Sortera och filtrera pivottabeller i Excel

I den här handledningen lär du dig hur du effektivt kan sortera och filtrera pivot-tabeller i Excel. Vi använder en databas från läkemedelsindustrin med olika aktiva ämnen och deras motsvarande nyckeltal. Att sortera och filtrera dessa data kan hjälpa dig att få bättre insikter i dina analyser. Dessa steg är avgörande för att göra data mer överskådliga och meningsfulla.

Viktigaste insikter

• Pivot-tabeller möjliggör en enkel sortering och filtrering av data.
• Du kan sortera data efter olika nyckeltal som forskningskostnader och framgångsgrad.
• Genom att använda datafilter och slicers får du en användarvänlig visuell representation av dina analyser.

Steg-för-steg-guide

Steg 1: Skapa en pivot-tabell

För att sortera och filtrera dina data börjar du med att konvertera dina befintliga data till en pivot-tabell.

Välj först all relevant data och tryck på tangentkombinationen "Kontroll + T" för att formatera datan som en tabell. Därefter går du till fliken "Infoga" och väljer "PivotTabell" för att skapa pivot-tabellen på en ny arbetsbok.

Steg 2: Anpassa pivot-tabellen

När pivot-tabellen har skapats kan du anpassa den och lägga till önskade nyckeltal.

I vårt fall lägger vi till forskningskostnader efter aktiva ämnen för att bättre kunna analysera kostnaderna. Du kan också lägga till andra nyckeltal som framgångsgrad för att möjliggöra en mer omfattande analys.

Steg 3: Sortera datan

Nu kommer vi till själva uppgiften att sortera datan. Du vill sortera forskningskostnaderna i stigande eller fallande ordning.

Gå till menyraden och klicka på "Data". Välj sedan alternativet "Sortera". Du har möjligheten att sortera enligt olika kriterier som stigande eller fallande. Välj till exempel att sortera i stigande ordning.

Steg 4: Alternativ för sortering

Om du vill sortera datan efter specifika bokstäver, som A till Z eller Z till A, kan du också använda dessa alternativ.

Denna sortering kan appliceras inte bara på värden, utan också på hela kolumner eller den totala rådatamängden i pivot-tabellen.

Steg 5: Villkorlig formatering

För att öka överskådligheten kan du också använda villkorlig formatering. Detta hjälper dig att visuellt representera värdena.

Gå till "Villkorlig formatering" och välj en färgskala, t.ex. röd-gul-grön, för att framhäva högsta och lägsta värdena.

Steg 6: Lägga till framgångsgraden

Efter att ha visuellt formaterat forskningskostnaderna kan du lägga till framgångsgraden som en andra nyckeltal. I detta steg bör du beräkna medelvärdet för att korrekt representera framgångsgraden.

Steg 7: Filtrera datan

Nästa steg är att filtrera data enligt specifika kriterier. Till exempel kan du vilja se endast godkända aktiva substanser.

Dra över godkännandespalten till filterområdet för att filtrera data på rätt sätt och visa endast relevanta poster.

Steg 8: Användning av slicers

Ytterligare ett sätt att visuellt filtrera data är användning av slicers. Du kan lägga till en slicer för godkännande för att enkelt byta mellan godkända och icke godkända aktiva substanser.

Slicern utgör ett användarvänligt sätt att interaktivt bearbeta pivot-tabellen.

Sammanfattning

I den här guiden har du lärt dig hur du sorterar och filtrerar pivot-tabeller i Excel. Från att skapa pivot-tabellen till att sortera data och använda interaktiva slicers har du fått lära dig olika tekniker för att strukturera dina data på ett överskådligt sätt och få värdefulla insikter.