Jämför värden i Excel

Att jämföra värden i Excel ger dig ett effektivt sätt att säkerställa konsistens och noggrannheten i dina data. Speciellt inom ekonomistyrning och försäljning är det viktigt att veta om vissa värden finns i en referenstabell. I denna guide kommer du steg för steg lära dig hur du kan utföra dessa jämförelser i Excel. Du kommer att se hur man tillämpar lämpliga formler och hur man visuellt framhäver skillnader.

Viktigaste insikter

• Du kan med jämförelseformeln i Excel kontrollera om ett värde finns i en referenstabell.
• Villkorlig formatering hjälper dig att visa överensstämmelser och avvikelser i färg.
• Jämförelsen är inte bara användbar för artikelnummer eller namn, den kan tillämpas på olika datafält.

Steg-för-steg-guide

För att jämföra värden i en referenstabell behöver du först en lista över artiklar och en referenstabell. Nedanför förklarar jag hela processen med att kontrollera värden i Excel.

Steg 1: Skapa och förbereda tabeller

Först skapar du din lista över artiklar och referenstabell i ett Excel-dokument. Listan över artiklar bör innehålla all relevant information om artiklarna, till exempel namn och mängd på dina produkter. Referenstabellen är en lång lista över alla artiklar som du vill jämföra med din artikelista.

Steg 2: Infoga jämförelseformel

Nu är det dags att skapa jämförelseformeln. Du lägger till formeln =JÄMFÖR.SÖKNING(sökkriterium;sökmatris;jämförelsetyp) i den cell där du vill se resultatet av jämförelsen. Sökkriteriet är artikeln du letar efter. I vårt fall kan det vara ett specifikt papper som "Papper 200 g".

Steg 3: Definiera sökmatris

Sökmatrisen är din referenstabell som innehåller värden som du vill jämföra. För att arbeta exakt väljer du hela kolumnen med artikelnamnen i din referenstabell. Se till att referenstabellen är korrekt förberedd för att säkerställa exakta jämförelser.

Steg 4: Ange jämförelsetyp

I nästa steg anger du jämförelsetypen. Här använder du värdet 0 (noll) för en exakt matchning. Denna inställning säkerställer att endast identiska värden kommer att betraktas som matchande, vilket är viktigt för ditt projekt.

Steg 5: Kontrollera resultaten

Efter att du har tillämpat formeln bör du kontrollera resultaten i cellen. Om värdet finns visas positionen i referenstabellen av Excel. Om värdet inte hittas visar Excel ett fel, som till exempel "NV".

Steg 6: Använda villkorlig formatering

För att göra visuella bedömningar av de hittade värdena kan du använda villkorlig formatering. Markera kolumnen där jämförelserna visas och klicka på "Villkorlig formatering". Där kan du skapa nya regler för att exempelvis markera icke funna värden i rött.

Steg 7: Jämförelseresultat på en översikt

När den villkorliga formateringen är inställd kan du enkelt kontrollera resultaten. Om ett värde inte finns i referenstabellen visas detta korrekt. Du kan också göra ytterligare anpassningar, som att fetmarkera texten eller välja olika färger för att förbättra överskådligheten.

Steg 8: Testa olika värden

Nu har du möjlighet att testa olika artiklar. Ange helt enkelt nya värden i sökfältet för att se om de finns i referenstabellen. Denna funktion hjälper dig att snabbt upptäcka förändringar eller fel i dina data.

Steg 9: Dokumentation och feedback

Det är viktigt att dokumentera arbetet och klargöra eventuella frågor. Använd kommentarsfältet i Excel för att lämna anmärkningar eller för att kommunicera med kollegor om upptäckta avvikelser. Det kommer att göra processen ännu smidigare.

Summering

Att jämföra värden i en referenstabell hjälper dig att identifiera fel och säkerställa noggrannheten i dina data. Genom att använda jämförelseformler och villkorlig formatering i Excel kan du effektivt övervaka om de sökta objekten finns.