Minska filstorleken
För att skicka en PDF via e-post eller göra den tillgänglig på en webbplats är det ofta nödvändigt att minska filstorleken. Denna möjlighet erbjuds av Acrobat via menyn Arkiv> Spara som> Optimerad PDF.
Menyn PDF med minskad storlek, som man snarare skulle associera med det önskade målet, är snarare ett uttryck för en något olycklig översättning, Adobe menar med det en minskad versionsnummer för bättre bakåtkompatibilitet (för användare med äldre programversioner).
De största bitarna i en fil är alltid bilderna (vilket enkelt kan fastställas med ett klick på knappen Integrationskontroll), varför en nyberäkning får störst effekt. Om de standardvärden som är inställda på "Mellan" inte räcker till kan du också ställa in kvalitetsnivån på "Låg" eller till och med "Minimal".
Efter att ha klickat på OK sparar du filen med ett nytt namn och kan nu kontrollera vilken effekt optimeringen har haft jämfört med originalfilen.
Ta bort dold information
Ett annat åtgärd du hittar i Verktygsfältet under kategorin Skydd. Med rutinen Ta bort dold information kan du radera metainformation från dokument innan det delas med andra personer (t.ex. via e-post).
Genom att klicka på posten startar Acrobat omedelbart sökningen efter dold information i dokumentet. Status för detta arbete visas på vänster sida med en stegförstärkningsfält. Dock söks filen initialt bara efter relevanta information som Metadata, Dold text, Länkar etc., inget raderas än.
Efter att analysen är klar visas resultaten i en tydlig lista i form av en trädstuktur som kan vecklas ut och ger en förhandsgranskning av den relevanta informationen. Delar av sökresultat som inte ska avlägsnas från filen (t.ex. bokmärken) kan väljas bort genom att ta bort det första kryssrutan.
För att slutligen ta bort den kvarvarande informationen klickar du på knappen Ta bort.
Rena dokument
Med detta kommando tas all metainformation, inklusive bokmärken, bort från filen. Ingen selektion är förutsedd. Dokumentet måste därför sparas igen. Detta ska säkerställa att verkligen all metainformation har tagits bort från dokumentet innan det delas ut.
Optimera skannat dokument
I kategorin Dokumentbehandling i Verktygsfältet (och i Åtgärdshjälpen) hittar du en åtgärd för att optimera skannade dokument. Ett klick öppnar ett fönster där du kan anpassa detaljer om det behövs.
Information om standardinställningarna för filtreringen för att ta bort Förvrängning, Bakgrund etc. samt OCR-alternativ kan du kontrollera och eventuellt anpassa genom att klicka på Redigera var för sig.
Jämför dokument
När en fil har ändrats är det oftast svårt att upptäcka skillnaderna jämfört med den äldre versionen. Vid visuell kontroll kan detaljer lätt missas. För detta krav erbjuder Acrobat åtgärden Jämför dokument. Du hittar den i menyn Visning.
I det öppnande fönstret kan du med knappen Välj välja filen som det öppna dokumentet ska jämföras med.
I avsnittet Dokumentbeskrivning görs valet om det huvudsakligen innehåller text, bilder eller en blandning av båda. Acrobat använder sedan olika analyseralgoritmer.
Ett kryss i kryssrutan Endast jämföra text ser till att bilder och grafik inte beaktas vid analysen.
Efter att ha klickat på OK analyserar Acrobat de två dokumenten och visar sedan en sammanfattning. Till vänster om detta hittar du en stapel för den nyss tillagda knappen Jämför (eller Compare) i navigeringsfältet till vänster på skärmen. Här kan färgschemaändringar (vilket kan vara fördelaktigt om dokumentet använder färger som gör att markeringarna för att visa de funna skillnaderna blir svåra att se) och opaciteten justeras. Vid behov kan du också skapa ett eget, nytt färgschema.
Genom alternativknappen kommer du till fler inställningar, t.ex. du kan visa de två dokument som ska jämföras (om skärmen är tillräckligt stor) sida vid sida.
För att noggrant granska skillnaderna klickar du på Börja: Första ändringen på sida 1.
Nu visar Acrobat den första sidan i dokumentet där ändringar har analyserats. Dessa markeras i olika färger och en legend visas (kan stängas med kryssknappen). För att få mer utrymme för visningen kan du med ett klick stänga Jämförings-stången. De markerade ändringarna innehåller anteckningar med de gjorda avvikelserna som visas med muspekaren.
För en bättre översikt kan du också visa Kommentarstången längs högerkanten, där alla ändringar dokumenteras tydligt under varandra.
För att visa Jämförings-stången längs vänsterkanten igen, klicka på motsvarande knapp i navigeringsstången.
