Jämförelse av två Excel-tabeller

Excel är ett kraftfullt verktyg som möjliggör effektiv hantering och analys av data. Speciellt inom områdena controlling och försäljning kan det dock vara utmanande att jämföra flera ark och identifiera skillnader . Denna guide visar dig hur du jämför två Excel-ark för att säkerställa att artikelnumren i båda listorna matchar. Vi kommer att använda villkorlig formatering för detta ändamål.

Viktigaste insikterna

• Du kan jämföra två ark i Excel för att identifiera avvikelser i artikelnummer.
• Genom villkorlig formatering kan du visuellt markera skillnader.
• Excel hjälper dig att snabbt upptäcka och korrigera fel, som t.ex. omvända siffror.

Steg-för-steg-guide

Starta Excel för att öppna din artikellista och jämförelsearket. Du bör ha din lista redo, från vilken du vill jämföra artikelnummer. Det är användbart att ha den färdigställd i förväg för att kunna börja jämföra snabbt.

Det första arket du analyserar innehåller artikelnummer och aktuell tillgänglig lagerstatus. Denna information är viktig för att hålla data konsistenta, men för tillfället fokuserar vi på att jämföra artikelnummer. Se till att artikelnumren har matats in korrekt och finns i rätt kolumn.

Nu kommer vi att fokusera på hur du inkluderar det andra arket för granskning. Detta ark bör idealiskt innehålla artikelnummer som du vill jämföra. Se till att båda ark är välstrukturerade och tydliga så att du enkelt kan identifiera skillnaderna.

För att kontrollera om artikelnumren matchar, gå tillbaka till första arket. Markera hela kolumn A som innehåller artikelnumren. Öppna sedan menyn "Start" och välj "Villkorlig formatering". Här kan du skapa en ny regel för att definiera din jämförelsemiljö.

När du skapar en ny regel har du möjlighet att skapa en formel för att identifiera skillnader. Här anger du att du vill använda värdena för artikelnumren i det andra arket som jämförelsegrund.

Se till att du väljer artikellistans område korrekt. Börja högst upp och gå igenom hela listan. Excel kommer nu automatiskt att skapa en koppling till datan i det andra arket.

Var noga med att referensen är relativ. Ta bort dollartecknen så att Excel kan anpassa formeln till varje rad. Du kan göra detta genom att använda F4-tangenten för att växla mellan referenstyper tills du når en relativ referens utan dollartecken.

När referenserna är korrekt inställda kan du ställa in villkoret för vilka artikelnummer som ska markeras som olika. Lägg till ett "mindre än" eller "större än" tecken beroende på vad du vill jämföra.

Nu när alla inställningar har gjorts, kan du bekräfta regeln. Nästa steg är att markera skillnaderna med färg, så att felaktiga eller avvikande artikelnummer omedelbart sticker ut.

Efter att den villkorliga formateringen har tillämpats kommer du omedelbart att se vilka artikelnummer som avviker. Du kommer troligtvis att märka några fel, som omvända siffror, som lätt kan missas.

Till exempel kan det hända att artikelnummer 23421 har matats in av misstag, istället för 23412. Excel kommer automatiskt att markera dessa skillnader så att du snabbt kan identifiera och korrigera dem i listan.

Varje gång du skriver in en felaktig siffra kommer skillnaden att visas omedelbart. Detta är extremt användbart för att undvika dilaterat arbete och för att upptäcka fel i tid.

Sammanfattningsvis kan sägas att du med dessa enkla steg kan implementera en effektiv metod för att jämföra Excel-tabeller. Detta hjälper inte bara med att matcha artikelnummer, utan kan också tillämpas på artikelnamn och annan data, vilket gör din arbetsdag mycket lättare.

Sammanfattning

Med de beskrivna metoderna kan du effektivt identifiera skillnader mellan två Excel-tabeller. Genom att använda villkorlig formatering blir avvikelser snabbt synliga, vilket hjälper dig att snabbt korrigera felaktiga inmatningar eller sifferfel och säkra datakvaliteten.