Jämföra dokument i Word - Instruktioner

När du arbetar med Word-dokument, är det ofta nödvändigt att jämföra olika versioner av ett dokument med varandra. Antingen för att kontrollera korrigeringar eller för att följa ändringar som olika personer har gjort. Den här handledningen visar steg för steg hur du effektivt jämför två Word-dokument för att snabbt upptäcka alla skillnader. Du kommer att optimalt utnyttja jämförelsefunktionen i Word och upptäcka olika anpassningsmöjligheter. Låt oss börja!

Viktigaste insikter

• Du kan snabbt och enkelt upptäcka skillnader mellan två Word-dokument.
• Jämförelsefunktionen möjliggör filtrering efter specifika ändringstyper (t.ex. text, tabeller).
• Ändringar kan accepteras eller avvisas direkt i dokumentet.

Steg-för-steg-guide

För att jämföra dokument i Word, följ följande steg:

Förberedande av dokumenten

Först måste du skapa eller välja två Word-dokument som ska jämföras. Se till att du har en originalversion (dokument 1) och en reviderad version (dokument 2). Börja med att skapa två dokument med olika innehåll genom att till exempel redigera en textavsnitt från det första dokumentet och spara det i det andra.

Åtkomst till jämförelsefunktionen

Öppna menyn "Granska" i Word. Där hittar du alternativet "Jämför". Klicka på denna knapp för att starta jämförelseprocessen.

Val av relevanta dokument

I nästa steg kommer du att ombedd att välja de två dokumenten som du vill jämföra. Välj först originaldokumentet (dokument 1) och sedan det reviderade dokumentet (dokument 2). Här kan du också bestämma om du vill markera ändringarna med ett visst namn.

Justering av jämförelseinställningar

Du kan anpassa jämförelseinställningarna för att definiera på vilken nivå jämförelsen ska äga rum. Du har alternativen att jämföra sidhuvuden, sidfotstexter och tabeller. Dessutom kan du välja om jämförelsen ska göras på tecken- eller ordsnivå.

Utförande av jämförelsen

Efter att du har gjort ditt val, klicka på "OK". Word skapar nu ett nytt dokument där alla skillnader mellan de båda versionerna markeras. Ändringar görs tydligt synliga så att du omedelbart kan se vad som har tagits bort eller lagts till.

Granska och godkänna ändringar

I det nya dokumentet kan du nu granska de gjorda ändringarna. Word kommer att visa dig borttagningar och ändringar. Här har du möjlighet att acceptera eller avvisa dessa ändringar.

Spara den slutliga versionen

Efter att du har accepterat eller avvisat de önskade ändringarna kan du spara den slutliga versionen av dokumentet. Detta kan göras antingen genom att spara det nya dokumentet eller genom att skapa en ny fil som inkluderar de accepterade ändringarna.

Sammanfoga dokument

När du arbetar med mer omfattande dokument som har redigerats av olika författare, erbjuder Word möjligheten att sammanfoga flera dokument. Detta är särskilt användbart om du vill skapa ett omfattande dokument från olika källor.

Jämföra parallella dokument

Till slut kan du också visa de två dokumenten sida vid sida. Det är ett bra alternativ för att snabbt navigera mellan originalversioner och reviderad version. På så sätt behåller du överblicken över alla ändringar.

Sammanfattning

I den här handledningen har du lärt dig hur du enkelt och effektivt kan jämföra två Word-dokument. Med jämförelsefunktionen i Word kan du snabbt identifiera och hantera ändringar. Programmet erbjuder också många användbara anpassningsalternativ för att göra jämförelsen enligt dina behov. Använd den här funktionen för att skapa överskådlighet i dina dokument och effektivt hantera alla relevanta anpassningar.