Hur kan jag professionellt, effektivt, ekonomiskt framgångsrikt och juridiskt säkert utföra mitt första fotojobb?
Offertskapande
Ni bör aldrig bara definiera er genom priset, utan alltid också genom kvaliteten på ert fotografiska arbete! Sålunda är det er pris-prestandaförhållande som måste stämma och som bör vara avgörande för att få ett jobb! Dessutom är det förbannat svårt, nästan omöjligt, att gå från en låg prisnivå och höja priserna igen.
Om jag tycker att en erbjuden ersättning verkar för låg, kan jag också tacka nej till en fotouppgift. För att utföra ett dåligt betalt jobb är min tid helt enkelt för värdefull, eftersom jag under tiden kan fotografera mycket bättre fria arbeten.
Att lämna ett anbud är inte bundet till en viss form. Ett e-postmeddelande med texten "Hej Herr XY, jag skulle fotografera de 10 produkterna enligt din beskrivning till priset av 800 euro plus moms" räcker helt enkelt för att vara rättsligt bindande. Det är dock alltid bättre att så långt som möjligt konkretisera anbudet för att senare inte hamna i tvist med kunden om denne hade en annan uppfattning om utförandet än ni. Så ni bör skriva anbudet så detaljerat som möjligt, även om ni därigenom återger kundens kravkatalog på nytt.
Om det uppstår resekostnader under genomförandet av fotouppgiften bör dessa (i förväntad omfattning) anges i anbudet. Om er kund dock accepterar en Rolls-Royce som hyrbil är nog relativt tveksamt ...
Ett anbud bör vanligtvis innehålla:
• Namn, adress och juridisk form för tjänstemottagaren (beställaren)
• Datum för anbudet, eventuellt med anmärkning om hur länge ni anser er vara bundna till detta anbud
• Angebotsnummer
• Antal förberedelse- och fotodagar
• Uppgiftsbeskrivning
• Planerat datum
• beräknade kostnader för assistenter, modeller, makeup-artister, etc.
• Omfattningen av fotografierna som ni lämnar till kunden
• Omfattningen av de nyttjanderättigheter ni tilldelar kunden
• Tekniken ni använder
• Avtalade uppgifter (omfattning) för den postproduktion som ni utför
• Resekostnader (för modeller, etc.)
• Kostnader för catering
• Indikation om betaltidpunkt (med exakt angivelse av datum)
• Notering "Användningen av fotografierna är endast möjlig efter godkänd full betalning."
• Notering "Priserna är nettobelopp, den lagstadgade momsen läggs till."
• Notering: "Eventuella andra kostnader, t.ex. kostnader för expressleverans etc., faktureras till beställaren efter kvitto."
• Pausbelopp för resa och övernattning(ar) eller indikation på förväntade rese- och övernattningkostnader • era bankuppgifter
• ert momsregistreringsnummer
• avtalad förskottsbetalning (om förskottsbetalning har avtalats).
I anbudet bör ni skriva ner allt ni har kunnat ta reda på från kundens sida om den planerade fotosessionen. Denna information är till för att stämma av så att ingen av er har andra uppfattningar (exempelvis om fotograferingens art eller omfattningen). I denna fotoserie av ett datacenter var leken med oskärpa en väsentlig del av min bildidé, vilket jag också kommunicerade till kunden enligt anbudsavtalet.
Om man inte fotograferar för privatpersoner utan bilderna ska användas kommersiellt av beställaren, så består fotografens huvudsakliga prestation inte längre i att ta (ofta tusentals) bilder, utan i att tilldela nyttjanderättigheter. Fotografen "tillåter" kunden att använda de av honom tagna bilderna inom en viss omfattning och för vissa ändamål.
Tilldelningen av nyttjanderättigheter sker utifrån sakliga, geografiska och tidsmässiga aspekter:
• Saklig differentiering: " För vad får kunden använda bilderna?" Möjliga sakliga användningsområden skulle till exempel vara: för internetbutik, för företagsbroschyr, för mässplakat, för tidningsannons, för reklamplakat, för produktförpackning, osv.
