Pivot-tabeller i Excel – effektiv dataanalys

För att ta dina analyser i Excel till en ny nivå, är pivot-tabeller avgörande. I den här guiden får du lära dig hur du genomför en omfattande pivotanalys som ger dig värdefulla insikter i dina data. Vi kommer att gå igenom stegen som krävs för att skapa och analysera olika nyckeltal från en given datamängd.

Viktigaste insikter

• Att använda pivot-tabeller möjliggör en flexibel dataanalys.
• Genom beräkningar i pivot-tabeller får du omedelbara resultat för omsättning och vinst.
• Detaljerade analyser möjliggör att filtrera ut och exportera specifika datamängder.
• Att gruppera data kan hjälpa till att skapa en tydligare översikt.

Steg-för-steg-guide

Steg 1: Skapa pivot-tabellen

Börja med att skapa din pivot-tabell. Öppna Excel och välj dina data. Detta kan du snabbt göra med tangentkombinationen Ctrl + A och sedan Ctrl + T för att markera och formatera allt. Därefter skapar du pivot-tabellen med alternativet "Sammanfatta med pivot-tabell" och placera den i en ny kalkylblad som du kan döpa till "Pivotanalys".

Steg 2: Översikt över försäljning per städer och affärsområden

När pivot-tabellen är skapad tar du de första stegen för att skapa en översikt över försäljningen. Dra fältet "Försäljning" till värden och fälten "Affärsområden" och "Städer" till rader och kolumner. Nu borde du kunna se en tydlig översikt. För att göra översikten lättare att läsa, är det bra att matcha städer och affärsområden på lämpligt sätt.

Steg 3: Omsättningsberäkning

Nu kan du börja beräkna omsättningen. Detta görs genom att multiplicera försäljningssiffrorna med enhetspriserna. Lägg till en ny kolumn genom högerklick och "Infoga celler". Döp den nya kolumnen till "Omsättning" och beräkna omsättningen med formeln "Försäljning * Enhetspris". Dra denna formel neråt för alla rader. Denna formatering ser till att tabellen fortsätter vara uppdaterbar.

Steg 4: Beräkna vinsten

För att beräkna vinsten kan du skapa en ytterligare kolumn. Alternativt kan du också använda pivottabellens alternativ genom att skapa en ny pivot-tabell och infoga de relevanta fälten för omsättning och kostnader. Vinsten beräknas som "Omsättning - Totalt kostnader".

Steg 5: Beräkna nettoresultatet

För att beräkna nettovinsten återgår du till din pivotanalys. Klicka på "Analysera", sedan på "Fält-, Element- och beräknat fält". Här lägger du till nettovinsten genom att multiplicera vinsten med 0,7, vilket innebär att 70% av din totala vinst representeras som nettovinst.

Steg 6: Detaljerad analys genom export

För att skapa en detaljerad analys kan du skapa en ny pivot-tabell och fokusera på bruttovinster per stad. Ta bort affärsområdena från pivot-tabellen och dra fältet "Vinst" till värdeområdet. På så sätt kan du få specifik information om försäljningsregioner, exempelvis för Hamburg.

Steg 7: Datenexport för intäkter

Skapa nu en annan pivot-tabell för dataskydd. Kopiera den tidigare pivot-tabellen och fokusera på intäkterna för städerna Köln och Stuttgart. Dubbelklicka på siffrorna för städerna för att exportera datan. Se till att organisera och sammanfoga databladen på lämpligt sätt.

Steg 8: Sortera vinsterna

Vid analys av vinsterna vill du nu sortera dem i stigande ordning för att bättre kunna se hur vinsterna skiljer sig mellan städer. Skapa en ny pivot-tabell, dra vinsten till värden och städerna till rader. Markera sedan resultaten, gå till "Data" och sortera efter behov.

Steg 9: Stadtkategorisering

För att skapa en bättre översikt kan du gruppera städer. Till exempel kan du placera München och Stuttgart i gruppen "Söder" och Berlin, Köln samt Hamburg i gruppen "Norr". Detta görs genom att kopiera och anpassa pivot-tabellen samt använda grupperingsfunktionerna.

Steg 10: Procentuell översikt av nettovinster

För att visa nettovinster per stad procentuellt, skapar du en ny pivot-tabell. Dra nettovinster och städer till värden och rader. Se till att du väljer "Procent av totalt resultat" i värdefältsinställningarna för att visa de procentuella andelarna.

Steg 11: Procentuell representation av intäkter

För den sista uppgiften kopierar du den senaste pivot-tabellen och byter ut nettovinsterna mot intäkterna. Lägg till affärsområdena och gå igenom värdefältsinställningarna, för att visa värdena som "Procent av totalt resultat". Därmed har du samlat allt viktigt.

Sammanfattning

Denna steg-för-steg-guide har visat dig hur du kan analysera och förbereda komplexa data med pivot-tabeller. Från omsättning till vinstberäkning har du lärt dig hur du strukturerar dina data och får djupare insikter. När du bemästrar dessa tekniker kan du betydligt utöka dina Excel-färdigheter.