Förstå villkorlig formatering i pivot-tabeller

I den här handledningen kommer vi att titta på villkorlig formatering i Pivot-tabeller i Excel. Villkorlig formatering är en kraftfull funktion för att visuellt presentera data och snabbt identifiera trender och avvikelser. I denna handledning kommer jag att visa dig hur du kan skapa två olika villkorliga formateringar för dina Pivot-tabeller. Vi kommer att bearbeta försäljningsdata efter regioner och affärsenheter samt efter de olika logistikgrupperna och markera de viktigaste nyckeltalen.

Viktigaste insikter

• Villkorlig formatering möjliggör en visuell analys av Pivot-data.
• Den gröngula färgskalan för att representera försäljningsvärden.
• Applicering av villkorlig formatering på specifika datapunkter.

Steg-för-steg-guide

Låt oss börja med den första uppgiften som handlar om att skapa en Pivot-tabell som uppdelar försäljningen.

Först måste du ha dina data ordnade och redo i Excel. Du kan antingen skapa en ny Pivot-tabell eller kopiera en befintlig som redan har de nödvändiga nyckeltalen. Här kommer vi att arbeta med en befintlig Pivot-tabell. Gå till mappen "Villkorlig formatering" och kopiera den befintliga Pivot-tabellen som visar översikt efter regioner och affärsenheter.

Nu när vi har Pivot-tabellen klar fokuserar vi på den villkorliga formateringen. Denna synvinkel är viktig eftersom vi vill markera värdena för affärsenheterna och länderna med färg. Vi använder en försäljningsperspektiv där högre försäljning är bättre för företaget. Det ger oss möjligheten att använda en enkel grön-gul färgskala för att visuellt förstå värdena.

Idealet är att ju högre försäljningsvärde, desto bättre. Så vi kommer att representera höga försäljningar i en grön ton medan lägre försäljningar kommer att visas i gult. Detta möjliggör en snabb visuell tolkning av de viktigaste värdena.

Låt oss nu titta på resultatet. Ett exempel är Korea i affärsenhet 5 med en försäljning på 603 000 Euro, vilket är det högsta värdet. Där finns också försäljningar från Mexiko och Storbritannien som är relativt lägre, så att du snabbt kan se prestandan hos olika regioner.

Nu går vi vidare till den andra översikten som delar upp försäljningen efter logistikgrupper. Även här kommer vi att skapa en ny Pivot-tabell. Gå till Pivot Table-verktyg och välj "Sammanfatta Pivot Tabell". Exportera Pivot-tabellen till ditt befintliga arbetsblad "02 villkorlig formatering".

Målet är att strukturerat visa försäljningsdata efter logistikgrupper. När du har dragit logistikgrupperna till raderna bör en detaljerad översikt finnas tillgänglig. Den visar alla data tydligt och lättförståeligt.

När du har skapat översikten är det viktigt att formatera datan på lämpligt sätt. Formatera siffrorna så att de visar Euro-tecknet och använder dig också av tusentalsavgränsare. Glöm dock inte att ta bort decimalerna för att upprätthålla en tydlig överblick.

När det är klart fokuserar vi nu på den villkorliga formateringen för de 25 högsta försäljningsvärdena. Gå till den villkorliga formateringen och välj regeln för de översta 25 elementen.

Märk dessa 25 värden med en grön fyllning. När du klickar på symbolen för formateringsalternativ kan du lägga till regeln "Alla celler med summor av försäljningsvärde för logistikgrupp". Detta kommer att filtrera ut logistikgruppen enligt de högsta försäljningsvärdena och färga dem grönt.

När allt är korrekt inställt och formaterat kommer du att kunna visuellt identifiera de 25 högsta försäljningsvärdena i din Pivot-tabell, vilket hjälper dig att snabbt få viktiga insikter om försäljningsprestandan för dina logistikgrupper.

Sammanfattning

I den här handledningen har du fått en omfattande översikt över villkorsstyrd formatering i pivottabeller. Du har lärt dig hur du kan visualisera försäljningsdata och hur du kan tillämpa en enkel färgskala för att framhäva de viktigaste nyckeltalen. Med hjälp av dessa tekniker är du nu kapabel att analysera dina data effektivare och snabbt upptäcka trender i dina pivottabeller.