Markera datum med olika färger i Excel för ökad överskådlighet

Tider effektiv i åtanke är en utmaning som många av oss känner igen i arbetslivet. Ett enkelt och visuellt tilltalande sätt att påminna sig om kommende eller redan passerade tider är att färgmarkera dem med hjälp av Excel. I denna handledning visar jag dig hur du kan strukturera och göra dina tider överskådliga med några formler och villkorlig formatering.

Viktigaste insikter

• Med Excel kan du enkelt beräkna återstående dagar till en tidpunkt.
• Villkorlig formatering gör det möjligt att markera tider som närmar sig eller redan har passerat med färg.
• Du kan genom enkla formler alltmer effektivt hantera och visualisera dina tider.

Steg-för-steg-guide

Steg 1: Skapa ett arbetsblad

Börja med att skapa ett nytt arbetsblad i Excel och lägg in de tider du vill hantera. Detta kan exempelvis inkludera:

• 28.04.
• 01.05.

Steg 2: Beräkna återstående dagar

För att beräkna återstående dagar till en tidpunkt kan du använda en enkel formel. Välj en cell och börja skriv in formeln: =A2 - IDAG(), där A2 är den första tidpunkten. Dra sedan fältet nedåt för att fortsätta den en-dimensionella listan. Detta ger dig en lista över återstående dagar till varje tidpunkt.

Steg 3: Markera avklarade tider

När en tidpunkt är avklarad kan du dokumentera detta genom att fylla i den motsvarande cellen. Det rekommenderas att förse cellen med en kommentar (t.ex. "Avklarat" eller "Inställt"). Genom ett "OM"-villkor kan du automatiskt dölja visningen av återstående dagar.

Steg 4: Användning av "OM"-formeln

Skriv in följande formel i den cell som visar de återstående dagarna: =OM(C2<>"";"";A2-IDAG()). Här kontrolleras om det finns en kommentar i kolumn C. Om cellen inte är tom visas inget av formeln. Annars beräknas de återstående dagarna.

Steg 5: Färgmarkering med villkorlig formatering

För att markera tider med färg, markera kolumnen med de återstående dagarna och gå till "Villkorlig formatering". Välj alternativet för färgskalor. Du kan välja en tre-färgsskala för att visa en smidig övergång mellan olika färger.

Steg 6: Justera färgskalor

Du kan justera färgskalorna för att ställa in specifika tröskelvärden för visningen. Till exempel kan du ställa in att allt som ligger inom de närmaste två dagarna visas i rött, och allt som ligger längre in i framtiden visas i grönt.

Steg 7: Hänsynstagande till arbetsdagar

Om du också vill ta hänsyn till antalet återstående arbetsdagar till en viss tidpunkt kan du använda funktionen ARBETSDAGAR.NETTO. Skriv in funktionen i en ny cell: =ARBETSDAGAR.NETTO(IDAG();A2) och stäng parantesen. Resultatet kommer att visa hur många arbetsdagar som återstår från idag till tidpunkten.

Steg 8: Sammanfattning och fortsättning

Efter att du har utfört alla ovan nämnda steg bör du nu kunna effektivt hantera och snabbt upptäcka dina tider. Spara ditt dokument och du är väl förberedd för att planera dina tider.

Sammanfattning

I den här handledningen har du lärt dig hur du effektivt kan markera dina avtal färgstarkt genom enkla beräkningar och användning av villkorlig formatering i Excel. På så sätt kan du lättare hålla koll på kommande händelser och snabbt reagera på förändringar.