När du arbetar med MS Project möter du ofta etablerade arbetsstider. Men vad gör du om du behöver individuella arbetstider för ett specifikt projekt eller bara för en vecka? I denna guide kommer jag att visa dig hur du ställer in specifika arbetstider för dina projekt. Detta kan vara särskilt användbart när det krävs snabba ändringar, som t.ex. korttidsarbete, på grund av speciella omständigheter. Låt oss börja!
Viktigaste insikter
- Individuella arbetstider kan ställas in för specifika tidsperioder.
- Du kan enkelt ändra befintliga arbetstider utan att behöva anpassa hela planen.
- Helgdagar eller särskilda dagar kan också betraktas som undantag.
Steg-för-steg-guide
Öppna arbetsinställningarna
För att ställa in individuella arbetstider för en specifik vecka, öppna först fliken "Projekt". Här kan du göra de grundläggande arbetstidsinställningarna.
Ange undantag i arbetstiderna
I inställningarna ser du avsnittet "Undantag". Beroende på de aktuella kraven kan du här ange specifika avvikelser från de standardmässiga arbetstiderna. För vårt ändamål vill vi dock anpassa en hel vecka. Klicka på valet "Arbetsveckor".
Förbered förändring av arbetsveckan
Här kan du se standardarbetsveckan. För att ändra arbetstiderna för den kommande veckan, gå till den andra raden och ange ett namn för dessa specifika arbetstider. Ett vanligt namn kan vara "Korttidsarbete", som du kan välja som du vill.
Ställ in tidsperioden för de nya arbetstiderna
Nu är det dags att ställa in tidsperioden för de nya arbetstiderna. Ange startdatumet som dagens datum och slutdatumet som den 26.11. – alltså fredagen. Klicka sedan på "Detaljer" för att fortsätta.
Välj arbetsdagar
I detta steg väljer du arbetsdagarna för vilka de nya tiderna ska gälla. Markera från måndag till fredag, eftersom arbetsdagarna inte förändras. Nu anpassar vi endast arbetstiderna.
Ange specifika arbetstider
Nu är det dags att ange de nya arbetstiderna. Du kan anpassa tiderna för varje dag individuellt. I vårt exempel har vi arbetstid från kl. 8:00 till 10:00, följt av en paus till kl. 10:30 och sedan igen från kl. 10:30 till 13:00. Sedan är det fritid resten av dagen.
Spara ändringarna
Efter att du har angett de nya arbetstiderna, bekräfta din inmatning med "OK". Du bör nu se att veckan har uppdaterats och de individuella arbetstiderna visas korrekt.
Granska de nya arbetstiderna
För att säkerställa att allt är korrekt inställt, gå en vecka tillbaka och kontrollera om arbetstiderna nu visas korrekt. Du kommer att märka att de har anpassats enligt de tider du angav.
Betrakta helgdagar
Du har nu ställt in individuella arbetstider för den angivna veckan. Det är dock viktigt att även ta hänsyn till helgdagar eller andra speciella dagar som ligger inom denna tidsram. Här kan du bestämma om dessa dagar ska betraktas som vanliga eller undantag.
Sammanfattning
Med de beskrivna stegen har du nu framgångsrikt ställt in individuella arbetstider i MS Project. Du har lärt dig hur du gör specifika avvikelser från de standardmässiga arbetstiderna för en specifik vecka. Det ger dig möjlighet att flexibelt reagera på olika arbetskrav och planera dina projekt optimalt.
Vanliga frågor
Hur ändrar jag arbetstiderna för mer än en vecka?Du måste utföra stegen för varje vecka eftersom MS Project kräver individuella inställningar för varje vecka.
Kan jag ställa in helgdagar som undantag?Ja, helgdagar kan också matas in som undantag i arbetstidsinställningarna.
Vad händer om jag inte sparar mina ändringar?Dina ändringar går förlorade om du stänger fönstret utan att spara dem. Se till att klicka på "OK" efter varje inmatning.
Är det komplicerat att ändra arbetstiderna?Nej, med den ovanstående guiden kan du relativt snabbt och enkelt anpassa arbetstiderna.
