Att arbeta med funktionerna i Excel kan i början kännas överväldigande, särskilt när det gäller att filtrera eller söka data på ett målinriktat sätt. En av de vanligaste och mest användbara funktionerna i Excel är SVERWEIS. Denna funktion gör det möjligt för dig att extrahera specifik information från stora dataset utan att behöva söka manuellt. I den här guiden visar jag dig hur du effektivt använder SVERWEIS för att till exempel filtrera ut fakturanummer från en omfattande lista och visa relevant information.
Viktigaste insikter
- SVERWEIS gör det möjligt att söka och returnera specifika värden från en lista.
- För att använda SVERWEIS behöver du ett sökkriterium och en matris från vilken data ska hämtas.
- Funktionen erbjuder möjligheten att hitta både exakta och ungefärliga överensstämmelser.
Steg-för-steg-guide
1. Förstå grunderna i SVERWEIS-funktionen
Förstå först vad SVERWEIS faktiskt gör. Denna funktion söker igenom den första kolumnen i en angiven matris och letar efter ett specifikt värde för att sedan returnera ett värde från en annan kolumn i samma rad.
2. Skapa exempeldata
Öppna en Excel-arbetsbok och skapa en exempeltabell med fakturanummer, företagsnamn, fakturadatum, nettobelopp och användningsändamål. Se till att denna tabell är strukturerad för att SVERWEIS ska fungera korrekt.
3. Ange sökkriterium
Välj fältet där du vill ange fakturanumret. Till exempel kan du skriva in fakturanumret "007" direkt i cellen som fungerar som sökkriterium.
4. Ange SVERWEIS-funktionen
Gå till cellen där det motsvarande företagsnamnet ska visas och börja skriva med "=SVERWEIS(". Här anger du ditt sökkriterium som relaterar till fakturanumret samt matrisen du vill söka igenom.
5. Ange referens
Nu måste du ange referensen till ditt sökkriterium. Det är viktigt att ställa in cellen med fakturanumret som absolut referens, så att detta värde inte ändras vid kopiering. Du kan göra detta genom att trycka på "F4"-tangenten.
6. Välj matris
Välj därefter den matris där Excel ska söka efter fakturanumret. Matrisen bör innehålla alla relevanta kolumner från vilka du vill hämta data.
7. Ange kolumnindex
När du har valt matrisen, ange kolumnindexet. Om till exempel fakturanumret finns i den första kolumnen och du vill returnera företagsnamnet från den andra kolumnen, ange värdet "2".
8. Definiera matchning
Nu måste du bestämma om du vill ha en ungefärlig eller exakt matchning. För en exakt sökning, skriv "0". Detta ger endast en exakt matchning av fakturanumret.
9. Slutför funktionen
Bekräfta inmatningen med "Enter". Efter att ha matat in SVERWEIS ska du nu se det motsvarande företagsnamnet för fakturanumret "007".
10. Använd automatisk ifyllning
Du kan använda autofyllningsfunktionen för att tillämpa SVERWEIS för andra fakturanummer i samma fält. Se till att anpassa kolumnindexet för önskad data (t.ex. fakturadatum, netto) på ett lämpligt sätt.
11. Anpassa dataformat
Om de visade datumen inte visas i önskat format (t.ex. ska datum- och valutavärden visas korrekt), ändra cellformateringarna genom att välja rätt format.
12. Testa med olika fakturanummer
Testa funktionen genom att ange andra fakturanummer i sökfältet. Du kommer att se att de andra datumen automatiskt uppdateras.
13. Användning av SVERWEIS i praktiken
Kom ihåg att du kan använda SVERWEIS för att skapa en användarvänlig sökmotor i ditt Excel-dokument. Detta gör det möjligt för dig eller användarna att snabbt hitta och visa relevanta data utan att behöva bläddra igenom stora mängder data.
14. Nästa steg
I nästa kapitel kan du lära dig hur SVERWEIS kan användas tillsammans med jämförelseoperatorer för att utföra dynamiska sökningar. Detta kan utvidga funktionens tillämpning och underlätta anpassningen till olika datamängder.
Sammanfattning
SVERWEIS är ett kraftfullt verktyg i Excel för att selektivt filtrera data från omfattande tabeller. Genom att strukturera dina data tydligt och använda SVERWEIS-funktionen på rätt sätt kan du underlätta översikten över viktig information. Testa olika inställningar för SVERWEIS-funktionen för att utnyttja dess fulla potential.
Vanliga frågor
Hur fungerar SVERWEIS-funktionen i Excel?SVERWEIS-funktionen söker igenom en tabell efter ett sökkriterium i den första kolumnen och returnerar sedan ett värde från en specifik kolumn i samma rad.
Kan man använda SVERWEIS i andra kalkylblad?Ja, du kan sätta upp SVERWEIS så att den hämtar data från andra kalkylblad, så länge du refererar tabellen korrekt.
Vad händer om fakturanumret inte hittas?Om fakturanumret inte hittas returnerar funktionen ett felvärde. Du kan hantera detta med felhantering i Excel.
Bör matrisen vara sorterad i stigande ordning?För exakt matchning krävs ingen sorterad matris, men för ungefära matchningar måste den första kolumnen vara sorterad i stigande ordning.
Hur kan jag tillämpa SVERWEIS automatiskt på andra celler?Du kan använda Autofill-funktionen för att automatiskt tillämpa SVERWEIS på andra celler genom att dra formeln nedåt.
