Hantering av villkorlig formatering i Excel

Att hantera och anpassa villkorlig formatering i Excel kan hjälpa dig att presentera data på ett mer övertygande och begripligt sätt. Denna formatering är inte bara användbar för att framhäva vissa värden, utan gör det också möjligt för dig att snabbt upptäcka mönster och trender i din data. I följande avsnitt lär du dig hur du effektivt hanterar villkorlig formatering, anpassar den och kan ändra den i efterhand för att göra din datapresentation ännu mer tilltalande.

Viktigaste insikter

• Villkorlig formatering hjälper till att visuellt framhäva viktig data.
• Du kan ändra eller ta bort befintliga formateringar i efterhand.
• Det är möjligt att redigera värden inom den villkorliga formateringen i realtid.

Steg-för-steg-guide

Oavsett om du redan har erfarenhet av Excel eller precis har börjat, visar de följande stegen hur du effektivt kan hantera villkorlig formatering.

Steg 1: Skapa ny villkorlig formatering

Börja med att skapa en ny villkorlig formatering. Du kan till exempel visualisera subtotaler för en viss datamängd. Gå till cellen som du vill formatera och välj "Villkorlig formatering" i menyn.

Välj sedan en formateringstyp, exempelvis en färgskala. Detta gör att du kan upptäcka olika värden bättre genom att visa dem i olika nyanser av färger. Du kan skapa en färggradient som går från rött via gult till grönt för att visa höga och låga värden.

Steg 2: Anpassa formateringen

Efter att du har skapat den första formateringen kan du anpassa den ytterligare. Om du till exempel vill lägga till en totalsumma, markera den relevanta cellen och lägg till den önskade diagramtypen.

Stapeldiagrammet uppdateras omedelbart så att du direkt kan se hur värdena visas. Högre värden visas som längre staplar, vilket gör att du snabbt kan uppfatta höjden på subtotalerna på en blick.

Steg 3: Välj villkorlig formatering

Nu är det viktigt att granska alla villkorliga formateringar i arbetsboken. För att göra detta, gå till övre högra hörnet och använd sökluppen. Här kan du välja mellan olika alternativ för att bara välja de villkorliga formateringarna.

Välj "Markera innnehåll" för att ta reda på vilka celler som har dessa formateringar. Klicka på "OK" och se hur de relevanta cellerna markeras.

Steg 4: Hantera regler

En annan viktig steg är att hantera dina villkorliga formateringsregler. Gå till "Villkorlig formatering" och välj "Hantera regel". Här kan du få en översikt över alla aktiva regler i din arbetsbok.

Om du upptäcker att en regel är onödig eller åsidosätts kan du ta bort den med en enkel klick. Välj regeln, klicka på "Ta bort" och bekräfta ditt val.

Steg 5: Redigera befintliga formateringar

Du kan också enkelt anpassa befintliga villkorliga formateringar. Välj regeln som du vill ändra och klicka på "Redigera". Här kan du redigera villkoren i formeleditorn för att exempelvis ändra kriterierna för visning av värden.

Om du till exempel vill redigera veckodagar för att visa att endast värden under 6 visas kan du ändra "större än"-tecknet till ett "mindre än"-tecken.

Steg 6: Kontrollera ändringar i realtid

Alla justeringar du gör visas omedelbart i Excel så att du kan kontrollera effekten av ändringarna i realtid. På så sätt ser du hur de betingade formateringarna anpassar sig baserat på de nya kriterier du har ställt in.

Steg 7: Visa regler för andra blad

För att få en bättre överblick över alla betingade formateringar kan du också söka regler i andra kalkylblad. Gå till de relevanta inställningarna och visa reglerna som finns i hela Arbetsboken. Detta gör det möjligt för dig att hantera formateringarna över alla blad.

Summering

Du har nu lärt dig hur du skapar, anpassar och hanterar betingad formatering i Excel. Dessa tekniker hjälper dig inte bara att ordna dina data, utan ger dig också möjlighet att förbättra tolkningen av data.