Skapa en sammansatt brev i Word – En enkel guide

Du vill skicka personliga brev till flera mottagare och anpassa hälsningsfrasen individuellt? Med seriellbrev-funktionen i Microsoft Word kan du snabbt och enkelt göra det. Denna guide visar dig hur du definierar mottagare med hjälp av en Excel-tabell och korrekt använder olika hälsningsfraser som "Herr" och "Fru". Låt oss komma igång och gå igenom stegen för att skapa ett effektivt seriellbrev tillsammans.

Viktigaste insikter

• Du lär dig hur du skapar och anpassar ett seriellbrev i Word.
• Användningen av en Excel-lista möjliggör enkel hantering av mottagaruppgifter.
• Hälsningsfraser kan dynamiskt anpassas för att ge en personlig touch.

Steg-för-steg-guide

För att skapa ett seriellbrev i Word, följ dessa steg:

Steg 1: Starta seriellbrevet

Börja med att öppna Microsoft Word. Gå till fliken "Utskick" och välj alternativet "Starta seriellutskick". Klicka sedan på "Brev" för att påbörja processen för seriellbrev.

Steg 2: Välj mottagarlista

Därefter måste du välja mottagarlistan. Du har möjligheten att antingen mata in en ny lista, använda en befintlig lista eller välja Outlook-kontakter. I denna guide använder vi en Excel-tabell som du har sparat på skrivbordet.

Steg 3: Redigera mottagaruppgifter

Nu kan du redigera mottagarlistan. Genom datakällan, som i vårt exempel heter "Adresslista.xls", kan du lägga till adresser, söka efter dupliceringar eller filtrera efter specifika kriterier. Du får en översikt över efternamn, förnamn och hälsningsfras.

Steg 4: Lägg till adressblock

Lägg nu till ett adressblock genom att klicka på "Adressblock". Här kan du välja rätt fält för hälsningsfrasen och adressen. Word känner automatiskt igen fälten så att nödvändig information enkelt kan överföras.

Steg 5: Kontrollera förhandsgranskningen

Det är viktigt att kontrollera förhandsgranskningen av brevet. Du kan se hur adressen och övrigt innehåll ser ut i brevet. Klicka på "Visa förhandsgranskning av resultat" för att säkerställa att allt är korrekt ordnat.

Steg 6: Lägg till ämnesrad och datum

Nu kan du infoga ämnet för ditt brev i det förberedda dokumentet. Skriv till exempel "Testserienbrev" och lägg till ett datum. Det ger ditt brev en formell struktur.

Steg 7: Infoga hälsningsfras dynamiskt

Använd de versala kommmandona för att anpassa hälsningsfrasen. Med funktionen kan du skilja mellan "Herr" och "Fru" baserat på data i din Excel-lista.

Steg 8: Fortsätt med seriellbrevet

Skriv nu brevets text efter behov. Du kan skriva en generell text som gäller för alla mottagare. Se till att det formuleras inkluderande och attraktivt.

Steg 9: Utför felkontroll

Innan du avslutar seriellbrevet bör du utföra en felkontroll. Du kan klicka dig igenom de olika adresserna och se till att inga fel finns i hälsningsformaten eller adressuppgifterna.

Steg 10: Skriv ut eller skicka sammansatt brev

Nu när ditt sammansatta brev är komplett och ser bra ut, gå tillbaka till fliken "Utskick" och klicka på "Slutför och sammanslagning". Där har du möjlighet att skriva ut dokumentet, skicka det via e-post eller spara dokumenten för vidare bearbetning.

Steg 11: Lägg till ytterligare fält

Vid behov kan du integrera ytterligare individuella fält i ditt brev, som till exempel telefonnummer. Välj de lämpliga kolumnerna från din Excel-fil för att skapa ytterligare personligt värde.

Steg 12: Slutförande

Efter alla dessa steg har du framgångsrikt skapat ett sammansatt brev. Nu kan du spara ditt dokument och skicka eller skriva ut det som du önskar.

Sammanfattning

I den här guiden har du lärt dig hur man enkelt och effektivt skapar ett sammansatt brev med Microsoft Word. Du har gått igenom hela processen, från att välja mottagarlistan till den personliga hälsningen och slutredigeringen, samt att skriva ut eller skicka dina brev.