilla papperskorgssymbolen i det nedre hörnet. InDesign kommer då att fråga vilket format som ska användas för att radera detta. Vid detta tillfälle kan du välja "Rubrik 1".

Upprepa helt enkelt processen för "Rubrik 2" och "Rubrik 3". Du kommer omedelbart att se en förbättring i formateringen, eftersom färger och stilar nu tillämpas mer konsekvent.

Om du var redo att göra några inställningar direkt vid importen finns det en möjlighet att öppna importalternativen. För att göra detta trycker du på "Ctrl + D" för att placera ditt RTF-dokument och håller ner Shift-tangenten för att öppna importalternativen. Här kan du redan i förväg tilldela vissa format till specifika InDesign-format.

När du arbetar med InDesign och Word och stöter på några problem kan det bero på otillräckligt arbete med teckenformat. Om tjock text har använts i Word-dokumentet, men inget motsvarande teckenformat finns, kan tilldelningen av dessa format vara knepig. Ibland, om författaren inte tillhandahåller teckenformat, återstår bara att temporärt ta bort styckeformatet.

Lösningen ligger i att rensa bort de smutsiga uppgifterna i ditt InDesign-dokument. Ibland tenderar man att direkt använda enkla formateringar som fet eller kursiv text i Word, vilket leder till avvikelser i formatet. InDesign visar detta med det lilla plusstecknet bredvid styckeformatet. Det betyder att inte allt har fångats av det tilldelade formatet och att du eventuellt behöver göra några justeringar.

Genom att följa dessa steg kan du säkerställa att importen av dina Word-dokument till InDesign sker så smidigt som möjligt. Noggrann förberedelse och tillämpning av rätt formateringar är nyckeln till en framgångsrik layoutprocess.

Sammanfattning – Överföring av format från Word till Adobe InDesign

I den här guiden har du lärt dig hur viktigt det är med en tydlig och noggrann förberedelse av Word-dokument för import till InDesign. Du har sett hur du kan tilldela format, justera dem manuellt och arbeta effektivt i olika scenarier. Utmaningen med ett oordnat Word-dokument kan du dock bemästra genom att vidta de rätta stegen för formatrening.