• Geografisk differentiering: " Var, på vilket område, får kunden använda bilderna?" Möjliga geografiska användningsområden skulle till exempel vara: i Düsseldorf, i Nordrhein-Westfalen, i Västtyskland, i Tyskland, i Tyskland och Österrike, i Europa, världen, osv.
• Tidsmässig differentiering: " Hur länge får kunden använda bilderna?" Möjliga tidslängder skulle till exempel vara: den 24.12.2011, i december 2011, i 3 månader, i 1 år, i 5 år, osv.
Med hjälp av nyttjanderättschemat kan anbud skrivas på ett utmärkt sätt; det är ett stort kalkylstöd, eftersom det tillåter differentieringar som tidigare inte var möjliga om man vanligtvis kalkylerat enbart utifrån tidsåtgången.
Exempel: Ni blir uppringda. Ni ska fotografera uppringarens flickvän, i underkläder. Uppringaren vill ha svartvita bilder, fotograferingen ska äga rum i 4 timmar. Er uppskattning är att göra fotouppdraget för 300 euro (inkl. moms), som uppringaren accepterar. Nästa dag är fotograferingen, bilderna blir fantastiska, modellen får alla bilder från er direkt på DVD. En vecka senare får ni ett andra samtal. Uppringaren är en vän till den första uppringaren och samtidigt marknadschef för en betydande underklädestillverkare. Ni har säkert redan anat det: Bilderna har imponerat på honom, och nu ska ni fotografera en modell som företaget ställer (och redan sminkad) i underkläder, i svartvitt och under en period av 4 timmar. På frågan om era arvodesförväntningar svarar ni spontant: 1 200 euro plus lagstadgad moms. Marknadschefen är chockad; hans vän hade rapporterat om fotokostnader på 300 euro inklusive moms.
Hur förklarar ni skillnaden för marknadschefen? Svaret är mycket enkelt: En privatperson visar bilder bäst bland vänner. De får inte publicera bilderna, inte ens på internet, om inte detta specifikt avtalats. En underklädestillverkare använder bilderna för reklam i tidskrifter och produktkataloger, för produktförpackningar, osv. Bilderna publiceras alltså i betydande omfattning. Då är det högre priset för samma fotografiska prestation och samma tidsåtgång rättfärdigad. I det aktuella fallet måste ni därför innan ni lämnar ett anbud fråga om planerad publiceringsomfattning, i sak-, geografisk och tidsmässig bemärkelse. Därefter kan ni skapa en exakt anpassad offert för planerade publiceringar.
När ni kalkylerar en offert är det inte avgörande hur lång tid fotograferingen förmodligen kommer att ta, för då skulle en underklädestillverkare som vill använda bilderna för reklam inte behöva betala mer än en privatkund om båda fotograferingarna skulle ta lika lång tid. Det avgörande är i vilken omfattning bilderna senare kommer att användas, alltså publiceras.
En mycket bra hjälp för att skapa offerter enligt denna beräkningsmall är boken "Bildhonorare" från Mittelstandsgemeinschaft Foto Marketing (MFM), utgiven av Bundesverband der Pressebild-Agenturen und Bildarchive e.V. (BVPA). Den kostar (tillsammans med handboken "Der Bildermarkt") 33 euro.
Bekräftelseskrivelse
Om ni har blivit uppdragna av er kund (muntligt eller skriftligt), bör ni sammanfatta uppdraget i alla detaljer och skicka det som en bekräftelseskrivelse till er kund igen, helst per fax eller rekommenderat brev. Det handlar om att eliminera eventuella oklarheter och upprepa era villkor för kunden, enligt vilka ni ska agera. Medan det ofta snabbt finns enighet om de grundläggande villkoren för ett uppdrag, gömmer sig djävulen som bekant i detaljerna.
I det finstilta (alltså i de allmänna affärsvillkoren, AGB) lurar ofta många oenigheter, och därför är syftet med detta bekräftelseskrivelse att påminna er kund om innehållet i era AGB och samtidigt göra dem till en del av avtalet. Väsentliga punkter i AGB kan vara: förfarandet vid betalningsdröjsmål, kundens kontrollskyldigheter efter mottagandet av bilderna, reklamationstid, möjligheter till förbättring, tvistlösningsförfarande, återlämning av original/datamedier, bildretuschering, osv.
