Hantering av etiketter och bildregistret i Word

Vid användning av textbehandlingsprogram som Microsoft Word är tydligt strukturerade dokument oumbärliga, särskilt när det gäller att skapa vetenskapliga arbeten, rapporter eller presentationer. För att läsaren ska kunna hitta viktig information och visuellt innehåll snabbt, har du möjligheten att effektivt använda bildtexter, bildregister och korsreferenser. I denna guide visar vi dig steg för steg hur du visar dina bilder, tabeller, formler och diagram i en enhetlig bildtextform och sammanfattar dem i en översiktlig bildkatalog.

Viktigaste insikter:

• Bildtexter är viktiga för kategorisering av visuellt innehåll.
• Med ett bildregister kan du öka hittbarheten av bilder och tabeller i ditt dokument.
• Korsreferenser underlättar navigeringen och ser till att läsaren snabbt hittar rätt information.

Steg-för-steg-guide

1. Förbered dokumentet

Innan du börjar skapa bildtexter och ett bildregister bör du lägga till bilder, tabeller och formler i ditt dokument. Lägg till exempel en bild av en iPhone.

2. Infoga bildtext för bilder

Klicka på bilden av iPhonen och gå till "Referenser". Välj alternativet "Infoga bildtext". Du har nu möjlighet att ange om bildtexten ska visas ovanför eller under elementet. Vanligtvis är det rekommenderat att placera bildtexten under bilden.

3. Justera benämningen

Den nya benämningen skapas automatiskt, börjande med "Bild 1". Du kan anpassa denna beskrivning vidare och ange till exempel "Bild 1: iPhone".

4. Lägg till fler bilder och deras bildtexter

Upprepa processen för den andra bilden - i detta fall bilden av månen. Markera bilden, gå till "Referenser" igen och välj "Infoga bildtext". Ange sedan den önskade benämningen, till exempel "Måne".

5. Ge tabeller en bildtext

För att ge en tabell en bildtext, markera hela tabellelementet och välj "Referenser" > "Infoga bildtext". Här kan du också ange benämningen, som till exempel "Tabell 1: Namnlista".

6. Ge formler en bildtext

Att ge formler en bildtext fungerar på liknande sätt. Markera formeln, gå till "Referenser" och välj "Infoga bildtext". Ange en titel, till exempel "Formel: x + y = z".

7. Infoga bildkatalog

Nu när du har lagt till dina bildtexter är det dags att skapa en bildkatalog. Gå till "Referenser" och välj "Infoga bildkatalog". Här kan du välja vilka kategorier som ska inkluderas i katalogen, till exempel endast bilder eller även tabeller och formler.

8. Välj katalogens format

Du har möjlighet att välja format för bildkatalogen - antingen klassiskt, elegant eller formellt.

9. Uppdatera katalogen

När du gör ändringar i ditt dokument, som att lägga till innehåll eller flytta element, är det viktigt att uppdatera bildkatalogen. Detta kan du göra genom att markera hela katalogen, högerklicka och välja "Uppdatera fält".

10. Lägg till korsreferenser

För att skapa korsreferenser i ditt dokument, positionera markören på önskad plats och gå till "Referenser" och välj "Korsreferens". Här kan du välja den bild eller tabell du vill referera till.

11. Skapa korsreferenser i texten

Till exempel, när du hänvisar till bilden av månen i texten, kommer du att märka att sidnumrerna uppdateras beroende på var grafiken finns i ditt dokument. På så sätt säkerställer du en sömlös navigering i dokumentet.

12. Gör ändringar och uppdatera referenser

När du har skapat alla önskade korsreferenser, gör du ändringar och uppdaterar alla fält för att säkerställa att sidnumrerna och referenserna är korrekta.

Sammanfattning

Genom att lägga till beskrivningar för dina bilder och tabeller blir navigeringen i ditt dokument mycket lättare. En välstrukturerad bildförteckning ger dina läsare möjlighet att snabbt hitta relevant information. Dessutom säkerställer korsreferenser att dina läsare alltid får rätt sidnummer och referenser, även om dokumentet förändras.