Projektledningen underlättas av användningen av lämpliga verktyg. Microsoft Project utgör ett värdefullt stöd här. Genom mallar har du möjlighet att effektivt och målinriktat planera och styra projekt. Denna guide ger dig den nödvändiga kunskapen för att optimalt utnyttja de olika mallarna i MS Project.
Viktigaste insikterna
- MS Project erbjuder många kostnadsfria mallar för olika tillämpningsområden.
- Mallar kan sorteras efter kategorier för att möjliggöra ett snabbare val.
- Du kan anpassa mallar och lägga till egna data för att använda dem i specifika projekt.
- Anteckningar och efterföljande länkar är inkluderade i mallarna och underlättar projektledningen.
Steg-för-steg-guide
För att använda mallarna i MS Project, följ dessa steg:
1. Hitta mallar
Efter att du har öppnat MS Project, navigera till "Ny". Där hittar du alternativet "Fler mallar". Klicka på det för att få en översikt över de tillgängliga mallarna.
2. Inspektera mallar
I detta område ser du en tom mall samt fördefinierade mallar för specifika projekt, som budget eller projektplanering. Här kan du också identifiera redan använda mallar.
3. Sortera mallar efter kategorier
För att underlätta ditt val har du möjlighet att sortera mallarna efter olika kategorier som "Projekt", "Högskoleverktyg" eller "Marknadsföring". På så sätt kan du snabbt hitta mallen som passar bäst för ditt projekt.
4. Använda mallar
När du har hittat en lämplig mall, klicka på "Skapa". Detta laddar in mallen i ditt projekt. Du får omedelbar åtkomst till de relevanta tabellerna och data.
5. Anpassa data
Nu kan du anpassa den angivna mallen. Lägg till dina specifika data för att göra mallen relevant för ditt projekt. I intäktsvärdesmallen kan du till exempel ange värden som är viktiga för ditt projekt.
6. Planera projekt med specifika mallar
Om du vill hantera ett specifikt projekt, som exempelvis Six Sigma, finns även mallar tillgängliga för dig. Dessa visar de olika faserna och uppgifterna som är viktiga i ett sådant projekt.
7. Beakta agil projektledning
En annan fördel med MS Project är möjligheten att inkludera agila metoder. Sök efter mallar för agil projektledning eller marknadsplaner för att integrera dem i ditt projekt.
8. Skapa marknadsplaner
Med marknadsplanen, som sträcker sig över 205 dagar, kan du detaljerat planera och tilldela de enskilda stegen och processerna. Mallen hjälper dig att behålla översikten och använda resurserna effektivt.
9. Lägga till anteckningar
För att dokumentera dina tankar kan du lägga till anteckningar till respektive uppgifter. Klicka helt enkelt på den relevanta uppgiften och lägg till din anteckning.
10. Gör föregångarattribueringar
En intressant funktion i MS Project är möjligheten att ställa in föregångsrückkopplingar. Du kan koppla olika uppgifter till varandra för att bättre styra tidsschemat.
11. Skapa egna mallar
När du har fått en känsla för de olika mallarna kan du också skapa din egen mall. Använd detta för att ta hänsyn till de specifika kraven i ditt projekt.
Summering
Att använda mallar i MS Project gör det möjligt för dig att effektivt planera och organisera projekt. De presenterade stegen hjälper dig att hitta, anpassa och framgångsrikt hantera dina egna projekt.
Vanliga frågor
Hur hittar jag mallar i MS Project?Du kan hitta mallar genom att klicka på "Ny" i huvudmenyn och sedan på "Fler mallar".
Kan jag sortera mallar efter kategorier?Ja, du kan sortera mallar efter kategorier som Projekt, Högskoleverktyg eller Marknadsföring.
Hur anpassar jag en mall?För att anpassa en mall, ladda ner den och fyll i dina specifika data i de befintliga tabellerna.
Hur lägger jag till anteckningar till en åtgärd?Du kan lägga till anteckningar genom att klicka på den relevanta åtgärden och skriva in anteckningen i anteckningsfältet.
Kan jag koppla samman åtgärder i MS Project?Ja, du kan skapa föregångslänkar för att koppla samman olika åtgärder.
