I den här handledningen dyker du djupt in i världen av pivot-tabeller. Vi kommer att granska en omfattande fallstudie som ska hjälpa dig att tillämpa de teoretiska kunskaper du har fått om pivot-tabeller i Excel i praktiken. Pivot-tabeller är ett kraftfullt verktyg för att analysera och sammanfatta stora datamängder. I den här guiden kommer vi gå igenom stegen för att skapa en pivot-tabell från grunden, använda olika analys- och visualiseringsformer och effektivt presentera de insikter som erhållits.
Viktigaste insikterna
- Pivot-tabeller möjliggör snabb analys och presentation av data.
- Villkorlig formatering hjälper till att framhäva viktiga nyckeltal.
- Grafiska representationer som diagram är viktiga för visuell återkoppling.
- Datafilter och -slicer möjliggör målinriktad dataanalys.
Steg-för-steg-guide
För att skapa en pivot-tabell, börja med att förbereda din data.
Förbereda data Först måste du se till att din databas är formaterad som en tabell. Excel underlättar arbetet med data när de är utformade som tabeller. För att formatera dina data som en tabell, välj en godtycklig cellområde och gå till "Infoga" > "Tabell". Se till att välja huvudraden som ett av alternativen.
När du har formaterat dina data som en tabell kan du skapa pivot-tabellen. Gå till fliken "Infoga" och klicka på "PivotTable". Välj sedan den önskade datakällan och ange var pivot-tabellen ska placeras.
Skapa den första pivot-tabellen
För att skapa den första översikten, dra de önskade "fälten" till områdena rader och kolumner i pivot-tabellen. I det här fallet kan du till exempel lägga till regioner och omsättning. Det ger dig en tydlig överblick över hur omsättningen fördelas över olika regioner och affärsområden.
Använda villkorlig formatering
För att göra pivot-tabellen visuellt tilltalande och informativ, lägg till en villkorlig formatering. Välj cellerna med nyckeltalen och gå till "Start" > "Villkorlig formatering". Välj sedan en färgskala, t.ex. en grön-gul-röd färgskala, för att visuellt visa omsättningsvärden.
En annan viktig villkorlig formatering du kan ställa in för logistikgruppen är att markera de 25 största värdena i grönt. Gå igen till "Villkorlig formatering" och välj "Top/Bottom-regler".
Beräkna nyckeltal
Nu när pivot-tabellen är klar, kommer vi att rikta in oss på beräkningen av nyckeltal. Genom att lägga till ett beräknat fält inom pivot-tabellen kan du beräkna vinsten. Använd formeln "Omsättning - Kostnader" för detta ändamål. Resultatet visas omedelbart i pivot-tabellen.
Dessutom kan du beräkna nettovinsten genom att tillämpa en skattesats på 0,35 på vinsten. Lägg till ett annat beräknat fält för att visa detta.
Skapa datafilter och data-slicer
Använd data-slicers för att göra pivot-tabellen interaktiv. Gå till "Analys" > "Infoga data-slicer" för att lägga till filter för specifika kategorier eller tidsperioder. Dessa filter hjälper dig att snabbt och enkelt analysera specifik data.
Skapa också ett tidsfilter för att göra resultaten analysbara över olika tidsperioder.
Skapa diagram
För att visualisera insikterna, skapa ett stapeldiagram för nettovinsten. Välj det relevanta cellområdet i din pivot-tabell och gå till "Infoga" > "Diagram" för att välja och formatera det önskade diagrammet.
Använd funktionen "Byt rader och kolumner" för att visa olika visningar av data. På så sätt kan du analysera både regioner och affärsområden.
Utöver det kan du skapa ett area diagram för omsättningen efter kundgrupper och en ringdiagram för vinsten efter handlaregrupper. Jag är särskilt intresserad av hur de olika segmenten förhåller sig till varandra och var optimeringsmöjligheterna är synliga.
Skapa nätverksdiagram
För att analysera prestandan i affärsenheterna rekommenderar jag att skapa en nätverksdiagram. Detta visar omsättning, bruttovinst och nettovinst och ger dig en omfattande översikt över dina affärsenheter.
Detaljanalys
För att utföra en detaljerad analys, skapa en översikt över försäljningen efter logistikgrupper. Sortera dem i stigande ordning för att upptäcka mönster och trender.
Använd grupperingsfunktionen för att hantera stora datamängder. Genom att dela upp försäljningsbeloppen i grupper kan du behålla en bättre översikt.
Exportera data
Till sist kan du exportera resultaten för att överföra dem till andra format eller fortsätta att bearbeta dem. Välj data för alla relevanta länder och kopiera dem till en ny kalkylblad eller en extern fil.
Sammanfattning - Introduktion till skapande av pivot-tabeller i Excel
I den här handledningen har du lärt dig hur du kan skapa, formatera och analysera pivot-tabeller i detalj. Från dataförberedelse, skapande av diagram och villkorlig formatering, till detaljerad analys och dataexport - alla dessa steg hjälper dig att förstå dina data bättre och använda dem effektivare.
Vanliga frågor
Vad är pivot-tabeller?Pivot-tabeller är ett verktyg i Excel som möjliggör en snabb och enkel analys av stora datamängder.
Hur skapar jag en pivot-tabell?Markera din datadrivna tabell och välj "Infoga" > "PivotTable" för att skapa en ny pivot-tabell.
Hur kan jag filtrera data?Använd dataskärningar för att välja specifika data från din pivot-tabell.
Hur kan jag beräkna nyckeltal?Lägg till beräknade fält i din pivot-tabell för att beräkna specifika nyckeltal som vinst eller nettovinst.
Hur exporterar jag mina pivot-tabellsdata?Kopiera relevanta data från din pivot-tabell och klistra in dem i ett nytt kalkylblad eller en extern fil.
