Effektivisera resurshantering i MS Project

Resurshantering är en avgörande del av projektplaneringen i MS Project. I den här handledningen lär du dig hur du kan effektivt hantera olika resurser och deras användning. Vi kommer att undersöka hur du analyserar resursanvändningen och hur du ser till att det inte uppstår personalbrist. Denna guide visar steg för steg hur du effektivt genomför detta.

Viktigaste insikter

• Resursanvändningen dokumenteras i timmar.
• Du kan kontrollera hur belastad en viss resurs är.
• Det är lämpligt att använda resurstabellen för att justera data.
• Resurskalendern kan konfigureras på olika sätt.

Steg-för-steg-guide

För att bemästra resurshantering i MS Project följer du dessa steg:

1. Öppna resurshantering

Starta MS Project och öppna projektet för vilket du vill hantera resurserna. Gå till översikten för resurserna som du har skapat för ditt projekt. Här kan du se alla resurser och analysera deras användning.

2. Analysera resursanvändning

Nu ska du titta närmare på resursanvändningen. Under fliken "Resurser" kan du se vilken arbetsbelastning varje resurs behöver vid olika tidpunkter. Till exempel kan verktyget visa att en viss person är schemalagd för 3 timmar på en brainstorming.

3. Kontrollera resursbelastning

Det är viktigt att övervaka resursbelastningen. På så sätt kan du se om en person är överbelastad eller underbelastad. Till exempel kan du välja resursen "Müller" och se att han har för mycket att göra om flera uppgifter sammanfaller.

4. Utför resursbyten

I MS Project kan du växla mellan olika resurser för att kontrollera deras användning i olika faser av projektet. Genom att dra i fönstret kan du också snabbt byta mellan olika resurser som "Heinz", "Schulz" och andra.

5. Justera resursdata

Resurstabellen ger dig många möjligheter till justering. Du kan ändra namn, justera tilldelningen av resurser och beskriva typen av resurser. Här kan du också ange enheter som t.ex. tid i procent (t.ex. 100% eller 50%).

6. Ange kostnad för resurser

Du har möjlighet att ange kostnader för dina resurser. Du kan specificera hur mycket dina resurser kostar per timme. Till exempel kan du ange att det kostar 50 € per användning av "Metall".

7. Justera kalender för resurser

Det är också bra att konfigurera kalendern för individuella resurser. Till exempel kan du ange att "Schulz" arbetar enligt ett nattskiftschema. Detta kan vara avgörande för en korrekt planering.

8. Noggrann undersökning av resursen

När du har gjort anpassningar på olika resurser kan du undersöka varje resurs individuellt. Välj resursen och gå tillbaka till maskinen. Här kan du sedan se ytterligare detaljer om den valda resursen.

9. Granska de utförda ändringarna

Innan du fortsätter med ditt projekt, bör du dubbelkolla alla gjorda ändringar. Se till att allt är korrekt inmatat för resurserna och att det inte finns någon överbelastning.

Summering

I den här guiden har du lärt dig de väsentliga stegen för att hantera resurser i MS Project. Du vet nu hur du analyserar resursanvändning, kontrollerar belastningen, sätter kostnader och anpassar kalendern. Med denna kunskap är du väl rustad för att effektivt styra ditt projekt.