Skapa och anpassa pivot-tabeller i Excel

I denna handledning kommer du steg för steg lära dig hur du skapar och anpassar en Pivot-tabell i Excel. Lektionen är baserad på en övningsuppgift och förklarar hur du förbereder data, skapar en Pivot-tabell och anpassar den för att optimera din analys. Denna process är avgörande för att effektivt utvärdera data och få relevanta insikter. Låt oss börja!

Viktigaste insikter

• En framgångsrik Pivot-tabell kräver en konsekvent och välstrukturerad databas.
• Tomma celler eller kolumner kan störa analysen och bör raderas.
• Pivot-tabeller möjliggör effektiv konsolidering av data och presentation i olika format.
• Layouten för Pivot-tabellen kan enkelt anpassas för att uppnå en förbättrad visuell presentation.

Steg-för-steg-guide

Anpassa dataunderlaget

I första steget handlar det om att optimera dataunderlaget. Vi har här en rådatamängd från ett hårdvaruföretag som fokuserar på försäljningen i olika affärsområden. Du kommer att se att det finns tomma kolumner och celler som kan störa analysen.

Börja med att ta bort de tomma kolumnerna. Gör detta genom att trycka på Ctrl + - eller högerklicka och välj "Radera celler". Se även till att radera tomma celler som kan påverka datan.

För att strukturera datan enhetligt, markera hela databasen med Ctrl + Skift + Piltangent nedåt. Dra sedan de markerade cellerna till kanten av databasen för att optimera strukturen.

Formatera rådata som tabell

Nu när datastrukturen är optimerad bör du formatera rådatan som en tabell. Välj hela dataunderlaget genom att trycka på Ctrl + A igen. Tryck sedan på Ctrl + T eller gå till "Formatera som tabell".

Välj en lämplig formatering, till exempel den ljusblå. Se till att rubrikerna inkluderas. När du har gjort detta kommer formateringen att synas i tabellverktygen.

Skapa Pivot-tabellen

Nu är det dags att skapa Pivot-tabellen. Klicka någonstans i tabellen för att göra tabellverktygen och alternativet "PivotTable" synliga. Du kan också gå till fliken "Infoga" och välja "PivotTable". Hela tabellen kommer att markeras automatiskt och du kan skapa Pivot-tabellen i ett nytt arbetsblad.

Nu har du redan den tomma Pivot-tabellen framför dig. För att göra den mer översiktlig, döp om arbetsbladet genom att högerklicka på fliken och välja "Byt namn". Döp arket till "Pivotanalys" och markera det för att framhäva fliken.

Analysera försäljningar efter kategorier

Nu vill du skapa en översikt över försäljningar efter kategorier. Klicka i Pivot-tabellen. På höger sida bör du se Pivot-tabellfälten. Dra försäljningarna för bärbara datorer, smartphones och surfplattor till värdeområdet.

Du kan lägga till en extra rad för att se den konsoliderade totalförsäljningen. Formatera resultaten genom att lägga till tusentalsavgränsare och ta bort decimaler. Nu bör du se klara försäljningssiffror.

Skapa en andra översikt

I nästa steg skapar vi en andra översikt över försäljningarna som är uppdelad efter försäljningsstäder. Klicka igen i Pivot-tabellen. För att skapa den andra översikten kan du antingen skapa en ny Pivot-tabell eller kopiera den befintliga (Ctrl + C) och sedan klistra in den på en annan plats (Ctrl + V).

Dra nu även försäljningsregionerna till radfälten i Pivot-tabellen för att få den önskade uppdelningen.

Beräkna genomsnittliga intäkter

Nu handlar det om att beräkna genomsnittliga intäkter. Du kan fortsätta använda den andra pivottabellen. Kopiera den igen. Klicka på värdena och välj "Värdefältsinställningar" för att ändra summeringen till "Medelvärde". Du kommer nu att se de genomsnittliga intäkterna uppdelade efter affärsområden och säljregioner.

Anpassa layouten för pivottabeller

I det sista steget vill du visuellt göra layouten för dina pivottabeller mer tilltalande. Byt till en pivottabell och gå till pivottabellverktygen. Välj design och anpassa färgerna så att de syns mörkgröna. Detta ger en konsekvent och tilltalande visuell representation av dina data.

Flytta pivottabellen till nya arbetsblad

För att spara plats med den sista pivottabellen måste du flytta den till ett nytt arbetsblad. Markera hela pivottabellen, gå till "Pivottabell" och välj "flytta". Namnge det nya arbetsbladet därefter.

Duplicera och rensa innehållet i pivottabellen

Till sist, efter att du har gjort alla anpassningar, vill du kopiera pivottabellen och rensa innehållet. Markera hela tabellen, kopiera den och klistra in den på önskad plats. Radera sedan allt innehåll så att en tom pivottabell lämnas kvar.

Sammanfattning

Du har nu lyckats klara av alla 10 uppgifter. Om du följer de presenterade stegen kommer du att kunna skapa och anpassa dina egna pivottabeller effektivt. Ta dig tid att experimentera med de olika funktionerna som Excel erbjuder. Gå nu vidare till nästa avsnitt som fokuserar på olika sätt att visualisera pivottabeller på.