Skapa och analysera pivottabeller i Excel

Du står inför utmaningen att effektivt analysera och tydligt presentera komplexa data i Excel? Pivot-tabeller är ett av de mest kraftfulla verktygen för att uppnå detta. I denna guide kommer du att lära dig hur du skapar en pivot-tabell, beräknar nyckeltal och utför grundläggande dataanalyser genom ett praktiskt exempel. Du kommer att få en bättre förståelse för strukturen och funktionen hos pivot-tabeller och kunna tillämpa dem i dina egna projekt.

Viktigaste insikter

• Du kommer att lära dig att skapa en pivot-tabell i Excel.
• Du kommer att beräkna nyckeltal som försäljning och nettovinst.
• Du kommer att få kunskap om detaljanalyser och grundläggande alternativ för dataanalys.

Steg-för-steg-guide

Steg 1: Förbereda datasats och skapa pivot-tabell

För att börja din analys måste du först öppna den tillhandahållna datasatsen. I detta fall handlar det om försäljningssiffror för ett företag inom dagligvarubranschen som är aktivt inom segmenten lim, diskmedel och tvättmedel. Du bör ha data som försäljningsantal, priser och totala kostnader i åtanke.

Det är nu dags att skapa pivot-tabellen. Markera hela dataserien och gå till fliken "Infoga" i Excel. Välj "Pivottabell". I den efterföljande dialogrutan kan du välja platsen för tabellen – antingen i ett nytt kalkylblad eller i ett befintligt. Bekräfta ditt val och du har en tom pivot-tabell i Excel.

Steg 2: Dra datafält till pivot-tabellen

När pivot-tabellen är redo kan du börja dra relevanta datafält. Dra städerna (t.ex. Berlin, Hamburg, Köln, München, Stuttgart) till radfältet i pivot-tabellen och företagssegmenten (lim, diskmedel, tvättmedel) till kolumnfältet. Dra sedan försäljnings- och prisdata till värdefältet för att generera en första översikt över försäljningssiffrorna.

Steg 3: Beräkna försäljning och vinst

Efter att den första översikten har skapats, kan du nu börja beräkna nyckeltal. För att beräkna försäljningen, multiplicera försäljningsvolymen med priserna. Lägg till en ny kolumn i pivot-tabellen som representerar försäljningen.

För att beräkna vinsten, dra av de totala kostnaderna från den beräknade försäljningen. Här kan du också lägga till en ny kolumn i pivot-tabellen för att visualisera vinsten.

Steg 4: Beräkna nettovinst efter skattesats

I nästa steg kommer du att beräkna nettovinsten. Du kan göra detta genom att subtrahera 30 % från vinsten. I Excel kan du enkelt göra det genom att skriva in en lämplig formel i kolumnen för nettovinsten:

Nettovinst = Vinst * (1 - Skattesats)

Ange skattesatsen som 0,3 för att beräkna nettovinsten.

Steg 5: Utföra detaljanalys

Nu när du har de grundläggande nyckeltalen är det dags för en detaljanalys. Du bör exportera data från specifika städer, som Hamburg. Det kan du göra genom att dubbelklicka på pivot-cellen med relevant data. På så sätt får du en ny tabell som listar informationen om den staden.

Steg 6: Sortera vinster i stigande ordning och gruppera

Nu går vi vidare till lite mer avancerad analys. För att strukturera dina data bättre kan du sortera vinsterna i stigande ordning efter städer. Högerklicka på vinstkolumnen och välj "Sortera".

Du kan också gruppera städer: t.ex. placera München och Stuttgart i gruppen "Södra" och Berlin, Köln och Hamburg i "Norra". Det här underlättar en jämförande analys mellan grupperna.

Steg 7: Skapa procentuell uppdelning i pivot-översikten

I detta sista steg skapar vi en procentuell uppdelning för nettovinster. Detta kan du göra genom att skapa en ny pivot-tabell baserad på den redan skapade datan. Lägg till städerna och deras motsvarande nettovinster i din nya pivot-tabell och välj alternativet för procentuell presentation.

Njut av att utföra varje uppgift! Det är en bra idé att gå igenom allt steg för steg och vid behov referera till innehållet i de tidigare lektionerna.

Summering

Den här handledningen har visat dig hur du effektivt arbetar med pivottabeller i Excel. Från att skapa tabellen till att beräkna nyckeltal och göra detaljerade analyser har du lärt dig viktiga steg som kommer att hjälpa dig att utvärdera data på ett begripligt och strukturerat sätt.