Genomförande
Fotojobbet bör ske smidigt, effektivt ("do right things") och effektivt ("do things right"). För att säkerställa detta bör ni inte underskatta den tid ni har till förfogande. Dessutom är det klokt, även om ni är vana att arbeta ensamma, att ha åtminstone en eller flera assistenter med er. Inte bara för att hjälpa till med att sätta upp blixtanläggningen eller uppsättningen, utan också för att någon vid behov kan skickas iväg för att skaffa en saknad rekvisita, catering, passande kläder, osv.
Också om ni är av kaotisk natur och helst utför 25 saker samtidigt - strukturerad framfart hjälper er att inte tappa överblicken och kunna arbeta effektivt. Assistenterna kan hjälpa er med små uppgifter så att ni helt kan fokusera på de väsentliga sakerna - fotografering och samarbetet med kunden.
I motsats till många av mina kollegor har jag alltid sett det som berikande när kunderna var personligen närvarande på plats under fotograferingen. På så sätt säkerställs att kundens intressen fotograferas av mig. Samtidigt förhindrar närvaron av kunden eller en auktoriserad person att uppdragsgivaren kan reklamera fotografierna, för om jag fotograferar enligt instruktioner från den närvarande auktoriserade personen kan jag inte senare hållas ansvarig om resultaten inte uppskattas av uppdragsgivaren.
Förutsättningen är naturligtvis att jag regelbundet presenterar de digitala resultaten för den auktoriserade personen - nästan som en mellanrapport - bäst på datorskärmen, och att jag implementerar hans instruktioner eller förbättringsförslag.
Om ingen av uppdragsgivarens anställda är närvarande under fotograferingen, är det för att vara på den säkra sidan säkert ingen dålig idé att skicka några fotouppdateringar via e-post till uppdragsgivaren emellanåt, så att denne kan kontrollera fotograferingens framsteg och "godkänna" det hittills uppnådda. Om något oväntat händer är det alltid bra om ni snabbt kan nå uppdragsgivaren per telefon. Be även att få din kunds mobilnummer för säkerhets skull.
Efter fotograferingens avslutning måste bilderna granskas av er innan ni skickar dem till kunden. Fotograferns personliga granskning syftar till att upptäcka eventuella fel, för ingenting är pinsammare än när er kund ringer och har hittat fel medan ni är ovetande.
Gör alltid 1-2 säkerhetskopior på externa hårddiskar innan ni skickar resultaten till er kund. Så att bara lägga de originala minneskorten i en kuvert och skicka dem per post till kunden fungerar inte!
Det vore synd om resultaten av en upplaggd fotografering gick förlorade. Se till att alltid ha tillräckligt med backupkopior!
Det är vanligtvis så att uppdragsgivaren är närvarande under fotograferingen och också tar med sin egen laptop. I det fallet kommer han ivrigt vänta på att byta ert fulla minneskort mot ett tomt, för att snabbt och fortfarande under fotograferingen ladda ner och inspektera bilderna på sin dator.
Fakturering
Fakturor med en fakturasumma över 100 euro måste uppfylla följande krav för att bli erkända av skattemyndigheten. Om fakturan inte uppfyller kraven kan det hända att er kund - rättmätigt! - vägrar att betala den. Om han betalar den ändå kan det hända att skattemyndigheten inte beviljar honom avdrag för förutbetald moms eller inte godkänner avdragsgillheten av hela fakturasumman. Och samma gäller för er också: Se till innan ni betalar en leverantörs faktura att följande punkter finns med:
• Beteckningen "Faktura"
• fullständigt namn och fullständig adress för faktura- och mottagare av tjänsten
• ert namn och er adress (adressen för fakturautställaren; kan också vara arbetsställe)
• ert moms- eller alternativt momsregistreringsnummer
• fakturadatum (utfärdandedatum)
• fakturanummer (detta måste vara utfärdat i sekvens och måste vara entydigt; ett visst format måste inte följas)
• utförd tjänst (kvantitet och typ av levererade föremål eller omfånget och typen av annan tjänst)
• leveransdatum (eventuellt standardformulering "Leveransdatum är fakturadatum" ska användas om inget separat leveransdatum kan anges)
• ersättning efter momsklasserna för fotografisk tjänst
• momssatsen som ska tillämpas på detta (om ni inte är "momspliktig småföretagare"; se nedan)
• resulterande momsbelopp
• total fakturasumma (rekommenderat; är dock inte en lagstadgad del)
• bankuppgifter hos utfärdaren (rekommenderat; är dock inte en lagstadgad del)
• betalningsvillkor (rekommenderat; är dock inte en lagstadgad del).
