Nyckeltalsberäkning i Excel Pivot-tabeller

Du vill effektivt använda pivottabeller i Excel? Beräkning av nyckeltal är en central del för att få värdefulla och meningsfulla information från rådata. I den här handledningen kommer du att lära dig hur du beräknar och visualiserar olika nyckeltal i en pivottabell. Vi går igenom de grundläggande stegen för att få summa, genomsnitt, max, min och standardavvikelse. Dessutom visar vi hur du kan representera procentandelar av totalresultaten.

Viktigaste insikter

• Pivottabeller möjliggöra en enkel nyckeltalsberäkning.
• Du kan beräkna summa, medelvärde, max, min och standardavvikelse.
• Det är möjligt att visa nyckeltal som procentandelar.

Steg-för-steg-guide

1. Första kontakten med pivottabellen

För att börja med nyckeltalsberäkning, öppna din pivottabell i Excel. Du kommer att märka att en meny flik med olika alternativ visas till höger när du klickar på pivottabellen. Menyn hjälper dig att göra de beräkningar du behöver och välja önskad presentation.

2. Första nyckeltalet: Summa

Efter att du har öppnat pivottabellen, kan du redan se att ett första nyckeltal - summan - automatiskt har beräknats. Denna standardberäkning visar dig helheten av dina data.

3. Åtkomst till fältegenskaperna

Klicka på summan i pivottabellen. Här öppnas fältet "fältegenskaper" till höger. Alternativt kan du också navigera till fälten via menyn längst upp. Här kan du välja olika beräkningsmetoder.

4. Beräkna genomsnittsvärden

Nu kan du till exempel dra försäljning per vecka till värdområdet i pivottabellen. Du kommer att se att även en summa visas. För att beräkna ett genomsnitt, går du till fältegenskaper igen och ändrar funktionen från "Summa" till "Genomsnitt".

5. Insikter i genomsnittsvärden

Nu visas både konsoliderade försäljningar per säljteam och genomsnittsvärden per vecka. Till exempel visar det sig att säljteam A har nått en genomsnittlig försäljning på ca 51 000 euro, medan B och C ligger runt 35 000 respektive 43 000 euro.

6. Fördjupning av nyckeltal

Nu kan du lägga till fler nyckeltal. Dra försäljning igen till pivottabellen och ändra inställningen i fältegenskaperna. Förutom genomsnitt och antal kan du även beräkna max. Detta väljs via alternativet "Max" i samma menyfält.

7. Minimum och standardavvikelse

För en mer omfattande analys, dra försäljningen en gång till i tabellen. Nu kan du till exempel också beräkna minimum. Dessutom kan du även lägga till standardavvikelse för att analysera variationerna i försäljningen per säljteam.

8. Förståelse för standardavvikelse

Standardavvikelsen ger information om variationerna i dina försäljningsvärden vecka för vecka. Den beräknas genom att kvadrera skillnaderna från medelvärdet. Dessa summor delas sedan med antalet värden för att ytterligare kvantifiera avvikelserna.

9. Lägg till avancerade nyckeltal

Där har du redan beräknat fem viktiga nyckeltal i din pivottabell. I framtida lektioner kommer du att lära dig hur du kan lägga till individuella nyckeltal genom alternativet "beräknat fält". Detta ger dig möjlighet att beräkna ytterligare KPI:er baserat på redan existerande fält.

10. Representera procentandelar

För att få en procentuell vy av dina data, kan du också kopiera din pivottabell. Nu har du möjlighet att visa summan inte bara som absolut belopp utan även som procent av totalresultatet. Du kan använda olika visningsalternativ för procentandelar i menyn.

11. Slutsats om försäljningsprestanda

I den slutgiltiga pivot-tabellen har du möjlighet att visa försäljningsprestandan per försäljningsteam i procent. Till exempel ser du att försäljningsteam A utgör 39 % av den totala försäljningen, B 26 % och C 33 %.

Summering

Att beräkna nyckeltal i pivot-tabeller är en viktig steg för att effektivt analysera dina data. Du kan utföra komplexa analyser från enkla summor - från genomsnittet till maximum och minimum till standardavvikelse. Med dessa värdefulla insikter kan du utvärdera dina data grundligt och stödja presentationer på ett precis sätt.