Pivot-tabeller i Excel: Datamanipulering och export

Välkommen till denna omfattande guide där du kommer att lära dig allt om datamaterial, sortering och export av pivot-tabeller i Excel. Pivot-tabeller är ett kraftfullt verktyg för analys och visualisering av data. Denna guide kommer att guida dig genom de sista stegen i ett projekt där du har lärt dig att skapa och anpassa pivot-tabeller för att extrahera värdefull information från rådata. När du har gått igenom denna guide kommer du att kunna bearbeta och presentera dina data på ett professionellt sätt.

Viktigaste insikter

• Du lär dig att förbereda data i Excel.
• Du får reda på hur du sorterar pivot-tabeller efter specifika kriterier.
• Export av data från pivot-tabeller förklaras steg för steg.
• Grupperingar underlättar överskådligheten av data.

Steg-för-steg-guide

Först måste vi infoga rådatan i vårt Excel-dokument. Du kan enkelt göra detta genom att gå till tabellen där dina data är sparade. Sedan väljer du funktionen "Tabellverktyg" och väljer "Pivot-tabell". Det öppnar ett nytt arbetsblad där du kan skapa din pivot-tabell.

Därefter definierar du området där din pivot-tabell ska placeras. I vårt exempel kommer siffrorna att placeras runt rad 5. För att effektivt analysera försäljningsdata, dra logistikgrupperna till radfältet för pivot-tabellen. Viktigt här är att formatera värdena normalt så att de visas som siffror med tusentalsavgränsare.

För att göra pivot-tabellen tydlig och överskådlig, sortera de nerbrutna data. Detta görs enkelt genom fliken "Data". Där kan du välja Stigande sortering. Detta placerar den lägsta försäljningen överst i din analys, vilket hjälper dig att tolka data snabbare.

Nu vill vi gruppera för att kunna analysera data ännu bättre. Först ska vi kontrollera antalet värden vi har. I vårt exempel kan vi göra detta med tangentkombinationen Kontroll + Skift + Pil uppåt. Detta visar att vi har totalt 598 värden. För att gruppera dem jämnt, delar vi detta tal med 2 och får därmed två grupper med vardera 299 värden.

Markera de första 299 värdena för att bilda den första gruppen. Klicka sedan på "Gruppera val" för att ordna värdena i en överskådlig struktur. Den andra gruppen kan skapas på samma sätt genom att markera resterande värden och klicka på "Gruppera val". Nu har du två grupper som betydligt underlättar analysen av försäljningen.

Nästa uppgift är att exportera data. Du vill exportera resultaten till olika länder. Detta görs också genom en ny pivot-tabell som du skapar genom att återigen välja "Summera PivotTable". Välj utdataområdet och dra de olika regionerna till radfältet i den nya pivot-tabellen. Nu kan du analysera försäljningen för varje land.

För att skapa detaljerade rapporter för varje land, räcker det med att dubbelklicka på försäljningsvärdena i pivot-tabellen. Detta ger dig en detaljerad vy där alla relevanta informationer listas, inklusive försäljning, kostnader och andra dimensioner. Du kan döpa om de enskilda rapporterna för att öka överskådligheten.

Upprepa denna process för resterande länder och namnge de olika rapporterna. Denna metod gör det möjligt för dig att skapa skräddarsydda information för olika avdelningar inom din organisation. Dina kollegor kan enkelt få rapporten som behövs för deras analyser.

Om du vill extrahera önskade data för ett specifikt land, markerar du de relevanta siffrorna och kan antingen exportera dem till en ny arbetsbok eller en ny Excel arbetsbok. På så sätt har du möjlighet att skicka dessa uppgifter till andra avdelningar.

Slutligen vill vi summera de genererade rapporterna. Använd möjligheten att summera data som standardformat till en ny pivottabell. På detta sätt kan du snabbt summera all nödvändig information om enskilda länder.

Du har nu framgångsrikt slutfört alla uppgifter. Gå igenom stegen igen för att stärka din kunskap och utvecklas till en expert på pivottabeller i Excel. Det var en nöje att guida dig genom denna lektion, och jag hoppas att du har kunnat dra nytta av denna handledning.

Sammanfattning

I den här handledningen har du lärt dig metoden för dataförberedelse, sortering och export av pivottabeller i Excel. Med dessa färdigheter kan du analysera och presentera data effektivt.