Beslutsfattande om införande av en InCopy-arbetsflöde

I den här sista delen av vår handledning om Adobe InCopy CC, som är speciellt utformad för redaktörer, tar vi oss an den grundläggande frågan: Är det värt att införa en InCopy-arbetsflöde för ditt projekt? I de tidigare kapitlen har vi redan diskuterat hur InCopy fungerar och vilka fördelar samarbetet med InDesign erbjuder. Nu är det dags att presentera några beslutsstöd som kommer att hjälpa dig att avgöra om du bör implementera InCopy i din arbetsdag.

Viktigaste insikter

För att fatta beslutet om att införa en InCopy-arbetsflöde finns det flera aspekter att beakta. Centrala frågor är om redaktionen, kunden och författarna är villiga att arbeta med InCopy. Vidare är det viktigt att diskutera förberedelserna med grafikteamet och se till att nödvändig utbildning och stöd tillhandahålls. Även kostnaderna för abonnemanget och teknisk support spelar en roll.

Steg-för-steg-guide

1. Kontrollera redaktionens och författarnas vilja

Innan du introducerar InCopy bör du ta reda på om alla involverade är villiga att arbeta med detta nya program. Detta är ett avgörande steg, eftersom övergången till InCopy innebär att redaktionen och författarna måste bekanta sig med en ny programvara och ett nytt arbetsflöde. Se till att det finns tillräckligt med intresse och stöd för att lyckas med denna övergång.

2. Klarlägg grafikteamets roll

En annan viktig punkt är samarbetet med grafikteamet. Klarlägg om grafikern är villig att arbeta med InCopy och om han kan ge support, särskilt när frågor om användning av format eller specialtecken uppstår. Ett välorganiserat team kan förebygga många tekniska problem på förhand.

3. Möta tekniska och organisatoriska utmaningar

Det kan finnas tekniska eller organisatoriska skäl som talar emot införandet av en InCopy-arbetsflöde. Klargör om sådana utmaningar existerar och om grafikteamet är berett att lösa eventuella tekniska problem. I många fall kan extern support vara till hjälp, särskilt när oväntade problem uppstår.

4. Bedöm tillgängligheten av utbildning

För att säkerställa att alla medarbetare kan hantera InCopy kan det vara lämpligt att överväga utbildning. Tänk på om kostnaderna för sådana utbildningar är budgeterade och om detta steg är meningsfullt för redaktionen. Om redaktionen kan använda InCopy kan detta förbättra effektiviteten och kvaliteten på arbetet avsevärt.

5. Granska kostnadsstrukturen för InCopy-abonnemanget

Ett månatligt abonnemang för InCopy kostar för närvarande cirka 8,91 euro inklusive moms och kan bli ännu billigare med ett årsabonnemang. En bra översyn är om kostnaderna är rimliga i förhållande till fördelarna som arbetsflödet erbjuder. Dessa besparingar kan snabbt visa sig vara värdefulla, medan den mer omfattande användningen av InDesign kan ske i samma molnapplikation.

6. Sätt ihop teamet för att planera arbetsflödet

Om alla ovanstående punkter kan besvaras med ett tydligt ja är det vettigt att sätta sig ned med teamet och planera arbetsflödet. Klarlägg vilka element som ska bearbetas och om InCopy-mallar behövs. Diskutera även hur datautbytet ska ske – via en gemensam server, e-post eller FTP.

7. Dokumentera arbetsflödet

Det är viktigt att dokumentera den utarbetade processen. Alla bör skriftligt ha dokumenterat hur de olika stegen i arbetsflödet ser ut för att undvika missförstånd och optimera processerna. En tydlig dokumentation fungerar inte bara som en vägledning, utan också som en referens för framtida projekt.

8. Planera utbildningar för teamet

Innan implementeringen av den nya arbetsflödet bör du se till att utbildningar är schemalagda för alla involverade parter. Detta kommer att säkerställa att alla medarbetare är väl förberedda för att starta det nya InCopy-arbetsflödet och att eventuella inledningsproblem minimeras.

9. Starta InCopy-arbetsflödet

Efter att alla förberedelser gjorts och utbildningar genomförts bör ingenting hindra starten av InCopy-arbetsflödet. Förbered dig på att uppleva fördelarna med denna nya arbetsmetod och öka din arbets effektivitet.

Sammanfattning

I den här guiden har du lärt dig vilka överväganden och steg som krävs för att införa en InCopy-arbetsflöde i ditt projekt. Redaktionens vilja, de tekniska möjligheterna, grafikteamets stöd samt kostnader och utbildningsåtgärder är avgörande faktorer som du bör ta hänsyn till i ditt beslutsfattande. När alla förutsättningar är uppfyllda kan du dra nytta av fördelarna med den nya programgruppen.