MS Project: Att spara och exportera projekt enkelt

I det dagliga projektarbetet är det avgörande att använda de rätta verktygen för att dokumentera och dela ens framsteg. MS Project erbjuder kraftfulla funktioner för att spara och exportera dina projekt, vilket hjälper dig att arbeta effektivt och dela dina resultat med andra. I den här guiden kommer du att lära dig hur du skapar säkerhetskopior av dina projekt och exporterar dem i olika format.

Viktigaste insikter

• Att spara projekt i MS Project är enkelt och kan göras genom menyn "Arkiv".
• Du kan exportera projekt i olika format, inklusive PDF.
• Det är möjligt att dela dina projektuppgifter via e-post eller synkronisera dem med SharePoint.

Steg-för-steg-guide

Spara projekt

Starta ditt projekt och gå till det övre menyn. För att spara ditt projekt, klicka på "Arkiv" och välj "Spara som". Ett nytt fönster öppnas där du kan välja en plats att spara på. Du kan välja en specifik mapp på din dator där du vill spara dina filer. Om du är ansluten till molntjänster som till exempel OneDrive har du också möjlighet att spara där. Det ger dig flexibiliteten att komma åt ditt projekt från olika enheter.

Välj plats att spara på

I urvalsfönstret kan du genom dubbelklick välja en specifik mapp från din dator. Denna funktion gör att du kan hålla dina projekt organiserade så att du kan hitta dem snabbt vid behov. Dessutom bör du se till att den valda mappen är lätt att komma åt, särskilt om du vill komma åt detta projekt regelbundet.

Exportera projekt

Efter att ha sparat ditt projekt har du möjlighet att exportera det. Gå till fliken "Dela" för att se olika alternativ du kan använda. En av de vanligaste exportalternativen är att skapa en PDF-fil. Välj detta alternativ för att generera en översikt av ditt projekt. Denna PDF ger dig möjlighet att dela ditt projekt i ett lättläst format.

Välja tidsram för export

När du har aktiverat PDF-skapandet kan du nu välja den tidsperiod som du vill representera i din PDF. Du har friheten att tydligt ange vilka data som ska returneras. Det är särskilt användbart om du bara vill framhäva vissa tidsperioder eller milstolpar istället för att visa hela projektet.

Granska och spara dokumentet

Efter att du har gjort ditt val kan du granska dokumentet. Exportprocessen kan ta några ögonblick, men den ser till att all information du valt visas korrekt och enligt dina önskemål. PDF:en blir då ett praktiskt sätt att dokumentera framsteg och information om ditt projekt.

Använda e-postfunktionen

En annan fördel med MS Project är möjligheten att dela ditt projekt via e-post. Återgå till fliken "Dela" och välj alternativet att skicka projektet som en e-postbilaga. Ditt e-postprogram öppnas automatiskt, och du kan lägga till en kontakt till vilken du vill skicka projektet. Det gör informationsutbyte mycket enkelt.

Skicka e-posten

Se till att du anger rätt mottagaradress och lägg till ett meddelande om du vill. Efter att ha lagt till relevant information kan du enkelt klicka på "Skicka". På så sätt får den andra personen det nuvarande projektet, och du kan se till att alla involverade är uppdaterade.

Summering

Att spara och exportera projekt i MS Project är en väsentlig del av projektledningen. Genom att följa stegen som beskrivits ovan kan du säkerställa att din information registreras korrekt och är lättillgänglig, både för dig själv och ditt team.