Excel är ett mångsidigt verktyg för databehandling. Särskilt användbar är möjligheten att länka information mellan olika Excel-filer. I den här handledningen kommer du att lära dig hur du skapar referenser från externa Excel-filer och effektivt arbetar med flera datakällor.
Viktigaste insikter
- Referenser till externa Excel-filer gör det möjligt att centralt lagra data samtidigt som det är möjligt att komma åt dem från olika filer.
- Ändringar i en källa påverkar automatiskt alla länkade filer när de är öppna.
- Excel kan automatiskt uppdatera länkarna, vilket sparar dig tid och ansträngning.
Steg-för-steg-guide
Steg 1: Skapa en ny Excel-fil
Först måste du skapa en ny Excel-fil för att importera värdena. Öppna ditt Excel-program och klicka på "Ny" och sedan "Tom arbetsbok".
Steg 2: Förberedande av data
Kopiera räntedata från den ursprungliga filen. Markera cellerna som innehåller de nödvändiga värdena och tryck på Ctrl + C för att kopiera dem. Gå sedan till den nya arbetsboken och klistra in datan med Ctrl + V.
Steg 3: Ange filnamn och sparningplats
Döp den nya filen till "Räntor 2016" och spara den på en lättillgänglig plats, som skrivbordet. Se till att spara filen i Excel-formatet.
Steg 4: Förbered det ursprungliga bladet
Gå tillbaka till den ursprungliga filen och ta bort det blad du har använt för att arbeta. Detta säkerställer att du endast arbetar med de värden som för närvarande behövs och inte har några onödiga länkar eller datarester.
Steg 5: Skapa en länk med den nya filen
För att använda räntorna från den nysparade filen, gå till cellreferensen i din nuvarande fil. Börja genom att högerklicka på den cell du vill infoga referensen i. Välj "Infoga formel" och navigera till din "Räntor 2016"-fil som du nyligen skapat.
Steg 6: Infoga cellreferensen
När du öppnar bladet "Räntor 2016" kan du välja den specifika cellen (t.ex. A2) som innehåller det önskade värdet. Efter att du har valt cellen, klicka på "OK" eller tryck på "Enter" för att skapa länken.
Steg 7: Anpassa cellreferenser
När cellreferensen har infogats kommer du att märka att Excel skapar referensen som ett absolut värde. Detta kan ändras genom att i formelområdet ändra referensen till ett relativt värde för att underlätta hanteringen i andra celler.
Steg 8: Automatisk ifyllning
Använd Excels autofyllningsfunktion för att överföra formler till andra celler. Dra det lilla kvadratet i hörnet på den markerade cellen nedåt för att upprepa grundmönstren.
Steg 9: Skapa referenser till ytterligare tabeller
Om du vill lägga till en andra tabell för 2015, skapa ett nytt blad och upprepa ovanstående steg för att lägga till de nya värdena från "Räntor 2015"-filen. Det ger dig möjlighet att jämföra olika räntedata med varandra.
Steg 10: Uppdatera länkar
Kom ihåg att spara alla dokument. Om du gör ändringar i "Räntor 2016"- eller "Räntor 2015"-filen, se till att öppna huvudfilen som innehåller alla länkar för att hämta de senaste datorna.
Sammanfattning
I den här handledningen har du lärt dig olika steg för att skapa referenser mellan flera Excel-filer. Du kan nu centralisera data och effektivt komma åt dem, vilket markant underlättar ditt arbete. Kom ihåg att regelbundet uppdatera filerna för att hålla dig uppdaterad med de senaste ändringarna.
Vanliga frågor
Hur skapar jag en referens till en extern Excel-fil?Kopiera de önskade cellerna, öppna målfilen, klicka på cellen för referensen och lägg till formeln med referensen till den externa filen.
Vad händer om jag ändrar cellerna i den externa filen?När målfilen är öppen, uppdateras ändringarna automatiskt i huvudfilen så snart du öppnar den.
Kan jag länka flera externa filer?Ja, du kan länka hur många externa filer som helst, så länge du skapar de rätta cellreferenserna.
Fungerar länken om den externa filen är stängd?Ja, värdena uppdateras när du öppnar filen som innehåller länkarna, men det kan finnas en fördröjning när du hämtar de senaste data.
