Datavalidering och nedrullningslistor i Google Sheets

I den här handledningen lär du dig hur du kan använda datavalidering i Google Sheets för att skapa nedrullningsmenyer. Att skapa nedrullningsmenyer är särskilt användbart när du vill undvika inmatningsfel och konsolidera data. Antag att du arbetar på en högskola och vill enhetligt registrera studenternas studieprogram. Genom att använda datavalidering på ett meningsfullt sätt kan du säkerställa att inmatningarna standardiseras och kan konsolideras i din lista.

Viktigaste insikter

1. Datavalidering hjälper till att undvika inmatningsfel och hålla data konsekvent.
2. Med nedrullningsmenyer kan du erbjuda användarna ett urval fördefinierade värden.
3. Du kan anpassa datavalideringen för att neka manuella inmatningar och visa hjälpsamma inmatningsmeddelanden.

Steg-för-steg-guide

Steg 1: Aktivera datavalidering

För att börja med datavalideringen i Google Sheets, öppna din Google Sheet. Navigera till fliken "Data" och klicka på "Datavalidering". Detta öppnar en ny dialogruta där du kan göra önskade inställningar.

Steg 2: Välj cellområde

Välj nu det cellområde du vill använda för nedrullningsmenyn. Till exempel kan du välja cellerna från B4 till B32. Se till att du definierar rätt område för dina data, eftersom detta är avgörande för senare inmatningar.

Steg 3: Välj kriterier

I dialogrutan kan du ställa in olika kriterier för datavalideringen. Det innebär att du kan ange vilken typ av inmatningar som är tillåtna. Du har möjligheten att välja en lista eller skapa listan själv.

Steg 4: Skapa egen lista

Om du vill skapa en egen lista för nedrullningsalternativen, skriv in de önskade posterna. Till exempel kan du skriva "BW" för Företagsekonomi, "WF" för Affärssystem och "WM" för ren Informatik. Se till att du listar alla relevanta studieprogram så att studenterna kan göra rätt val.

Steg 5: Visa nedrullningsmenyn

Aktivera alternativet "Visa nedrullningsmeny i celler". Klicka sedan på "Spara". När listan är skapad visas en nedrullningssymbol i den valda cellen, vilket ger studenterna möjlighet att välja det lämpliga studieprogrammet.

Steg 6: Avvisa inmatningar

För att säkerställa att studenterna inte kan göra ogiltiga inmatningar, kan du avvisa inmatningen. Det innebär att de inte kan använda egna inmatade värden som inte finns i nedrullningslistan. Gå tillbaka till datavalideringen och aktivera alternativet för att implementera denna funktion.

Steg 7: Lägg till valideringstext

Ett bra sätt att förbättra användarvägledningen är att lägga till en valideringstext. Detta kan hjälpa användarna att informeras om vilka värden de bör ange. Du kan till exempel ställa in "Klicka och ange ett värde från området" som hjälptext.

Steg 8: Tillämpa nedrullningar på fler celler

För att tillämpa den skapade nedrullningslistan på andra celler kan du först kopiera dem. Använd kombinationen "Ctrl + C" för att kopiera cellerna. Välj sedan målområdet, högerklicka och välj "Klistra in innehåll" och sedan "Endast datavalidering". På så sätt har du nu nedrullningsalternativet och hjälptexten i alla önskade celler.

Steg 9: Kontrollera inmatningen

Kontrollera de olika nedrullningsbara alternativen i ditt Google-ark för att se till att allt visas korrekt. Klicka på nedrullningsmenyn för att se om alla skapade alternativ är tillgängliga och att varje cell visar vägledningsmeddelandet.

Steg 10: Sammanfattning och resultat

Du har nu lärt dig hur man skapar nedrullningslistor med datavalidering i Google Sheets. Denna funktion underlättar inmatningen av data och hjälper dig att behålla kvaliteten på dina data i tabeller. Användbarheten av denna teknik blir särskilt tydlig när du försöker sammanfatta och analysera olika data.

Sammanfattning

I denna handledning har du steg för steg lärt dig hur du implementerar datavalidering i Google Sheets för att säkerställa konsekventa och felfria datamattningar. Du har lärt dig att skapa nedrullningslistor, neka inmatningar och möjliggöra användbara inmatningsmeddelanden.