Översikt över MS Project-teamplaner och kalender

Lagsplaner och kalendern i MS Project möjliggör en noggrann och effektiv planering av dina uppgifter och resurser. Med hjälp av dessa verktyg kan du behålla kontrollen över projekt, tilldela uppgifter och tidigt upptäcka flaskhalsar. I denna guide kommer du steg för steg att lära dig hur du effektivt kan använda lagsplaneraren och kalendern. Så låt oss dyka in direkt och utforska användningen av dessa två viktiga funktioner.

Viktigaste insikter

• Lagsplaneraren ger en översikt över resurser och tilldelade uppgifter.
• Kalendern möjliggör en månads- och veckovisning av planerade arbeten.
• En noggrann planering och eventuella justeringar av samband är avgörande för en smidig genomförande.

Steg-för-steg-guide

Åtkomst till lagsplaneraren

För att använda lagsplaneraren i MS Project, växlar du till fliken "Lagsplanerare" i aktivitetsvyn. Här kan du se namnen på resurserna som har planerats in i ditt projekt. I vårt exempel är det Müller, Schulz och Heinz. Det ger dig omedelbart en överblick över vilka uppgifter som har tilldelats och om de redan är avklarade.

Dessutom kan du se när de olika uppgifterna ska vara klara och i vilket skede de befinner sig. Under resursnamnen kan du också se vilka uppgifter som ännu inte har tilldelats. Ofta handlar det om möten eller andra planerade aktiviteter som för närvarande inte är tilldelade någon person.

Flytta uppgifter

En av de användbara funktionerna i lagsplaneraren är möjligheten att flytta uppgifter som ännu inte har påbörjats. Om du till exempel ser att Heinz är överbelastad med sin aktuella uppgift, kan du besluta att skjuta upp en ännu ej påbörjad uppgift, som "Städning", till senare tidpunkt eller till och med tilldela den till en annan teammedlem, som Müller.

Viktigt här är att du eventuellt behöver justera befintliga uppgiftssamband i Gantt-diagrammet. Annars kan dina ändringar i lagsplaneraren inte genomföras korrekt. Om du vill ta bort ett samband mellan två uppgifter, bör du göra detta i Gantt-diagrammet för att säkerställa att allt fortsätter att fungera smidigt.

Användning av kalendern

För att använda kalendern i MS Project kan du också nå den genom menyalternativet. Kalendern ger dig en liknande översikt som lagsplaneraren, men utan specifika resurser. Här kan du se arbetena i en månadsvisning och filtrera dem vid behov på veckor eller anpassade tidsramar.

Du får på så sätt en bra översikt över alla kommande uppgifter utan att resurser står i fokus. Om du vill kan du också begränsa visningen till en viss vecka för att detaljerat titta på de kommande arbetena.

I kalendern har du dock inte möjlighet att göra ändringar direkt. Den används främst för granskning och planering. Du kan anpassa layouten och ändra höjden på veckovyn, men förfarandet förblir oförändrat.

Justeringsmöjligheter och granskning

Lagsplaneraren ger en optimal översikt när det gäller planering av dina resurser. Här kan du manuellt eller automatiskt tilldela planerade funktioner och kolla aktuell status för försenade uppgifter. Det ger dig möjlighet att visa reaktioner i god tid och vid behov anpassa din planering.

Det är också klokt att agera i Gantt-diagrammet vid planering för att säkerställa att alla samband och beroenden är korrekt inställda. På så sätt skapar du en konsistent och aktuell projektplanering.

Sammanfattning

Denna guide ger dig värdefulla tips och tekniker för att använda lagsplaneraren och kalendern i MS Project. Genom att effektivt planera och anpassa dina resurser kan du säkerställa framgången för ditt projekt.