Jämföra dokument i PDF-filer

I den digitala tidsåldern är att kontrollera dokument en grundläggande färdighet. Speciellt med reviderade kontrakt och dokument är det avgörande att spåra alla ändringar. Adobe Acrobat DC erbjuder i sin senaste version en anmärkningsvärd funktion som hjälper dig att effektivt jämföra dokument med varandra. I den här guiden visar jag dig hur du kan dra nytta av denna funktion på bästa sätt.

Viktigaste insikter

• Dokument kan enkelt jämföras i Adobe Acrobat DC.
• Du kan välja om du bara vill jämföra text eller även andra ändringar i dokumentet.
• Denna funktion är särskilt användbar för att upptäcka ändringar i kontrakt.
• Det finns både en menyvägledning och genvägsmöjligheter för jämförelsen.

Steg-för-steg-guide

För att jämföra dokument i Adobe Acrobat DC, följ dessa steg:

Öppna först Adobe Acrobat DC. Denna funktion är endast tillgänglig i DC-versionen. Gå sedan till det övre menyalternativet och klicka på "Visa".

I rullgardinsmenyn ser du alternativet "Verktyg". Klicka på det för att se de tillgängliga verktygsfunktionerna.

Skrolla ner till "Filer jämföra". Detta är området där du kan aktivera jämförelsefunktionen.

Här öppnas ett nytt fönster. Nu kan du välja filerna du vill jämföra. Klicka på "Öppna" för att starta jämförelseprocessen.

I nästa steg väljer du först en fil att jämföra med en annan. Det kan vara en ursprunglig version eller en reviderad fil.

Efter att du valt den första filen måste du välja den andra fil som du vill jämföra. Det kan vara en fil du har ändrat tidigare.

Nu har du möjlighet att ange specifika inställningar för jämförelsen. Du kan till exempel välja om endast texten ska jämföras eller om du även vill inkludera ändringar i form av anteckningar och layout.

Dessutom kan du begränsa sidorna som jämförs. Här kan du välja mellan att jämföra alla sidor eller bara vissa sidor.

När du har gjort alla nödvändiga inställningar, klicka på "Jämföra". Detta startar jämförelseprocessen och visar dig ändringarna.

I det följande fönstret ser du resultatet. Acrobat visar dig vilka texter och ändringar som upptäckts. Vanligtvis får du en översikt över alla ersättningar och även mindre layoutförändringar.

När du bläddrar igenom ändringarna kan du exakt se vad som har ändrats. Detta är särskilt viktigt om du har fått ett kontrakt eller en viktig dokumentation.

Denna funktion är exempelvis mycket användbar om du skickar kontrakt och får tillbaka den underskrivna versionen. Du kan enkelt kontrollera om oväntade ändringar har gjorts.

Dessutom låter Acrobat dig använda funktionen även via genvägsmöjligheter. På så sätt kan du starta jämförelsen direkt utan att behöva navigera genom menustrukturen.

Ett klick på användargränssnittet visar att du har alla viktiga ändringar översiktligt. På så sätt kan du snabbt se om till exempel bara textändringar eller också formateringar är berörda.

För att navigera genom de enskilda ändringarna finns det praktiska alternativ tillgängliga för dig, med vilka du snabbt kan hoppa till relevanta punkter i dokumentet.

Till sist, om du vill avsluta jämförelseläget, kan du helt enkelt klicka på "Stäng". Då återgår du till normal visning av dokumentet i Acrobat.

Summering

Att jämföra dokument i Adobe Acrobat DC är en värdefull funktion som effektiviserar processer. Med bara några klick kan du upptäcka och hantera väsentliga ändringar och anteckningar i dina dokument.