Att effektivt dela ritningar och dokument i MS Visio är avgörande för samarbete i teamet. När du har skapat en Visio-ritning vill du kanske dela den med dina kollegor för att få feedback eller arbeta tillsammans. I den här guiden visar jag dig hur du kan dela filer i MS Visio på ett effektivt sätt så att samarbetet fungerar smidigt.
Viktigaste insikterna
- Det finns flera sätt att dela Visio-filer, inklusive via OneDrive, SharePoint och via e-post.
- Du kan kontrollera åtkomsten genom att välja om andra ska kunna redigera filen eller bara se den.
- Användning av delningslänkar kan påskynda filsdelningsprocessen.
Steg-för-steg-guide
Följ dessa enkla steg för att dela dina Visio-ritningar:
Steg 1: Använda Dela-funktionen
Först bör du ha det Visio-dokument som du vill dela öppnat i programmet. Använd sökfältet och skriv in ordet "Dela". Du kommer att se att den bästa åtgärden för att dela din ritning föreslås.
Steg 2: Öppna Dela-menyn
För att direkt komma till Dela-menyn kan du klicka på knappen "Dela" längst till höger i programmet. Där visas den högra sidofältet med alternativen för delning. Huvudmålet är att samarbeta med andra genom att placera en kopia av din fil på en online-plats.
Steg 3: Välj plats
Du har möjlighet att välja platsen där du vill placera filen. Det finns alternativ som att spara på datorn, SharePoint eller OneDrive. Du kan också ansluta direkt till OneDrive för att placera din fil där.
Steg 4: Spara fil och bjud in personer
När du har valt platsen kan du spara ritningen. Under denna process kan du bjuda in olika personer som ska få åtkomst till din Visio-fil. Du kan lägga till ett meddelande och ange om personerna får redigera eller bara se filen.
Steg 5: Kontrollera ändringar
Det finns alternativ för att kontrollera hur ändringar i dokumentet ska hanteras. Du kan ange om ändringar ska delas automatiskt eller om du som författare alltid vill bli tillfrågad.
Steg 6: Skapa delningslänk
En mycket praktisk funktion är att skapa en delningslänk. Klicka på området för delningslänken för att kopiera den. Du kan sedan klistra in denna länk i andra dokument eller skicka den direkt till dina kollegor.
Steg 7: Redigera online
Nu kan du även redigera ritningen online i Visio Online. Genom länken du har skapat kan dina kollegor komma till online-området där de kan redigera dokumenten och lägga till kommentarer.
Steg 8: Skicka filer via e-post
Om du föredrar det kan du också skicka Visio-filerna direkt via e-post. Gå till "Filer" och välj "Dela". Där har du möjlighet att skicka filen som bilaga eller länk.
Steg 9: Skicka e-post
I e-postdialogen kan du lägga till mottagaradressen och anpassa ämnet samt meddelandet. När allt är inställt klickar du på "Skicka", och din fil skickas.
Summering
I den här guiden har du lärt dig hur du enkelt och effektivt kan dela dina Visio-ritningar. Oavsett om det är via OneDrive, SharePoint eller via e-post, finns det många alternativ som möjliggör ett bra samarbete med ditt team. Genom att välja rätt delningsalternativ kan du säkerställa att dina kollegor får önskad åtkomst till dina filer och effektivt arbeta med projekt.
Vanliga frågor
Vilka platser kan jag välja för att dela mina Visio-filer?Du kan spara dina filer lokalt på datorn, SharePoint eller OneDrive.
Kan jag ange om andra får redigera filen eller bara titta på den?Ja, du har möjlighet att styra åtkomsten så att personer kan redigera filen eller bara titta på den.
Hur skapar jag en delningslänk för min fil?Du kan skapa en delningslänk i delningsmenyn och kopiera den till urklipp.
Kan jag skicka mina Visio-filer direkt via e-post?Ja, du kan skicka dina filer direkt via e-post som antingen bilaga eller länk.
Blir jag automatiskt informerad om ändringar som görs i min fil?Du kan ställa in detta i delningsalternativen om du vill bli informerad eller inte.
