För personer med syn- eller andra funktionsnedsättningar krävs särskilda utrustningsfunktioner för att en PDF-fil ska vara användbar. Grundförutsättningen för användbarheten är strukturen i filen. I denna struktur är de olika elementen såsom Rubrik Nivå 1, 2 osv., Stycke, Bild med en kort beskrivning, Tabell eller dekorativa element var för sig identifierade och underlättar därmed användarens navigering (t.ex. med tangentbord istället för mus) och orientering. Dessa strukturelement kallas tags. Genom dessa tags kan innehållet i en PDF-fil logiskt styras över röstutmatning.
Förutom en tydlig språkbestämning och standardiserad teckenkodning ska en tydlig innehållsordning samt navigeringshjälp i form av bokmärken i längre filer fastställas.
En annan möjlighet till tillgänglighet finns i dynamisk anpassning av radbrytning vid högre zoomfaktor, som kan vara nödvändig vid synnedsättningar, men också vid läsning på smartphones eller surfplattor. Denna visning kallas i Acrobat Textomflöde och även här är en strukturerad fil fördelaktig.
Optimala förutsättningar för att skapa tillgänglighet ges när formatmallar redan används i källfilen, som t.ex. Word eller InDesign. Då kan denna struktur överföras till PDF-filen och Acrobat kan skapa taggar från den.
I kategorin Inmatning och utmatning i Verktygsfältet finns verktygen som är relevanta för att redigera strukturen. Grundinställningar för visningen på användarsidan kan göras med hjälp av Inställningsguiden.
På dess andra skärm kan t.ex. speciellt kontrastrika färger för text och bakgrund ställas in vid behov. Det kan i vissa fall vara andra färger än svart och vitt vid vissa synnedsättningar.
Också färgen på formulärfälten kan justeras här.
Efter att ha klickat på knappen Fortsätt kan du i nästa steg göra inställningar för Läsriktning. Avvikande från rekommenderad standard, att härleda detta från dokumentet, kan du också göra en annan bestämning för detta.
Efter att ha klickat på Fortsätt kan du i steg fyra fastställa om när du läser med hjälp av en skärmläsare ska få åtkomst endast till synliga sidor eller hela dokumentet.
Också för visning av sidlayout som enkel- eller dubbelsidor eller bläddring kan grundläggande inställningar göras här.
Om zoomen ska vara inställd på en fast faktor, aktiverar du kryssrutan Överstyra dokumentzoom och väljer det önskade värdet från rullgardinsmenyn.
I det sista steget av Inställningsguiden handlar det om automatiskt spara – detta måste vara avaktiverat vid användning av en skärmläsare, annars laddas dokumentet om vid varje spara och läsningen börjar om från början.
En användbar inställning är kryssrutan i mitten: om den är aktiverad öppnar Acrobat ett dokument med den sida där dokumentet senast stängdes. På så sätt kan man fortsätta läsningen direkt på rätt ställe och behöver inte leta efter anslutningen i längre dokument.
Genom att klicka på knappen Slutfört sparas dessa grundinställningar.
För att kontrollera de relevanta egenskaperna för tillgänglighet i en öppen dokument, klickar du på posten Fullständig utvärdering av inmatning och utmatningshjälp i Verktygsfältet.
Innan du startar utvärderingen kan olika detaljer som t.ex. platsen för utgivningsrapporten, de sidor som ska inkluderas eller kategorin som utvärderingen ska avse (Sidinnehåll, formulär och tabeller, alternativtext och rubriker eller hela dokumentet) fastställas.
Klicka sedan på Starta utvärdering.
Acrobat analyserar nu det aktuella dokumentet och presenterar resultatet på navigeringsfliketiketten Tillgänglighetsbedömning längst till vänster på skärmen i form av en trädstruktur. Denna översikt är uppdelad i kategorier såsom Dokument, Sidinnehåll, Formulär, Alternativtext, Tabeller, Rubriker osv., vilka kan öppnas med en klick på det föregående plusstecknet.
I den öppnade kategorin ser man de specificerade detaljerna och resultatet av denna utvärdering.
Som ett alternativ till denna översikt kan du också med en klick på symbolen för Kontextmeny visa utmatningshjälp-rapporten.
Här visas reglerna enligt vilka dokumentet har granskats, en kort beskrivning av regeln samt resultatet av utvärderingen i en tabell. Reglerna är länkade till hjälpsidorna från Adobe, …
… där det exakt beskrivs hur man ska gå tillväga vid en misslyckad utvärdering.
I inställningarna av utmatningshjälp-rapporten kan du också bifoga den som en bilaga till PDF-dokumentet (t.ex. för att låta någon annan användare fortsätta att redigera dokumentet) eller öppna den som en HTML-fil.
Ett bekvämare sätt att kontrollera filens tillgänglighet för tillgänglighet är att använda det medföljande standardinstallationsåtgärden Gör tillgänglig, som finns tillgänglig i åtgärdsassistenten. Efter att ha klickat på den ...
... öppnar sig åtgärdsassistenten och leder användaren steg för steg genom de olika uppgifterna, från att ange Titel, ämne och Författare till att indexera de bilder som hittats i dokumentet och att identifiera språk och taggar, fram till den avslutande kontrollen av tillgängligheten.
På detta sätt lyckas även den mindre erfarna användaren konvertera en PDF-fil till ett tillgängligt dokument.
