Använda villkorlig formatering i pivot-tabeller

I den här handledningen kommer du att lära dig möjligheterna med villkorlig formatering inom pivottabeller i Excel. Med hjälp av ett realistiskt exempel från ett streamingföretag ska vi se hur du kan förbereda och presentera dina data på ett överskådligt sätt. Villkorlig formatering hjälper dig inte bara att snabbt identifiera viktig information, utan förbättrar också designen på dina rapporter. Låt oss börja!

Viktigaste insikterna

• Villkorlig formatering erbjuder ett effektivt sätt att visuellt presentera data.
• Det är viktigt att endast markera de relevanta enskilda värdena och inte summorna.
• Olika formateringsalternativ som färgskalor, symboluppsättningar eller regelbaserade formateringar kan enkelt tillämpas.

Steg-för-steg-instruktioner

Steg 1: Skapa pivot-tabell

Först måste du skapa en pivot-tabell från dina insamlade data. Jag har förberett ett exempel där företagsnummer från ett streamingföretag analyseras. Vi har information om olika filmer, kategoriserade i Äventyr, Fantasy, Skräck, Romantik och Science fiction. Nästa steg är att skapa pivot-tabellen.

Steg 2: Lägg till marknads- och kategori-analyspunkter

För att förbättra analysen lägger vi till marknadssegment. I det här exemplet tittar vi på Tyskland, Storbritannien och USA. Dessutom lägger vi till de olika kategorierna av film för att få en omfattande bild av företagsnumren.

Steg 3: Formatera celler

Innan du börjar med villkorlig formatering bör du optimera cellformateringen. Se till att tusentalsavgränsaren är aktiverad och att decimalerna är borttagna. Det ger dig en tydligare översikt över siffrorna.

Steg 4: Tillämpa villkorlig formatering

För att göra data visuellt attraktivare markerar du det område du vill formatera. Gå till menyraden, välj "Start" och sedan "Villkorlig formatering". Här hittar du redan färdiga färgskalor som hjälper dig att kategorisera värdena.

Steg 5: Använda färgskalor

För reklamkostnader vill vi använda en färgskala som visar de högre kostnaderna i kritiska röda nyanser. Du kan till exempel välja rödgulgrön färgskala. Se till att endast markera enskilda värden och inte totalsummorna.

Steg 6: Överför formateringen

För att överföra din formatering till andra celler kan du använda formatpenseln. Det är ett enkelt sätt att applicera de tidigare inställda formateringarna på andra värden utan att behöva ställa in dem manuellt igen.

Steg 7: Lägg till fler villkorliga formateringar

Det är möjligt att använda symboluppsättningar förutom färgscheman. Dessa hjälper dig att snabbt upptäcka trender eller avvikelser i data. Till exempel kan du använda pilar för att visa uppåt- eller nedåtgående trender.

Steg 8: Anpassa regelbaserade formateringar

Genom att anpassa reglerna för villkorlig formatering kan du till exempel ange att celler med värden över 8000 ska färgas gröna och värden under detta ska visas i rött. Det underlättar en snabb analys av dina värden.

Steg 9: Visa topp- och flop-värden

En annan användbar funktion är att visa topp- och flop-värden. Du kan ange att de bästa och sämsta tre värdena markeras i en särskild färg, vilket hjälper dig att snabbt bedöma dina filmers prestanda på en överblick.

Steg 10: Anpassa individuell formateringen

Den betingade formateringen kan anpassas individuellt. Du kan besluta om du vill visa bara de fem högsta värdena i en annan färg eller om du vill lägga till en ramlinje runt dem. Detta gör din rapport ännu mer tilltalande och informativ.

Sammanfattning

Med de presenterade stegen kan du använda den betingade formateringen i Excel effektivt för att göra dina pivot-tabeller mer tilltalande. Du har lärt dig värdefulla tekniker för att visuellt framhäva dina data, vilket hjälper dig att analysera affärsdata.