Ibland händer det att man sitter framför ett dokument med oformaterad text och inte vill skapa nya styckeformat. Speciellt om de redan har definierats exakt någon annanstans. Varför göra jobbet igen? Här hjälper överföringen av styckes- & teckenformat för att bekvämt och enkelt kunna transportera dem från dokument A till dokument B och använda dem.
I början
I det här dokumentet har de nödvändiga texterna och bilderna redan placerats. Det handlar endast om den enhetliga formateringen av enskilda textpassager. Via Typsnitt>Styckeformat (eller F11) kan vi komma åt de befintliga formaten inom dokumentet. Här råder dock akut tomhet, vilket vi snabbt vill ändra på.
Formaten som vi behöver för en enhetlig framtoning finns dock i ett annat dokument, som nu kan öppnas i InDesign. I mitt fall handlar det om en intervju med Tom Haider, som vi har skapat för vår online-tidning Commag. Jag öppnar INDD-filen. När vi tittar på panelen för styckeformat, ser vi att allt vi behöver redan finns där.
Möjlighet 1
I det första alternativet tar vi det lite 'slarvigt', men jag vill ändå nämna det eftersom en del av er förmodligen redan har upptäckt det. Just nu letar vi efter formateringen av en rubrik, så vi scrollar igenom sidorna och väljer helt enkelt en plats bland de redan sagda sidorna där vi känner att formateringen passar bra för vårt ursprungliga dokument. När jag har hittat rätt markerar jag textfältet där jag har hittat den korrekta formateringen och kopierar textfältet med innehållet med Ctrl+C till urklipp.
Tillbaka i mitt dokument klistrar jag in texten i montageläget med Ctrl+V och ser i stycke- och teckenformaten, att den önskade rubriken har kopierats (01.3 H1 Rubrik 30pt). Problemet är att några andra stycke- och teckenformat har kopierats, som inte har någon relevans för mitt aktuella dokument. Som exempel "02.1. Inledningstext".
Nu kan jag formatera rubriken med bara ett klick på formatet "01.3 H1 Rubrik 30pt", vilket förhoppningsvis löser en del av mitt problem.
För att behålla ordningen i mitt dokument å ena sidan och å andra sidan få tillgång till fler formateringar, måste jag för det första ta bort alla andra oanvända format, vilket kan vara mycket irriterande, och för det andra söka efter ett annat textfält i det redan satta dokumentet för att fullända textformateringen i mitt dokument. Delrubrik och löptext är fortfarande helt 'naken'. Det kan göras bättre …
Möjlighet 2
Det andra alternativet är inte bara mer elegant, utan också betydligt mer målinriktat och går till såhär: Man öppnar panelen för styckeformat, väljer sedan den lilla pilen uppe till höger för kontextmenyn och väljer sedan dialogen Ladda styckeformat….
Nu frågar InDesign oss vilket dokument vi vill ladda format från. Här behöver man inte leta efter något specifikt filformat, utan man behöver bara välja INDD-filen där formaten redan är skapade. Sedan klickar man på Öppna-knappen och InDesign överraskar oss med en dialog där vi får en bra överblick över vilka formateringar som redan finns i filen. Jag väljer först att Inaktivera alla, så att jag kan fokusera på att leta efter det som jag faktiskt behöver.
Jag letar efter formateringar för:
• Rubrik 1. Ordning
• Rubrik 2. Ordning
• och löptext
Men eftersom jag vet att alla format som finns där baseras på en s.k. basisformat, så kommer jag även att ta med det basisformatet. Det kan för övrigt ses i rutan med Laddad Formatdefinition längst ner till vänster. Där ser jag mitt basisformat först och sedan ändringarna som bygger på det. Jag väljer slutligen 4 format med omsorg. 1x basisformat och ett format för de nämnda textpassagerna. Totalt 4 och jag bekräftar.
Nu hittar jag de laddade formaten i min panel och jag kan börja formge min text därefter. Men observera följande: Det kan hända att vissa parametrar i ett format hänvisar till specifika inställningar som inte är desamma i varje dokument. Till exempel att all text i ett styckeformat är justerad längs en baslinjeraster. Om detta raster har olika höjder i de två INDD-filerna kommer resultatet naturligtvis att bli annorlunda.
Lägg till färgfält
Om en viss stycke- eller teckenformat är kopplat till ett specifikt färgfält, kommer detta också att importeras. Så du behöver inte skapa och tilldela de enskilda färgfälten igen. Detta sker automatiskt. Ganska praktiskt.
Om det ändå saknas färgfält från företagets egen designmanual kan dessa också enkelt laddas till genom att högerklicka på färgfälten i det bekväma kontextmenyn (och naturligtvis också sparas, men de önskade färgerna måste markeras först). Klicka nu på Ladda färgfält för att importera och välj *.ase-filen i önskat katalog. De färgfält som finns där kommer då att bäddas in i paletten.
Slutligen kan man säga att man inte alltid behöver uppfinna hjulet på nytt. Det räcker med att referera till dokument där hjulet redan har skapats perfekt och sedan välja de önskade formateringarna för att på ett enkelt sätt uppfylla kraven på en enhetlig framtoning.
