Excel-data validering för celler

Excel är ett kraftfullt verktyg som inte bara hjälper dig att organisera data utan också säkerställa dataintegriteten. En central funktion här är data validering, där du kan ange begränsningar för celler för att undvika felinmatningar. I den här guiden kommer jag att visa dig hur du effektivt kan använda denna funktion för att se till att endast korrekta data matas in.

Viktigaste insikter

• Du kan definiera inmatningsbegränsningar för celler i Excel.
• Data validering hjälper till att visa felmeddelanden vid ogiltiga inmatningar.
• Du har möjlighet att validera data i specifika format som datum, nummer eller tid.

Steg-för-steg-guide

Steg 1: Öppna exempelfilen

Innan vi startar inställningarna, öppna exempelfilen "data validerings Exempel.xlsx". Denna fil innehåller redan några frågor som vi kommer att använda för vår data validering.

Steg 2: Välj cell för data validering

Fokusera på frågan "Är du över 18 år?". Endast svaren "Ja" eller "Nej" bör tillåtas här. Välj cellen där detta svar ska matas in.

Steg 3: Aktivera data validering

Gå nu till fliken "Data" i den övre menyraden och leta efter avsnittet "Data verktyg". Klicka på "Data validering". Ett nytt fönster öppnas med inställningsmöjligheter för data validering.

Steg 4: Ange inmatningsbegränsning

I fönstret för data validering väljer du i "Tillåta" alternativet "Lista". Här kan du antingen välja ett cellområde där de tillåtna svaren står, eller mata in värdena direkt: "Ja, Nej". Klicka på "OK". Därmed har du skapat en rullningslista för inmatningen.

Steg 5: Lägg till inmatningsmeddelande

För att ge användarna en ledtråd vid inmatningen kan du lägga till ett inmatningsmeddelande. Aktivera fliken "Inmatningsmeddelande" i samma fönster och skriv in en titel och ett lämpligt meddelande, till exempel “Vänligen ange: Är du över 18 år?”.

Steg 6: Definiera felmeddelande

För att se till att ogiltiga inmatningar fångas, växla till fliken "Felmeddelande". Här kan du konfigurera titel och meddelande för felmeddelandet som visas om någon skriver något annat än "Ja" eller "Nej". Klicka igen på "OK" för att tillämpa alla inställningar.

Steg 7: Ange födelsedagsdatum

Nu ska vi sätta inmatningen för födelsedatumet. Välj cellen för födelsedatumet och gå igen till "Data" och sedan "Data validering". Välj här "Datum" under "Tillåta" och ställ in rekommenderade datum. Till exempel kan du ange ett minst datum från 1.1.1900 och en maximal datum från idag.

Steg 8: Lägg till en ledtråd för datum

Här kan du också lägga till ett inmatningsmeddelande som ber användarna att ange sitt födelsedatum. Detta kan vara något som "Ange ditt födelsedatum (minimiålder 18 år)".

Steg 9: Ange pris för VIP-medlemskap

Den nästa cellen gäller kostnaden för VIP-medlemskapet. Ange data valideringen så att endast heltal mellan 150 och 200 euro accepteras.

Steg 10: Definiera specialrabatter för VIP-kunder

Precis som tidigare kan du nu lägga till möjligheten att ange decimaltal för specialrabatter, som ligger mellan 10% (0,1) och 30% (0,3).

Steg 11: Definiera arbetstider för starten

För att ange arbetstider, gå till den relevanta cellen, välj "Tid" i dataövervakningen och sätt inmatningen mellan kl 6 och kl 8.

Steg 12: Anpassa felmeddelanden för arbetstider

Här kan du även definiera felmeddelanden för att visa en varning om den angivna tiden ligger utanför det definierade intervallet.

Sammanfattning

I den här handledningen har du lärt dig hur du med Excel-funktionen för datavalidering kan säkerställa att endast giltiga data matas in i dina celler. Det minskar felkällor och säkerställer konsistenta data i dina Excel-listor.