Grafikmarkeringar
Acrobat erbjuder förutom anteckningsverktyg även verktyg för grafiska markeringar. Du hittar dem efter att ha aktiverat kommentarsfältet under kategorin Grafikmarkeringar.
Symbolerna för dessa verktyg i kommentarsfältet visar redan vilka former som kan ritas med dem. När du för musen över visas också en kort beskrivning av markerverktyget.
I den övre raden hittar du verktyg för att skapa slutna former som rektanglar, linjer, pilar och ellipser.
Med verktygen i raden under kan du skapa egna former.
Med pennan kan du skissa fria former (det är lite klumpigt med musen - det går mycket bättre med en grafikplatta) och med radergummit bredvid kan du göra korrigeringar.
Du kan också markera grafikmarkeringar efteråt med markerverktyget. De får då en positionsram som kan flyttas och skalas.
Genom att dubbelklicka på dem öppnas en anteckningsruta där du kan skriva en kommentar.
Efter att ha minimerat anteckningen läggs den till formen som en minianteckningssymbol. När musen förs över visas kommentaren.
Sortera och filtrera kommentarer
Alla anteckningar och grafikmarkeringar sparas förutom på sidan också i kommentarlistan. För en perfekt översikt visas där vilket verktyg som användes (t.ex. penna eller textersättning), författarens namn (väldigt användbart när det är flera inblandade), sidan i dokumentet som kommentaren hör till och tidsstämpeln.
I toppen av kommentarlistan finns en ruta där du kan skriva in ett ord för att söka efter kommentarer. Genom att klicka på den lilla sorteringsikonen kan du anpassa logiken för ordningen som kommentarerna visas i listan.
Genom att klicka på den lilla symbolen bredvid kan du också filtrera kommentarerna efter kriterier som typ (vilket avser olika kommentar- och markerverktyg), granskare och status för att snabbt få en överblick.
Exportera kommentarer
På den övre högra sidan av kommentarlistan finns en liten alternativknapp. Genom att klicka där öppnas en meny med fler kommandon. Med alternativet Exportera alla till datafil kan du skapa en FDF-fil som bara innehåller kommentarer och markeringar från det aktuella dokumentet. Denna fil kan du använda för att utbyta kommentarer med andra användare om att skicka hela dokumentet – t.ex. på grund av filstorleken – skulle vara för otympligt.
Mottagaren importerar sedan denna fil i sitt okommenterade dokument på samma sätt så får hen tillgång till alla kommentarer.
Om det ursprungliga Word-dokumentet bakom PDF:en, erbjuder Acrobat med funktionen Exportera till Word en betydligt utökad funktion som liknar Word:s redigeringsläge för samarbete mellan båda programmen.
På så vis kan ändringar som görs i PDF:en med vissa textkommentarsverktyg enkelt importeras och inkorporeras i Word-dokumentet utan att de behöver göras manuellt varje gång.
Klicka på Exportera till Word i alternativmenyn för kommentarlistan.
Då öppnas ett fönster med instruktioner för att importera kommentarer från en PDF till en Word-fil.
Efter att ha klickat på OK öppnas en importdialog i Word. Här letar du upp Word-källfilen genom att klicka på Bla igenom. (Om den ligger i samma mapp som PDF-filen, är den redan inskriven i fältet Word-fil för kommentarimport.)
I avsnittet Välj kommentartyper för import kan du om så önskas ställa in en filter för vilka kommentarer som ska importeras. Klicka sedan på Fortsätt.
Nu öppnas Word-källfilen och kommentarerna importeras. De visas återigen i en egen fält längst till höger och pekar med streckade linjer på de relevanta ställena i texten. I ett överliggande fönster bekräftas den lyckade importen och en sammanfattning visas.
För att acceptera korrigeringarna som gjorts i Acrobat, klicka på Integrera textändringar.
Nu hoppar programmet till första korrigeringen och i ett nytt fönster kan ändringen accepteras genom att klicka på Tillämpa.
Vill du kontrollera korrigeringarna individuellt kan du klicka på Fortsätt och sedan på Tillämpa eller Förkasta. Om du markerar rutan Fortsätt automatiskt, så hoppar Word automatiskt till nästa kommenterade position.
Är du säker på att alla korrigeringar ska genomföras klickar du på Utför resten. Efter att ha bekräftat en säkerhetsfråga kommer sedan alla korrigeringar att genomföras på en gång.
Markeringar och kommentarer i PDF-filen som inte initierar några textkorrigeringar kan inte direkt importeras till Word-filen. De förblir synliga i Word's granskningsfält för manuell efterarbete.
Skapa en kommentarsammanfattning
För att skapa en sammanfattning av kommentarerna till respektive del i dokumentet klickar du på posten Skapa en kommentarsammanfattning i Alternativmenyn i Kommentarlistan.
I det fönster som nu öppnas kan du göra olika inställningar för utmatningen av synopsen som gemensam eller separat utmatning av dokument och kommentarer, format, teckenstorlek och färg.
Efter att ha klickat på Skapa en kommentarsammanfattning…
… öppnas detta i den fördefinierade formen som en ny egen PDF-fil och kan skrivas ut vid behov.