För fotografer är det också rekommenderat att skriftligen specificera omfattningen av de beviljade användningsrättigheterna på fakturan. Bara som en påminnelse. På så sätt kan det inte uppstå några missförstånd hos kunden.
Listorna över nettobeloppen för de enskilda fakturaraderna, sedan den samlade moms som uppkommer och den totala bruttobeloppet som fakturasumman. Om en betalningsfrist har överenskommits i erbjduandet eller under avtalsförhandlingarna är det vanligt att ange det på fakturan igen.
Om ni är momsskyldig småföretagare enligt § 19 UStG (om ni stannade under en årsomsättning på 17 500 euro föregående år och troligtvis inte kommer att överstiga 50 000 euro detta år), är ni befriade från momsbetalning ansvar till skattemyndigheten, så ni redovisar bara belopp för varje rad samt det totala beloppet. Enligt lagtexten inkluderar moms i dessa poster; den behöver bara inte specificeras eller betalas till skattemyndigheten.
Forvaltningsfrågor
Vår förhoppning är att era kunder betalar i tid! Tyvärr händer det alltför ofta att fakturorna inte betalas. Det kan ha olika orsaker. Vissa företag betalar sina fakturor generellt med flera månaders fördröjning, vilket resulterar i räntavinster. Andra skulle vilja betala, men kan inte, till exempel för att de själva är knappa med pengar. Många väntar själva på en betalning, till exempel från skattemyndigheten för en skatteåterbetalning. Andra försöker genom att påstå att det finns fel i det fotografiska arbetet att inte alls eller endast delvis betala fakturasumman.
Om er kund inte betalar fakturan i tid, bör ni inte genast hota med åtgärder. Kanske har fakturan verkligen försvunnit bland papperen. Fråga först artigt vad som har lett till betalningsdröjsmålet. Om betalningen uteblir även då, bör ni sätta en rimlig frist (2-3 veckor) efter vilken ni bör kontakta en advokat.
I allmänhet är fakturorna omedelbart förfallna, om inte något annat har avtalats. Om er kund inte betalar i tid behöver denne inte vara påmind separat för att komma i dröjsmål, utan han hamnar automatiskt i dröjsmål vid överskridande av fristen. För att kunna bevisa att er kund har fått fakturan, är det därför bra att skicka den en gång till via fax, förutom originalet. Eller direkt med rekommenderad post. Vilket dock inte är särskilt stilfullt om man redan på förhand misstänker att kunden inte kommer att betala.
Vid överskridande av fristen och om kunden inte har betalat bör man i praktiken vänta ytterligare 1-2 veckor innan man frågar artigt varför fakturan ännu inte har betalats. Om ni märker att betalning med flit har uteblivit, bör man skicka en påminnelse efter ytterligare en vecka och be om omedelbar betalning av det obetalda beloppet. Påföljande påminnelseavgifter (som ska vara realistiska, så de bör ligga någonstans mellan 3-5 euro) samt överskridande räntor kan debiteras extra.
Överskridande räntor beräknas till 5% (per årsbasis) över basräntan hos Europeiska centralbanken (ECB).
Efter resultatlös påminnelse bör ni besöka en advokat som kommer att driva in era fordringar, eventuellt även i domstol. Kostnaderna som uppstår måste betalas av gäldenären, dvs. er kund, om det inte visar sig att han hade en godtagbar anledning att vägra betalningen, vilket är nästan omöjligt om ni har levererat fungerande bilder av "medelgod kvalitet".
