Skapa en framgångsrik organigram i MS Visio

Organigram är inte bara ett elegant sätt att visa hierarkiska strukturer, utan också ett värdefullt verktyg för att främja överskådligheten inom en organisation. MS Visio har mångsidiga funktioner för att skapa en sådan diagram och göra justeringar med lätthet. I denna handledning kommer du att lära dig hur du effektivt kan skapa ett organigram i Visio för att tydligt visualisera din företagsstruktur.

Viktigaste insikterna

• Visio innehåller mallar för olika typer av organigram.
• Gränssnittet erbjuder specifika verktyg för att anpassa layout och design.
• Bilder kan läggas till för att sätta en personlig prägel.
• Uppställningen och storleken på formerna kan justeras flexibelt och anpassas efter dina önskemål.

Steg-för-steg-guide

Börja med att öppna Visio och starta ett nytt dokument. Gå till startsidan och välj "Ny" för att öppna redigeringsområdet för en ny diagram. Här hittar du ett brett utbud av mallar som gör det lättare för dig att komma igång.

Klicka på "Organigram" på mallsidan. Du har också möjlighet att söka igenom Office's online-mallar. Skriv helt enkelt "Organigram" i sökfältet och klicka på söksymbolen eller tryck på Enter.

I nästa dialogruta kommer du att bli ombedd om du vill skapa ett nytt organigram. Du kan också komma åt specifika mallar, såsom en avdelningsorganigram eller ett hierarkiskt organigram. Välj därför först avdelningsdiagrammet och klicka på "Skapa".

Efter att ha skapat mallen kommer du att se den första organisationsstrukturen. För att visa de hierarkiska relationerna mellan medarbetarna har Visio automatiskt lagt till några figurer på din ritningsyta. Längst till vänster i gränssnittet finns specifika figurer för ditt organigram.

Dessa figurer kan enkelt dras och släppas in på din ritningsyta. För att anpassa de presenterade informationerna kan du klicka på figurerna och redigera dem enligt dina önskemål. Klicka på en figur för att skriva in namnet på personen som du vill representera.

Här kan till exempel VD stå. För att skriva in ett namn, klicka på textfältet och skriv det önskade namnet. Visios figurer gör det också möjligt för dig att lägga till bilder på medarbetare. Klicka på bildfilen och lägg enkelt till din bild.

Nu visa hur layouten kan anpassas. Du kan välja mellan horisontella och vertikala layoutformat. Om du till exempel behöver en vänsterjusterad layout, välj den här optionen i menyn "Layout". Du kan också anpassa avstånden mellan de olika figurerna så att ditt organigram inte bara är informativt, utan ser också tilltalande ut.

Om du vill justera pilarna mellan figurerna är det också mycket enkelt. Genom att högerklicka på förbindaren kan du byta typ av förbindare, till exempel mellan en rak eller böjd förbindare.

Dessutom kan du justera färgen och tjockleken på linjerna. Fyllningsmenyn hittar du i formateringsområdet på höger sida. Du kan till exempel ändra färgen från blå till röd eller öka linjens tjocklek.

Om du vill ändra utseendet eller formen på figurerna, tillåter olika alternativ i Visio att ändra dem, till exempel genom att välja runda former istället för fyrkanter. Du har också möjlighet att justera höjden och bredden på figurerna enligt dina önskemål.

Glöm inte att regelbundet anpassa vyn till det aktuella fönstret så att du alltid har bästa möjliga vy över ditt organigram. Detta kan göras genom vyinställningarna på höger sida.

När organigrammet ska växa ytterligare kan du när som helst lägga till nya shapes och ansluta dem på lämpligt sätt. Genom att enkelt lägga till anslutningar mellan formerna kan du tydligt visa hierarkierna.

Sammanfattning

I denna handledning har du lärt dig hur du kan skapa ett professionellt organigram i MS Visio. Från att välja mallar till att redigera shapes och anpassa layouten - du är nu väl förberedd för att effektivt och tilltalande visa den hierarkiska strukturen för din organisation.