Användning av Excel-databasformulär för datamatantering

I Excel finns det många användbara funktioner som hjälper dig att optimera din datainmatning. En av dessa funktioner är databasformuläret, som ger dig en strukturerad metod för att sätta in och hantera information i dina tabeller. I den här handledningen visar jag dig hur du kan använda databasformuläret för att effektivt lägga till och redigera artiklar utan att direkt redigera hela tabellen.

Viktigaste insikter Databasformuläret i Excel gör det möjligt för dig att strukturerat mata in och redigera data. Det ger en bekväm gränssnitt för att lägga till nya poster eller ändra befintliga. Dessutom lär du dig hur man öppnar formuläret, lägger in data och söker efter poster.

Steg-för-steg-guide för att använda databasformuläret

Steg 1: Förbered artikellistan

Innan du börjar använda databasformuläret, se till att du har skapat en ren och välstrukturerad lista över artiklar. Denna lista bör inkludera kolumner för artikelnummer, produktnamn, pris och lagersaldo. I det här exemplet utökar vi vår lista med dessa punkter.

Steg 2: Öppna databasformuläret

För att öppna databasformuläret har du olika alternativ. Ett sätt är att använda sökfunktionen högst upp till vänster i Excel. Skriv helt enkelt "formulär" i sökfältet och starta formuläret. Alternativt kan du lägga till formuläret i snabbstartfältet för snabbare åtkomst. Gå till "Alla kommandon" och sök efter "Formulär".

Steg 3: Använda formulärets gränssnitt

Efter att ha startat formuläret ser du ett överskådligt gränssnitt som visar fält för artikelnummer, produktnamn, pris och lagersaldo. Du kan använda tabulatorn för att navigera mellan fälten och snabbt mata in nödvändig information.

Steg 4: Mata in data

Nu kan du börja mata in data. Till exempel, om lagerarbetaren söker efter artikelnummer 25 kan denne göra det direkt i formuläret. Mata in artikelnumret och bekräfta med Enter. De andra fälten fylls automatiskt i och du kan lägga till eller ändra produktnamnet vid behov.

Steg 5: Skapa en ny post

Om du vill lägga till en ny artikel, klicka på "Ny" eller mata in ett nytt artikelnummer direkt i fältet. Glöm inte heller att mata in övrig information, som produktnamn och pris. Bekräfta dina uppgifter för att spara den nya posten.

Steg 6: Kontrollera och redigera data

Om det behövs, kan du navigera genom databasformuläret för att kontrollera eller redigera befintlig information. Varje gång du byter visas den aktuella posten. För att ta bort en post, navigera till den relevanta posten och klicka på "Radera". Kontrollera att posten har tagits bort korrekt.

Steg 7: Slutför datainmatningen

När du är klar med din datainmatning, stäng ned databasformuläret. All data som matats in kommer att läggas till i artikellistan efter att du använt den, så att du alltid kan komma åt informationen när som helst.

Sammanfattning

Att använda databasformuläret i Excel är ett utmärkt sätt att förenkla och strukturera datamataredskapet. Med några få klick kan du lägga till nya poster, redigera data och uppnå ett överskådligt arbetssätt utan att behöva arbeta direkt i tabellen. Det ger dig inte bara ett bekvämare sätt att mata in data på, utan minskar också risken för oavsiktliga ändringar i befintlig data.