Spårning och ändringar i Word

Samarbetet kring textdokument kan ibland vara en utmaning, särskilt när flera personer arbetar på det samtidigt eller i tur och ordning. Med spårningsfunktionerna i Microsoft Word blir processen emellertid betydligt effektivare. Du kan göra ändringar som sedan är synliga för alla parter. Denna guide visar dig hur du på ett meningsfullt sätt kan utnyttja spårningsfunktionerna i Word för att enkelt hantera revisioner.

Viktiga insikter

• Ändringar i Word kan spåras i realtid.
• Du kan acceptera eller avvisa ändringar, så att alla redigeringar förblir spårbara.
• Användningen av kommentarer underlättar kommunikationen mellan författarna.

Aktivera spårning av ändringar i Word

För att kunna använda spårningsfunktionen måste du först aktivera den. Detta görs i fliken "Granska".

Klicka på knappen "Spårning". Du har också möjligheten att låsa spårningen för hela dokumentet, så att inga ytterligare ändringar kan göras utan spårning.

Ett tips: När spårningen är aktiverad markeras alla ändringar du gör med en annan färg, så att de är lätt synliga.

Göra ändringar i texten

Nu kan du börja göra ändringar i dokumentet. Till exempel, ta bort textpassager eller lägg till nya. Allt dokumenteras automatiskt.

När du ändrar ett ord eller en rad text markeras den platsen i rött och blir genomstruken, medan det nya inmatningen visas.

Det är särskilt användbart för att se till att alla parter har koll på ändringarna som görs.

Acceptera eller avvisa ändringar

När du har gjort dina ändringar kan korrekturläsaren eller dokumentförfattaren besluta om dessa ändringar ska accepteras eller inte.

För att acceptera en ändring, klicka bara på "Acceptera". Om en ändring inte önskas, kan du när som helst klicka på "Avvisa" för att återställa den ursprungliga textpassagen.

Denna möjlighet säkerställer en bekväm och tydlig uppfattning om vilka ändringar som har godkänts eller avvisats.

Använda revideringskommentarer

En annan användbar funktion är kommentarsfunktionen. Du kan markera text och lägga till en kommentar, vilket gör kommunikationen mellan användarna mycket enklare.

Klicka helt enkelt på den plats i dokumentet där du vill lägga till en kommentar. Den andra redigeraren kan sedan svara direkt på denna kommentar och ställa klargörande frågor.

För att se hela bilden av de ändringar som har gjorts kan du justera visningen så att alla ändringar eller endast kommentarerna visas.

Visa och hantera ändringar och kommentarer

I revideringsområdet kan du se alla ändringar och kommentarer i en sammanfattande lista. På så sätt får du en överblick över vad som har ändrats och vilka kommentarer som fortfarande är öppna.

Du kan också anpassa visningen efter dina behov, till exempel genom att visa listan horisontellt eller vertikalt.

Denna flexibilitet är särskilt användbar för att snabbt få en överblick över dokumentets status.

Skicka tillbaka dokumentet för slutlig kontroll

Efter att du har redigerat dokumentet kan du skicka tillbaka det. Du har då möjlighet att granska de senaste ändringarna igen innan du slutför dokumentet.

Använd knapparna för att acceptera eller avvisa för att säkerställa att alla ändringar motsvarar dina förväntningar.

Till exempel, om du avvisar en viss ändring kommer den omedelbart att ångras och det ursprungliga ordet förblir detsamma.

Sammanfattning

Följefunktionerna och kommenteringsfunktionerna i Microsoft Word är mycket användbara när flera personer arbetar med ett dokument. Du har alltid möjlighet att följa ändringar och fatta beslut som rör dokumentet. Genom transparent kommunikation och tydlig dokumentation av ändringar blir efterarbetet enklare och mer effektivt.