När du regelbundet behöver skriva ut kuvert, vare sig det är för personliga inbjudningar eller affärskorrespondens, vill du göra denna process så enkel och effektiv som möjligt. Istället för att formatera varje kuvert manuellt kan du använda Words sammanslagning-funktion för att automatiskt generera flera kuvert med olika mottagare. I denna guide kommer du att lära dig hur du skriver ut kuvert och förbereder dem för leverans.
Viktigaste insikter
- Sammanslagningen i Word tillåter dig att automatisera skapandet av flera kuvert.
- Du kan importera mottagaruppgifter från en Excel-tabell för att underlätta utskriften.
- Word erbjuder olika funktioner för att anpassa adressformateringen.
Steg-för-steg-guide
Öppna först ett tomt Word-dokument och gå till fliken "Utskick". Här hittar du menyn "Kuvert".
Klicka på "Kuvert" för att öppna fönstret för kuvert och etiketter. I detta fönster kan du ange avsändaradressen och mottagaradressen. Detta exempel visar hur en sammanslagning skapas för flera mottagare.
Du vill skriva ut flera kuvert samtidigt. Gå till alternativen och välj rätt kuvertformat. Standardmässigt är formatet "DL" inställt. Om du vill använda ett annat format kan du anpassa det här.
En viktig sak att tänka på är utskriftsalternativet. Beroende på din skrivarmodell kan sättet kuverten matas in skilja sig. Det rekommenderas att använda ett vanligt A4-ark som mall för att se hur det matas in innan du skriver ut.
När allt är klart klickar du på "OK" för att lägga till kuvertet i ditt dokument. På så sätt får du ett dokument med avsändaradressen och plats för mottagaradressen.
Nu är det dags att importera data för sammanslagningen. Du borde redan ha förberett en Excel-fil med en lista över mottagare. Denna fil bör innehålla lämpliga kolumner för förnamn, efternamn, adress osv.
Spara din Excel-tabell och gå tillbaka till Word. Välj "Starta sammanslagning" och sedan "Kuvert". Word kommer att fråga dig vilket kuvert du vill använda för sammanslagningen. Välj det kuvert du behöver.
När du har klickat på "OK" visas kuvertet på din skärm. Under fliken "Utskick" hittar du nu också möjligheten att välja mottagare.
Här kan du antingen skapa en ny lista eller välja din Excel-fil. Välj Excel-filen och bekräfta vilken tabell du vill använda.
Nu är alla mottagare tillgängliga i ditt dokument. Du kan redigera mottagarlistan för att se till att alla nödvändiga data är korrekta. Word ger dig också möjlighet att filtrera listan eller ta bort dubbletter.
Nu kan du definiera adressblocken för kuverten. Klicka på "Adressblock" för att anpassa de adresskomponenter som ska visas på varje kuvert.
Om du har specifika krav för formateringen, exempelvis att ange landet endast för internationella försändelser, kan du också anpassa dessa inställningar.
När du har ställt in allt, kan du i förhandsgranskningsfönstret se hur kuvertet kommer att se ut. Om du vill göra ändringar kan du enkelt justera positionen för adresserna.
Genom att klicka på "Slutför sammanfogning" kan du skapa utskriftsfilen. Du har också möjlighet att skicka kuverten via e-post eller överföra dem till ett nytt dokument.
Nu ser du att Word har skapat varje enskilt kuvert. Du kan nu skicka dem till din skrivare eller ta bort dem vid behov.
Sammanfattningsvis har du genom dessa steg lärt dig hur du effektivt skriver ut kuvert till flera mottagare genom att använda Words sammansättningsfunktion.
Sammanfattning
Med de tidigare beskrivna stegen är du nu väl förberedd för att skapa kuvert i Word och direkt förbereda dem för sändning. Du kan enkelt arbeta med stora datamängder och skriva ut talrika personliga kuvert på kort tid.
Vanliga frågor
Vilka format kan jag välja när jag skriver ut kuvert i Word?Standardkuvertformat är DL, C5, C6 samt andra vanliga format.
Hur kan jag anpassa min mottagarlista för sammansättningstryck?Du kan redigera listan i Excel för att säkerställa att alla relevanta data är korrekta.
Vad gör jag om adresserna inte visas korrekt?Se till att kolumnerna i din Excel-tabell är korrekt namngivna och att adressblocken i Word är korrekt konfigurerade.
Kan jag redigera kuverten efter sammansättningstryck?Ja, du kan anpassa de skapade kuverten i det nya dokumentet innan du skriver ut dem.
Kan jag skicka kuvert via e-post?Ja, du kan också skicka kuvert direkt via e-post om du gör de nödvändiga inställningarna i Word.
